PAGE單位檔案及保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，同時(shí)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，保障單位信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理和保密工作的法律法規(guī)，依法開展檔案管理和保密工作，確保單位檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則高度重視檔案的安全保密工作，采取有效措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為單位各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)單位各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)良好，滿足檔案保管的要求。5.按照規(guī)定的期限和范圍，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.負(fù)責(zé)向單位內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高單位員工的檔案意識和檔案管理水平。8.加強(qiáng)與上級檔案管理部門、同級檔案管理機(jī)構(gòu)以及其他相關(guān)單位的聯(lián)系與溝通，及時(shí)了解檔案管理工作的新要求和新動態(tài)。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，為本部門員工查閱、借閱檔案提供便利。4.參加檔案管理部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理知識和技能，提高本部門檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.員工在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)整理并移交至本部門兼職檔案員或檔案管理部門，不得私自留存。2.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案。3.在使用檔案過程中，應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案，不得擅自將檔案帶出單位或轉(zhuǎn)借他人。4.增強(qiáng)保密意識，對涉及單位機(jī)密的檔案信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于以下幾類：行政管理類：上級文件、單位發(fā)文、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：合同協(xié)議、市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。技術(shù)研發(fā)類：科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利證書等。基本建設(shè)類：工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。黨群工作類：黨組織文件、黨員檔案、工會文件、共青團(tuán)文件等。2.對國家和社會具有重要保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定及時(shí)向國家檔案館移交。（二）檔案收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門的檔案材料，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.檔案材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自裁剪、涂改、偽造檔案材料。對于破損或褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、定稿等，確保檔案內(nèi)容的全面性。4.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）檔案整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別和年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制檔案分類方案和編號規(guī)則。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)拆除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的整齊牢固。4.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有序存儲和快速檢索。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。5.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具與排列1.檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進(jìn)行存放，確保檔案的整齊有序和便于查找。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行排列，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，并按照年度、保管期限等順序依次排列。3.對電子檔案應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，并建立異地備份機(jī)制，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.對檔案保管期限的劃分，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況進(jìn)行確定。對于重要的、具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和利用頻率確定定期保管期限。3.檔案保管期限的劃分應(yīng)在檔案整理過程中進(jìn)行明確標(biāo)注，并在檔案管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。（四）檔案定期清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，應(yīng)檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對破損檔案進(jìn)行修復(fù)更換、對霉變檔案進(jìn)行消毒處理等。3.對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報(bào)告，并將清查情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的利用（一）檔案查閱1.單位內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，對檔案進(jìn)行查找和提供，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，確保查閱過程的安全和規(guī)范。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）檔案借閱1.單位外部人員因特殊需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱單位、借閱人姓名、聯(lián)系方式、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，對于涉及單位機(jī)密的檔案，應(yīng)報(bào)經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具單位介紹信或有效身份證件，并簽訂《檔案借閱承諾書》，承諾遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。4.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（三）檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）期限等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為單位檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)信息應(yīng)及時(shí)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案利用信息的自動化管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)組成由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案鑒定專家參加的檔案鑒定小組進(jìn)行。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和評估，提出鑒定意見。3.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)進(jìn)行保管；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，報(bào)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和單位檔案管理制度進(jìn)行，確保檔案銷毀過程的安全和規(guī)范。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對《檔案銷毀清冊》與待銷毀檔案的一致性，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確無誤。3.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的重要憑證。七、保密管理（一）保密工作方針單位保密工作堅(jiān)持“積極防范、突出重點(diǎn)、依法管理”方針，確保國家秘密和單位商業(yè)秘密的安全。（二）保密范圍與密級劃分1.單位保密范圍包括但不限于以下方面：國家秘密：涉及國家安全和利益的事項(xiàng)，按照國家保密法律法規(guī)確定為國家秘密的信息。單位商業(yè)秘密：包括單位的技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、財(cái)務(wù)秘密、客戶信息等，凡不為公眾所知悉、能為單位帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性并經(jīng)單位采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。2.單位秘密分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級。絕密級：是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。機(jī)密級：是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。秘密級：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。單位商業(yè)秘密的密級劃分可參照國家秘密的密級劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位實(shí)際情況進(jìn)行確定。（三）保密措施1.加強(qiáng)保密教育，提高員工保密意識。定期組織員工參加保密培訓(xùn)，學(xué)習(xí)保密法律法規(guī)和保密知識技能，使員工了解保密工作的重要性，掌握保密工作的基本要求和方法。2.在文件起草、印制、傳遞、使用、保管等過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及秘密的文件應(yīng)標(biāo)明密級，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.對涉及單位機(jī)密的會議、活動等，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，限制參會人員范圍，加強(qiáng)會議場所的安全保衛(wèi)工作，防止會議內(nèi)容泄露。4.加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的安全管理，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。對存儲機(jī)密信息的計(jì)算機(jī)設(shè)備，應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼、訪問權(quán)限等，嚴(yán)格限制非授權(quán)人員的訪問。5.對涉及單位機(jī)密的辦公區(qū)域，應(yīng)進(jìn)行必要的安全防護(hù)，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。6.加強(qiáng)對員工辦公行為的管理，禁止員工在私人通信、社交網(wǎng)絡(luò)等場合談?wù)搯挝粰C(jī)密信息，不得將單位機(jī)密文件、資料帶回家中或轉(zhuǎn)借他人。（四）保密監(jiān)督與檢查1.單位設(shè)立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對單位保密工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期召開會議，研究解決保密工作中的重大問題。2.檔案