PAGE商務局行政執(zhí)法檔案制度一、總則（一）目的為加強商務局行政執(zhí)法檔案管理，規(guī)范行政執(zhí)法行為，保障行政執(zhí)法活動合法、公正、透明，提高行政執(zhí)法水平，依據(jù)相關法律法規(guī)，結合本局實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商務局在履行行政執(zhí)法職責過程中形成的各類檔案，包括行政處罰、行政許可、行政檢查、行政強制等執(zhí)法活動的相關文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映行政執(zhí)法活動的全過程，確保檔案信息的客觀性和準確性。2.完整性原則：全面收集和整理行政執(zhí)法過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔、保管和利用應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案管理工作的科學性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責分工（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善行政執(zhí)法檔案管理制度，并組織實施。2.指導各執(zhí)法科室做好檔案的收集、整理、歸檔工作，定期對檔案管理情況進行檢查和監(jiān)督。3.負責行政執(zhí)法檔案的集中統(tǒng)一保管，建立檔案目錄索引，方便檔案的查詢和利用。4.按照規(guī)定向有關部門移交、報送檔案資料，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。（二）執(zhí)法科室職責1.明確本科室檔案管理人員，負責本科室行政執(zhí)法檔案的日常收集、整理和初步歸檔工作。2.在行政執(zhí)法活動結束后，及時將相關文件、資料移交本科室檔案管理人員，并確保檔案材料的齊全、完整。3.配合綜合管理部門做好檔案的檢查、整理、歸檔等工作，按照要求提供檔案利用所需的相關信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政處罰檔案：包括立案審批表、行政處罰決定書、調查筆錄、證據(jù)材料、聽證材料、送達回執(zhí)等。2.行政許可檔案：包括行政許可申請書、受理通知書、審查意見、許可證件等相關文件。3.行政檢查檔案：包括檢查計劃、檢查記錄、現(xiàn)場照片、檢查報告等。4.行政強制檔案：包括行政強制措施決定書、查封扣押清單、解除查封扣押決定書等。5.其他與行政執(zhí)法活動相關的文件、資料，如案件討論記錄、行政復議和行政訴訟材料等。（二）收集要求1.各執(zhí)法科室應在行政執(zhí)法活動結束后[X]個工作日內，將相關檔案材料移交本科室檔案管理人員。2.檔案管理人員應及時對收集到的檔案材料進行核對，確保材料的真實性、完整性和準確性。對于不符合要求的材料，應及時通知相關人員補充或更正。（三）整理方法1.按照行政執(zhí)法活動的類別和時間順序，對檔案材料進行分類整理。2.每份檔案材料應編制頁碼，并在右上角加蓋頁碼章。3.去除檔案材料中的金屬物，對破損或褪色的材料進行修補或復制。4.按照檔案材料之間的內在聯(lián)系，進行組卷排列，每卷厚度一般不超過[X]厘米。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案應及時歸檔，歸檔時應填寫檔案歸檔目錄，注明檔案的類別、年度、保管期限等信息。2.檔案應按照保管期限進行分類存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：涉及重大行政處罰案件、行政復議和行政訴訟結果對本局行政執(zhí)法工作有重大影響的檔案等。2.長期保管：一般行政處罰案件、行政許可、行政檢查等檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：一些臨時性、階段性行政執(zhí)法活動形成的檔案，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和保管期限進行排列存放。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，建立電子檔案索引目錄，方便查詢和利用。3.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全保管。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限與程序1.本局工作人員因工作需要查閱行政執(zhí)法檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員應根據(jù)申請表的內容，提供相應的檔案材料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案材料。3.查閱涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。（二）借閱權限與程序1.外單位因工作需要借閱本局行政執(zhí)法檔案的，應出具單位介紹信，注明借閱目的、借閱內容等信息，經(jīng)本局分管領導簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應及時查明原因并追究責任。六、檔案的統(tǒng)計與銷毀（一）統(tǒng)計1.綜合管理部門應定期對行政執(zhí)法檔案的收進、移出及保管情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，并向上級主管部門報送。2.統(tǒng)計內容包括檔案的類別、數(shù)量、保管期限、查閱借閱情況等，確保檔案信息的準確掌握。（二）銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，由綜合管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報本局分管領導審批。2.經(jīng)批準后，由綜合管理部門會同相關科室共同組織銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由參與銷毀人員簽字確認。3.嚴禁個人擅自銷毀檔案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立完善的行政執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.及時將紙質檔案中的重要信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)與實際檔案情況一致。（三）系統(tǒng)功能應用1.利用信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢，方便工作人員及時獲取所需檔案信息。2.通過系統(tǒng)對檔案的借閱、查閱等利用情況進行記錄和統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對各執(zhí)法科室的檔案管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱借閱等環(huán)節(jié)。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)問題的科室，及時下達整改通知書，要求限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將行政執(zhí)法檔案管理工作納入本局年度績效考核