PAGE學(xué)校健康校園檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校健康校園檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管和利用等工作，保障學(xué)校師生健康權(quán)益，促進(jìn)學(xué)校健康管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各級各類部門、班級及全體師生在健康校園建設(shè)過程中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校健康校園建設(shè)工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與健康校園相關(guān)的各類資料，確保檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序、方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理操作。4.保密性原則：對涉及師生個(gè)人隱私等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校健康管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)校健康校園檔案管理工作，制定檔案管理工作方針、政策和目標(biāo)。2.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定檔案管理制度和工作流程，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案安全存儲。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用服務(wù)工作，并做好登記記錄。（三）各部門及班級1.負(fù)責(zé)本部門及班級健康校園建設(shè)相關(guān)資料的收集、整理和初步歸檔，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（四）專（兼）職檔案管理人員1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉學(xué)校健康校園建設(shè)工作內(nèi)容。2.負(fù)責(zé)檔案管理的具體操作，包括檔案的整理、編目、數(shù)字化處理等工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.學(xué)校健康管理工作規(guī)劃與制度類：包括學(xué)校健康工作計(jì)劃、總結(jié)、管理制度、應(yīng)急預(yù)案等。2.師生健康信息類：學(xué)生健康體檢報(bào)告、教師健康體檢報(bào)告、師生疾病防控記錄、心理健康檔案等。3.健康教育與活動類：健康教育課程教案、教學(xué)活動記錄、健康主題活動方案及總結(jié)、宣傳資料等。4.環(huán)境衛(wèi)生與食品安全類：校園環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、食品安全管理制度、食品衛(wèi)生檢查記錄等。5.體育與健康設(shè)施設(shè)備類：體育器材清單、維護(hù)記錄、健康設(shè)施設(shè)備采購合同及驗(yàn)收報(bào)告等。6.突發(fā)公共衛(wèi)生事件類：事件報(bào)告、應(yīng)急處置記錄、后續(xù)整改資料等。（二）編號規(guī)則1.采用“年度類別流水號”的編號方式。2.“年度”以公元紀(jì)年表示，如“2023”。3.“類別”用大寫字母表示，對應(yīng)上述檔案分類類別，如“A”代表學(xué)校健康管理工作規(guī)劃與制度類。4.“流水號”為該類別檔案的順序編號，從“001”開始。5.例如，2023年學(xué)校制定的第3份健康管理制度文件編號為“2023A003”。四、檔案收集（一）收集范圍涵蓋學(xué)校健康校園建設(shè)工作各個(gè)方面產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄、報(bào)表、照片、音像等各類載體。（二）收集渠道1.各部門及班級定期主動向檔案管理部門移交相關(guān)資料。2.檔案管理人員定期到各部門及班級進(jìn)行收集。3.通過學(xué)校內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵箱等渠道收集電子文件。（三）收集要求1.各部門及班級應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成資料收集和整理，并確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并確保其可讀性和可追溯性。3.照片、音像等資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等相關(guān)信息。五、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照檔案分類方案對收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片或錄入電子檔案管理系統(tǒng)。3.去除檔案中的金屬物，對破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)。4.按照一定順序?qū)n案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。5.對于電子檔案，按照分類和編號規(guī)則進(jìn)行文件夾和文件名的命名，并建立相應(yīng)的索引目錄。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進(jìn)行排列。（二）保管要求1.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對破損、褪色、字跡模糊等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好庫房的溫濕度記錄，采取必要的措施調(diào)節(jié)溫濕度，確保檔案保存環(huán)境適宜。4.對電子檔案進(jìn)行定期備份，存儲在不同的物理介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。2.加強(qiáng)庫房的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防火防盜報(bào)警裝置等。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫房，確需進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。4.對檔案的查閱、借閱等操作進(jìn)行嚴(yán)格的安全審查，防止檔案信息泄露。七、檔案利用（一）查閱服務(wù)1.本校師生因工作、學(xué)習(xí)等需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好查閱登記記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱服務(wù)1.外單位因工作需要借閱本校檔案的，須持有單位介紹信，注明借閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案統(tǒng)計(jì)與分析1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.通過對檔案利用數(shù)據(jù)的分析，了解學(xué)校健康校園建設(shè)工作的需求和熱點(diǎn)問題，為學(xué)校決策提供參考依據(jù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行定期鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校健康管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.定期對檔案進(jìn)行全面清查，逐份審查檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素。2.根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等方面進(jìn)行綜合評估，確定檔案的保存價(jià)值。3.對于已失去保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核通過，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部