PAGE城管局規(guī)范檔案管理制度一、總則（一）目的為加強城管局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在城市管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于城管局機關(guān)各科室、直屬各單位以及下屬各部門的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則城管局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負責(zé)全局檔案的綜合管理，各科室、單位應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映城市管理工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理城市管理工作中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以城管局局長為組長，分管副局長為副組長，各科室、單位負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全局檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）局辦公室局辦公室作為全局檔案管理的綜合部門，負責(zé)制定檔案管理制度，組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀等工作；指導(dǎo)各科室、單位的檔案管理工作；負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和維護；組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（三）各科室、單位各科室、單位應(yīng)明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定及時向局辦公室移交檔案。檔案管理人員應(yīng)熟悉本部門業(yè)務(wù)工作，掌握檔案管理基本知識和技能，確保檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作同步進行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級文件包括黨中央、國務(wù)院及上級黨委、政府、主管部門下發(fā)的與城市管理工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局文件本局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、統(tǒng)計報表等文件材料。3.業(yè)務(wù)文件城市規(guī)劃、市政建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生、城市管理執(zhí)法等業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如項目規(guī)劃設(shè)計方案、施工圖紙、工程合同、執(zhí)法文書等。4.人事檔案干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資變動表、獎懲記錄等人事檔案材料。5.財務(wù)檔案財務(wù)預(yù)算、決算報表、會計憑證、賬簿、審計報告等財務(wù)檔案材料。6.聲像檔案城市管理工作中的照片、錄像、錄音等聲像資料，如重大活動、重點項目建設(shè)、城市景觀變化等方面的記錄。7.實物檔案城市管理工作中獲得的榮譽證書、獎杯、錦旗、紀(jì)念品等實物。（二）收集要求1.各科室、單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對辦理完畢的文件材料，應(yīng)按照歸檔范圍和要求進行分類整理，做到紙質(zhì)文件與電子文件同步收集，確保文件材料的一致性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料書寫文件。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將收集的文件材料分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作、人事管理、財務(wù)管理、聲像檔案、實物檔案等類別。各大門類下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級類目，如業(yè)務(wù)工作類可分為城市規(guī)劃、市政建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生、城市管理執(zhí)法等二級類目；人事管理類可分為干部任免、考核獎懲、工資福利等二級類目。2.編號對每一份檔案編制唯一的檔號，檔號由全宗號、年度、保管期限、目錄號、案卷號組成。全宗號為城管局的代碼；年度為文件形成的年份；保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）；目錄號為檔案分類后的流水號；案卷號為每一卷檔案的流水號。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除文件材料上的金屬物，采用三孔一線的方法裝訂，確保文件材料整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目，以便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各科室、單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并向局辦公室移交。2.聲像檔案、實物檔案應(yīng)在相關(guān)活動結(jié)束或事項辦理完畢后及時整理歸檔。（二）歸檔程序1.各科室、單位檔案管理人員對整理好的檔案進行自查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、檔號等內(nèi)容，一式兩份，交接雙方簽字確認。3.將檔案移交至局辦公室，局辦公室檔案管理人員對移交的檔案進行核對驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時退回原部門進行整改。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用需求，確定檔案的保管期限。具體保管期限劃分如下：1.永久保管反映城管局主要職能活動和歷史面貌的，對城市管理工作有長遠利用價值的檔案，如本局制定的重要規(guī)章制度、全局性的工作計劃和總結(jié)、重大項目建設(shè)資料等。2.長期保管在較長時間內(nèi)對城市管理工作有查考利用價值的檔案，如一般性的業(yè)務(wù)文件、人事檔案、財務(wù)檔案等，保管期限為1650年。3.短期保管在較短時間內(nèi)對城市管理工作有參考價值的檔案，如臨時性的文件材料、一般性的會議記錄等，保管期限為15年以下。（四）保管要求1.局辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、保管、移出等情況，做到賬物相符。五、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。2.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，維護檔案所有者的合法權(quán)益。3.方便利用，提高檔案利用效率，滿足城市管理工作和社會公眾的查閱需求。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室、單位負責(zé)人批準(zhǔn)后，到局辦公室查閱。2.外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)局辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還需經(jīng)分管副局長批準(zhǔn)。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案進行查閱，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、利用者姓名、單位、查閱檔案內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，以保證復(fù)制件的真實性和有效性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負責(zé)人、檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對到期檔案進行鑒定。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的名稱、檔號、文號、責(zé)任者、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清冊報局辦公室負責(zé)人審核，經(jīng)分管副局長批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立城管局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化存儲。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合城管局檔案管理工作的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的自動化和信息化。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，方便檔案管理人員進行操作和管理。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案管理工作。2.加強對檔案信息化設(shè)備的管理和維護，確保設(shè)備正常運行。定期對設(shè)備進行檢查、維修和保養(yǎng)，及時更新設(shè)備軟件和硬件。3.做好檔案信息化數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)局辦公室負責(zé)對全局檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期對各科室、單位的檔案管理情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容及方式1.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的開展情況、檔案信息化建設(shè)情況等。2.監(jiān)督檢查方式采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進行。定期檢查每年至少進行一次，由局辦公室組織對各科室、單位的檔案管理工作進行全面檢查；不定期抽查根據(jù)工作需要隨時進行，重點檢查檔案管理工作中