PAGE太原市檔案利用制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)太原市檔案的利用管理，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案所有者和利用者的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于太原市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）以及個(gè)人對(duì)檔案的利用活動(dòng)。（三）基本原則1.依法利用原則檔案利用活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.安全保密原則確保檔案在利用過程中的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)社會(huì)原則積極為社會(huì)各界提供檔案利用服務(wù)，促進(jìn)檔案資源的合理開發(fā)和有效利用。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱本單位保管的檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱、借閱涉及本人或其權(quán)益的檔案。4.國家機(jī)關(guān)依法履行職責(zé)需要查閱、借閱相關(guān)檔案。（二）利用條件1.本單位工作人員利用檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位利用檔案，需持單位介紹信，注明利用目的、范圍和期限，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.公民、法人和其他組織利用涉及本人或其權(quán)益的檔案，應(yīng)提交有效身份證明，說明利用目的，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，辦理查閱、借閱手續(xù)。4.國家機(jī)關(guān)利用檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，說明利用依據(jù)和用途，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，辦理查閱、借閱手續(xù)。三、檔案查閱規(guī)定（一）查閱程序1.利用者填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、文號(hào)、日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交給所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批人，審批人根據(jù)利用目的和實(shí)際情況進(jìn)行審核，簽署批準(zhǔn)意見。3.利用者持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。4.利用者在檔案查閱場所進(jìn)行查閱，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（二）查閱限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)法定程序批準(zhǔn)，不得查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的身份和利用目的，合理控制查閱范圍，不得提供與利用目的無關(guān)的檔案。3.查閱重要檔案或涉及多人權(quán)益的檔案，應(yīng)實(shí)行雙人查閱制度，確保查閱過程的公正性和安全性。（三）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)每一次查閱活動(dòng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用目的、查閱檔案名稱、查閱日期、查閱期限等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[具體期限]年，以備查詢和審計(jì)。四、檔案借閱規(guī)定（一）借閱程序1.利用者填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批人批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，與利用者簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.利用者按照協(xié)議約定的期限歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究利用者的責(zé)任。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[具體期限]個(gè)工作日，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.重要檔案或珍貴檔案的借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和實(shí)際需要確定，最長不得超過[具體期限]天。（三）借閱限制1.檔案原件原則上不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護(hù)措施。2.借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱的檔案進(jìn)行催還，確保檔案按時(shí)歸還。五、檔案復(fù)制規(guī)定（一）復(fù)制程序1.利用者填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明需要復(fù)制檔案的內(nèi)容和用途。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批人批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，根據(jù)利用者的需求進(jìn)行復(fù)制。4.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（二）復(fù)制限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)法定程序批準(zhǔn)，不得復(fù)制。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的身份和利用目的，合理控制復(fù)制范圍，不得提供與利用目的無關(guān)的檔案內(nèi)容。3.復(fù)制重要檔案或涉及多人權(quán)益的檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記備案。（三）復(fù)制費(fèi)用1.本單位工作人員因工作需要復(fù)制檔案的，原則上不收取費(fèi)用。2.外單位和個(gè)人因特殊需要復(fù)制檔案的，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際成本收取一定的復(fù)制費(fèi)用，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)報(bào)物價(jià)部門備案。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全檔案利用監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行檢查，確保檔案利用活動(dòng)符合規(guī)定。2.設(shè)立舉報(bào)電話和郵箱，接受社會(huì)各界對(duì)檔案利用違規(guī)行為的舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)調(diào)查處理。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案利用申請(qǐng)表的填寫和審批情況，是否符合規(guī)定程序。2.檢查檔案查閱、借閱、復(fù)制記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否與實(shí)際利用情況相符。3.檢查檔案利用過程中是否存在違反安全保密規(guī)定的行為，檔案是否有損壞、丟失等情況。4.檢查檔案利用費(fèi)用的收取和使用情況，是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)違反檔案利用制度規(guī)定的單位和個(gè)人，檔案管理部門應(yīng)責(zé)令其限期改正，并視情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評(píng)等處理。2.對(duì)造成檔案損壞、丟失或泄露國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的單位和個(gè)人，依法追究其法律責(zé)任。七、檔案利用的信息化管理（一）信息化建設(shè)1.加強(qiáng)檔案利用的信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案查閱、借閱、復(fù)制等業(yè)務(wù)的在線辦理和管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、權(quán)限控制、利用記錄查詢等功能，提高檔案利用工作的效率和透明度。（二）數(shù)據(jù)安全1.建立健全檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。2.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）信息共享1.推進(jìn)檔案信息共享平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在不同部門和單位之間