PAGE檔案館制度建設工作情況一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。3.完整準確原則：保證檔案內容的完整、準確，如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案館設置公司/組織設立檔案館，作為檔案管理的專門機構，負責統(tǒng)籌協(xié)調公司/組織的檔案管理工作。（二）檔案館職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施本公司/組織的檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.開展檔案信息化建設，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動提供檔案信息服務。5.組織檔案業(yè)務培訓，提高公司/組織員工的檔案意識和業(yè)務水平。6.對各部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，確保檔案工作的規(guī)范開展。（三）部門檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時歸檔和完整準確。2.按照檔案管理要求，對本部門的文件材料進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.協(xié)助檔案館開展檔案信息化錄入工作，保證錄入信息的準確性。4.配合檔案館做好檔案的查閱、借閱等利用服務工作，及時提供所需檔案。5.定期向檔案館匯報本部門檔案工作情況，接受檔案館的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級機關頒發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀要等文件材料。4.本公司/組織的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等文件。5.本公司/組織的科研成果、技術資料、產(chǎn)品樣本等。6.本公司/組織的會議記錄、紀要、決議等文件。7.本公司/組織的人事檔案、財務檔案、設備檔案等專門檔案。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集歸檔。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類，編制檔號，裝訂成冊，填寫卷內目錄和備考表，裝盒上架。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，編制檔號，整理成冊，建立檔案目錄，進行科學管理。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿（總賬、明細賬、日記賬等）、財務報告等類別進行分類整理，編制檔號，裝盒保管。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定，進行分類整理，建立檔案目錄，實行一人一檔管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案館應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應定期進行檢查和維護，如有損壞應及時更換。（三）檔案保管方式1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進行分類存放，便于查找和管理。2.對重要檔案應采取備份保管措施，防止檔案丟失或損壞。3.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管等情況進行詳細記錄，做到賬物相符。（四）檔案安全管理1.制定檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全設施和設備，如監(jiān)控系統(tǒng)、消防器材等。2.嚴格執(zhí)行檔案庫房出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。3.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司/組織員工因個人學習、工作等需要查閱與本人相關的檔案。3.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織相關部門批準。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案館查閱檔案，檔案館應提供必要的查閱場所和設備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案館負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：檔案利用者如需復制檔案，須經(jīng)檔案館負責人批準，并按照規(guī)定收取復制費用。復制的檔案應與原件核對無誤，并加蓋檔案館印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內容、批準人等信息。2.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查詢。（四）利用監(jiān)督1.檔案館應對檔案利用情況進行監(jiān)督，確保檔案利用過程符合規(guī)定，不發(fā)生檔案丟失、損壞、泄密等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中存在違規(guī)行為，應及時制止，并按照有關規(guī)定進行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案鑒定的規(guī)定為依據(jù)，結合本公司/組織的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從公司/組織的歷史發(fā)展和現(xiàn)實需要出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定標準與方法1.根據(jù)檔案的形成時間、來源、內容、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。2.對保管期限已滿的檔案，按照規(guī)定進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)公司/組織分管領導審批。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。（五）銷毀記錄1.將檔案銷毀清冊、審批文件等相關材料作為檔案進行保存，以備查考。2.對已銷毀檔案的相關信息應在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷處理。七、檔案信息化建設（一）建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）數(shù)字化加工1.對館藏檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰可讀，符合檔案數(shù)字化技術標準。2.建立檔案數(shù)字化加工質量控制體系，對數(shù)字化加工過程進行全程監(jiān)控，保證數(shù)字化成果的質量。（三）系統(tǒng)建設1.選用符合公司/組織需求的檔案信息化管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案的基本信息、內容信息等進行分類存儲，方便查詢和統(tǒng)計。3.完善檔案信息化管理系統(tǒng)的功能模塊，如檔案檢索、借閱管理、權限控制、統(tǒng)計分析等，提高系統(tǒng)的實用性和易用性。（四）數(shù)據(jù)安全1.加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（五）人員培訓1.組織檔案管理人員參加檔案信息化培訓，提高其信息化操作技能