PAGE企業(yè)人事檔案查借閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范企業(yè)人事檔案的查借閱行為，確保人事檔案的安全與完整，維護企業(yè)和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)全體員工以及因工作需要查閱、借閱人事檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保人事檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障人事檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.合理使用原則：查借閱人事檔案應出于正當工作需要，不得擅自擴大使用范圍。二、人事檔案的管理職責（一）人力資源部門職責1.負責制定和完善人事檔案管理制度，并組織實施。2.負責收集、整理、保管員工人事檔案，確保檔案資料的真實、完整。3.負責辦理人事檔案的查借閱手續(xù)，對查借閱情況進行登記和跟蹤。4.定期對人事檔案進行檢查和清理，確保檔案的質(zhì)量。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、裝訂、存放等。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.協(xié)助人力資源部門辦理檔案查借閱手續(xù)，提供必要的檔案信息。三、人事檔案的查借閱范圍（一）內(nèi)部查閱1.人力資源部門工作人員因工作需要，可查閱員工人事檔案。2.其他部門因工作需要，涉及員工人事信息查詢的，需經(jīng)人力資源部門負責人批準，并在人力資源部門指定地點查閱。（二）外部查閱1.司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦案需要查閱人事檔案的，應出具相關(guān)法律文書，并經(jīng)企業(yè)法定代表人批準。2.其他外部單位因工作需要查閱人事檔案的，需提供正式介紹信，并經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導批準。（三）借閱1.員工因特殊原因需要借閱本人人事檔案的，需經(jīng)人力資源部門負責人批準，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。2.外部單位借閱人事檔案的，需經(jīng)企業(yè)法定代表人批準，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。四、人事檔案查借閱流程（一）申請1.內(nèi)部查閱申請：由查閱人填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字后，提交人力資源部門。2.外部查閱申請：由查閱單位出具正式介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導簽字后，提交人力資源部門。3.借閱申請：員工本人填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字后，提交人力資源部門；外部單位借閱申請參照外部查閱申請流程辦理。（二）審批1.人力資源部門收到查借閱申請后，對申請內(nèi)容進行審核。2.對于內(nèi)部查閱申請，由人力資源部門負責人審批；對于外部查閱和借閱申請，經(jīng)人力資源部門負責人審核后，報企業(yè)主管領(lǐng)導審批。（三）查閱1.經(jīng)批準的查借閱申請，由檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的人事檔案。2.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過程中，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。3.如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行復印。復印后的檔案資料應與原件核對無誤，并由檔案管理人員簽字確認。（四）借閱1.經(jīng)批準的借閱申請，檔案管理人員將檔案交借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記應注明借閱人姓名、單位、借閱時間、借閱內(nèi)容等。2.借閱人應妥善保管借閱的人事檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大使用范圍。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案內(nèi)容和數(shù)量，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。五、人事檔案查借閱的注意事項（一）保密要求1.查閱、借閱人事檔案的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞或泄露。（二）安全管理1.查借閱檔案應在指定地點進行，不得在其他場所隨意查閱或借閱。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。（三）責任追究1.對于違反本制度規(guī)定，擅自查閱、借閱人事檔案或泄露檔案內(nèi)容的人員，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分；造成嚴重后果的，將依法追究其法律責任。2.檔案管理人員因工作失誤，導致檔案丟失、損壞或泄露的，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分；造成經(jīng)濟損失的，應承擔相應的賠償責任。六、檔案的歸還與銷毀（一）歸還借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如因特殊原因需要延期，應提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。（二）銷毀1.對于已失去保存價值的人事檔案，由人力資源部門定期進行清理，并填寫《人事檔案銷毀申請表》。2.《人事檔案銷毀申請表》應注明檔案名稱、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)人力資源部門負責人審核后，報企業(yè)主管領(lǐng)導批準。3.經(jīng)批準銷毀的人事檔案，應在檔案管理人員和監(jiān)