PAGE中石化檔案資料保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國(guó)石化集團(tuán)公司（以下簡(jiǎn)稱“中石化”）檔案資料的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資料，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合中石化實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中石化總部各部門、各企事業(yè)單位及其所屬單位的檔案資料保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.方便利用原則：檔案資料的保管應(yīng)便于查詢、借閱和利用，提高工作效率。4.依法依規(guī)原則：檔案資料保管工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料的合法性和規(guī)范性。二、檔案資料分類與編號(hào)（一）分類中石化檔案資料分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、聲像檔案、電子檔案等七大類。1.文書檔案：包括公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、報(bào)告、通知、決議等。2.科技檔案：涵蓋公司科研、生產(chǎn)、建設(shè)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。3.人事檔案：主要是公司員工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄等資料。4.財(cái)務(wù)檔案：包含公司財(cái)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.經(jīng)營(yíng)檔案：涉及公司市場(chǎng)營(yíng)銷、物資采購(gòu)、合同管理等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的相關(guān)資料。6.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司重要活動(dòng)、事件的資料。7.電子檔案：存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類檔案資料，包括電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）編號(hào)各類檔案資料應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠準(zhǔn)確反映檔案資料的類別、年度、保管期限等信息。例如，文書檔案編號(hào)可采用“年度保管期限流水號(hào)”的形式，科技檔案編號(hào)可根據(jù)項(xiàng)目編號(hào)或?qū)I(yè)分類進(jìn)行編制。三、檔案資料收集與整理（一）收集1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案資料收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案資料的收集工作。2.檔案資料收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料不遺漏、不丟失。3.對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集歸檔。（二）整理1.收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案資料的類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排序，科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目流程、專業(yè)分類等進(jìn)行整理。3.檔案資料應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查詢和利用。四、檔案資料保管（一）保管場(chǎng)所1.中石化應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案資料。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。（二）保管方式1.檔案資料應(yīng)按照不同的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等進(jìn)行存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器、磁盤陣列等存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，確保檔案資料的安全性。（三）保管期限檔案資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和中石化實(shí)際情況確定。一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案資料，保管期限為10年至50年。3.短期保管：對(duì)公司在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案資料，保管期限為1年至10年。（四）檔案資料的鑒定與銷毀1.中石化應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限是否合理，是否仍具有保存價(jià)值。2.檔案資料鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和專業(yè)人員進(jìn)行。鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.對(duì)于已超過保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案資料應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案資料應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案資料信息無(wú)法恢復(fù)。五、檔案資料利用（一）利用范圍中石化員工因工作需要，可查閱、借閱本單位的檔案資料。外單位因工作需要查閱中石化檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱檔案資料應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案資料應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.外單位查閱中石化檔案資料應(yīng)提前向中石化提出申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、范圍等信息，經(jīng)中石化相關(guān)部門審核同意后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用要求1.在檔案資料查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料保管制度，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案資料。2.查閱、借閱檔案資料應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案資料帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.借閱的檔案資料應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期歸還，應(yīng)辦理延期手續(xù)。六、檔案資料信息化管理（一）信息化建設(shè)1.中石化應(yīng)加強(qiáng)檔案資料信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、管理和利用。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案資料錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案資料管理的效率和水平。3.應(yīng)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案資料應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描成電子文件，存儲(chǔ)在檔案管理信息系統(tǒng)中。2.在數(shù)字化處理過程中，應(yīng)確保電子文件的質(zhì)量，圖像清晰、文字準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映紙質(zhì)檔案資料的內(nèi)容。3.對(duì)數(shù)字化后的檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于查詢和利用。（三）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.嚴(yán)格控制檔案管理信息系統(tǒng)的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改檔案資料。七、檔案資料管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)中石化總部檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門、各單位的檔案資料保管工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各企事業(yè)單位及其所屬單位的檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本單位的檔案資料保管工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案資料保管制度的執(zhí)行情況。2.檔案資料收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行情況。4.檔案資料的安全保管情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案資料保管工作檢查，對(duì)各部門、各單位的檔案資料保管情況進(jìn)行評(píng)估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門、單位的檔案資料保管工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案資料保管工作中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，組織專項(xiàng)檢查，確保檔案資料保管工作的規(guī)范開展。（四）問題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及