PAGE8物業(yè)檔案資料管理制度一、總則1.1目的本制度旨在規(guī)范物業(yè)檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性，為物業(yè)管理服務(wù)提供有力支持，保障公司的正常運營和業(yè)主的合法權(quán)益。1.2適用范圍本制度適用于公司所管理的各類物業(yè)項目，包括住宅、商業(yè)、寫字樓等，以及參與物業(yè)檔案資料管理工作的全體員工。1.3定義1.物業(yè)檔案資料：指在物業(yè)管理活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于物業(yè)規(guī)劃設(shè)計資料、業(yè)主及物業(yè)使用人資料、物業(yè)承接查驗資料、物業(yè)服務(wù)合同、日常管理記錄、維修養(yǎng)護記錄、財務(wù)檔案等。2.檔案管理部門：指公司設(shè)立的負責(zé)物業(yè)檔案資料集中管理的部門，承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。1.4管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案資料由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映物業(yè)管理活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.分類管理原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案資料不被泄露、損毀或丟失。5.方便利用原則：建立高效的檔案檢索體系，方便員工和業(yè)主查閱利用檔案資料。二、檔案管理職責(zé)2.1檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善物業(yè)檔案資料管理制度，并組織實施。2.負責(zé)物業(yè)檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立物業(yè)檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負責(zé)檔案資料的保管、安全防護和定期檢查，確保檔案資料的完好。5.按照規(guī)定提供檔案資料的查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。6.對到期檔案進行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)手續(xù)。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和技能。8.配合有關(guān)部門做好檔案資料的審計、評估、檢查等工作。2.2各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在物業(yè)管理活動中形成的檔案資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，提供相關(guān)檔案資料的補充和完善。3.在工作中嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案資料的安全和完整。4.配合檔案管理部門做好檔案資料的查閱、借閱等工作。2.3檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)定，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.負責(zé)檔案資料的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用等。3.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記和跟蹤工作。4.定期對檔案資料進行盤點和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理3.1收集范圍1.物業(yè)規(guī)劃設(shè)計資料：包括項目規(guī)劃圖、建筑設(shè)計圖、配套設(shè)施設(shè)計圖等。2.業(yè)主及物業(yè)使用人資料：包括業(yè)主登記表、身份證復(fù)印件、聯(lián)系方式、房屋租賃合同等。3.物業(yè)承接查驗資料：包括物業(yè)承接查驗協(xié)議、查驗記錄、整改報告等。4.物業(yè)服務(wù)合同：包括與業(yè)主簽訂的物業(yè)服務(wù)合同、與供應(yīng)商簽訂的服務(wù)合同等。5.日常管理記錄：包括物業(yè)巡查記錄、環(huán)境衛(wèi)生記錄、安全保衛(wèi)記錄、設(shè)施設(shè)備運行記錄等。6.維修養(yǎng)護記錄：包括維修工單、養(yǎng)護計劃、維修費用清單等。7.財務(wù)檔案：包括物業(yè)費收繳記錄、成本費用核算資料、財務(wù)報表等。8.其他相關(guān)資料：如業(yè)主投訴處理記錄、社區(qū)文化活動資料等。3.2收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子檔案資料，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準確性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份。3.3整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為物業(yè)規(guī)劃設(shè)計類、業(yè)主及物業(yè)使用人類、物業(yè)承接查驗類、物業(yè)服務(wù)合同類、日常管理記錄類、維修養(yǎng)護記錄類、財務(wù)檔案類、其他類等八大類。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案資料上架存放，按照編號順序排列，便于查找和管理。四、檔案的保管4.1保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。4.2保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，便于管理和節(jié)省空間。2.電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進行檢查和更新。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、異地備份等措施，確保檔案的安全性。4.3保管期限1.物業(yè)檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案資料包括物業(yè)規(guī)劃設(shè)計資料、物業(yè)服務(wù)合同及重要的法律文件等。3.長期保管的檔案資料包括業(yè)主及物業(yè)使用人資料、物業(yè)承接查驗資料、日常管理記錄等，保管期限為10年至30年。4.短期保管的檔案資料包括維修養(yǎng)護記錄、財務(wù)檔案等，保管期限為5年以下。4.4定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、安全性等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如修復(fù)、補充、更換存儲介質(zhì)等。3.定期檢查的結(jié)果應(yīng)做好記錄，并存檔備查。五、檔案的利用5.1查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案資料時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。3.查閱檔案資料時，應(yīng)使用專門的查閱工具，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。4.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。5.2借閱規(guī)定1.外部單位或個人因特殊原因需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案資料時，應(yīng)簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、歸還時間、保密責(zé)任等事項。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容。5.借閱結(jié)束后，借閱人應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.3復(fù)印規(guī)定1.因工作需要復(fù)印檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行復(fù)印，并加蓋檔案管理專用章。3.復(fù)印的檔案資料應(yīng)與原件一致，不得擅自更改內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀6.1鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案資料進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案資料進行綜合評估，提出存毀意見。6.2銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。2.檔案管理部門應(yīng)按照批準的銷毀清單，對檔案資料進行銷毀。3.銷毀檔案資料時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底