PAGE德育處檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強德育處檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在德育工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于德育處及相關部門在開展德育工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：德育處檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映德育工作實際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則：對涉及學校機密、師生隱私等檔案資料，嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應便于查閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）德育處主任職責1.全面負責德育處檔案管理工作，制定檔案工作計劃和規(guī)章制度。2.指導和監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期檢查檔案管理情況。3.負責重要檔案的審定和批準，協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責1.負責德育處檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.按照檔案管理規(guī)范，對檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的有序存放。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，做好借閱登記和歸還工作，保證檔案的安全。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為德育工作提供參考依據(jù)。（三）各部門職責1.負責本部門在德育工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交德育處檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的支持和配合。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級教育主管部門下發(fā)的有關德育工作的文件、通知、指示等。2.學校德育工作計劃、總結、報告、會議記錄、決議等。3.學生思想政治教育、品德教育、心理健康教育等方面的工作資料。4.班主任工作資料，包括班級工作計劃、總結、班會記錄、學生評語等。5.學生獎懲情況記錄，包括表彰獎勵、違紀處分等相關材料。6.德育活動資料，如主題班會、社會實踐、志愿服務等活動的方案、照片、總結等。7.學生心理健康檔案，包括心理測評報告、咨詢記錄等。8.家長學校工作資料，如家長培訓計劃、教材、活動記錄等。9.其他與德育工作相關的資料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門在德育工作中形成的文件材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對電子文件，應確保其格式規(guī)范、存儲完整，并及時備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內容等因素進行分類，可分為上級文件、學校文件、學生德育、班主任工作、德育活動、心理健康、家長學校等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于查閱。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的德育工作檔案移交德育處檔案管理人員。2.臨時性或階段性德育工作結束后，應及時將相關檔案歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對接收的檔案進行核對、檢查，確保檔案符合整理要求。2.將整理好的檔案按照分類順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、編號、年度等信息。3.將檔案盒存放在檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找。（三）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。2.檔案柜應堅固耐用，具有防火、防潮、防蟲、防盜等功能。3.對電子檔案，應采用安全可靠的存儲設備進行備份，并定期檢查維護。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時報告并采取補救措施。五、檔案的利用（一）借閱范圍1.學校內部人員因工作需要查閱德育檔案的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本校德育檔案的，須經學校主管領導批準，并辦理相關手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人填寫《德育檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.經檔案管理人員審核，報德育處主任批準后，方可借閱。3.借閱人憑有效證件到檔案管理人員處領取檔案，并在《檔案借閱登記薄》上簽字。（三）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，特殊情況需經德育處主任批準。（四）借閱要求1.借閱人應愛護檔案，不得擅自涂改、轉借、復印、摘錄檔案內容。2.借閱人應在規(guī)定期限內歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應及時報告，并承擔相應責任。3.檔案管理人員應對借閱情況進行跟蹤檢查，確保檔案按時歸還。（五）查閱利用登記檔案管理人員應建立《德育檔案查閱利用登記薄》，詳細記錄查閱利用時間、查閱人姓名、單位、查閱內容、歸還時間等信息，以便統(tǒng)計和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合學校德育工作實際，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，確保檔案的真實性和完整性。（二）鑒定組織成立由德育處主任、檔案管理人員及相關部門負責人組成的檔案鑒定小組，負責檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.定期鑒定：每年對檔案進行一次全面鑒定，確定檔案的保管期限。2.隨時鑒定：對已到保管期限或失去保存價值的檔案，及時進行鑒定。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，填寫《德育檔案銷毀申請表》，報學校主管領導批準。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并確保銷毀徹底。3.銷毀檔案時，應填寫《德育檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間等信息，由監(jiān)銷人員簽字確認。4.《德育檔案銷毀清冊》應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立德育處檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理要求，將紙質檔案內容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護，更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)安