PAGE糧食部門檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)糧食部門檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于糧食部門機(jī)關(guān)及所屬各單位檔案室的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：糧食部門檔案室對本部門各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映糧食部門各項工作活動的真實情況，嚴(yán)禁偽造和篡改檔案。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)國家和單位的利益。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本部門檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管糧食部門各類檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.對檔案進(jìn)行分類、編目、上架，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.按照規(guī)定的期限，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。7.提供檔案利用服務(wù)，為糧食部門各項工作提供支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案室移交。2.配合檔案室做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查詢、借閱手續(xù)。4.對本部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案質(zhì)量。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，不斷提高工作效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息安全。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與糧食部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.糧食部門制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.糧食收購、儲存、銷售等業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如合同、協(xié)議、報表、臺賬等。4.糧食部門組織的會議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動形成的文件材料，如會議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、調(diào)研報告等。5.糧食部門干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.其他與糧食部門工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的分類、編目、上架和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，便于保管和利用。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為保管場所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.對珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。4.做好檔案的防潮、防蟲、防鼠等工作，定期投放防蟲藥、滅鼠藥，保持檔案室的清潔衛(wèi)生。5.對檔案保管設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案數(shù)字化1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密、備份等措施，防止電子檔案信息泄露和丟失。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合糧食部門的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，確保檔案的真實性和完整性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷檔案的保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，確認(rèn)無誤后，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。3.將檔案銷毀清冊報糧食部門領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點進(jìn)行銷毀，并確保銷毀徹底。5.銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，對銷毀情況進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。6.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)妥善保管，以備查考。六、檔案利用（一）利用范圍1.糧食部門內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱糧食部門相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱糧食部門檔案。（二）利用要求1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案時應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。5.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱期限等信息。6.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。7.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用服務(wù)1.檔案室應(yīng)建立健全檔案利用服務(wù)制度，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。2.對利用者提出的檔案利用需求，應(yīng)及時予以辦理，并在規(guī)定的時間內(nèi)反饋利用結(jié)果。3.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量等情況。2.檔案的利用情況，如查閱人次、借閱人次、復(fù)制份數(shù)等。3.檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計。2.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行定期分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，提出改進(jìn)措