PAGE醫(yī)院檔案室歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室及全體員工在工作中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案室負(fù)責(zé)集中管理全院各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.及時(shí)歸檔原則：各科室應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案整理歸檔，不得積壓。4.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全院各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.對(duì)各科室檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各科室職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案室移交。2.嚴(yán)格按照檔案管理要求，及時(shí)將本科室在工作中形成的各類文件材料進(jìn)行整理歸檔，確保檔案的齊全、完整。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案分類及歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.醫(yī)院綜合性文件材料，包括醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.醫(yī)院行政事務(wù)管理文件，如規(guī)章制度、崗位職責(zé)、人事任免、獎(jiǎng)懲決定等。3.醫(yī)院對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件，包括與上級(jí)主管部門、其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)、相關(guān)單位的往來信函、協(xié)議、合同等。（二）醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案1.醫(yī)療質(zhì)量管理文件，如醫(yī)療質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)、醫(yī)療安全管理制度、醫(yī)療糾紛處理記錄等。2.臨床診療文件，包括病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。3.醫(yī)學(xué)科研文件，如科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究論文、科研成果鑒定材料等。4.醫(yī)療教學(xué)文件，如教學(xué)計(jì)劃、教案、實(shí)習(xí)帶教記錄等。（三）財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案1.醫(yī)院財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)票據(jù)等。3.審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等審計(jì)文件。（四）設(shè)備物資類檔案1.醫(yī)院設(shè)備采購計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.設(shè)備使用說明書、維修記錄、報(bào)廢處理文件等。3.物資采購文件，包括采購申請(qǐng)、采購合同、物資出入庫記錄等。（五）基建檔案1.醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件等。2.工程建設(shè)過程中的施工圖紙、施工記錄、工程變更文件等。3.工程竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。（六）人事檔案1.員工個(gè)人檔案，包括履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、勞動(dòng)合同等。2.員工考核、晉升、獎(jiǎng)懲等人事變動(dòng)材料。（七）聲像檔案1.醫(yī)院重大活動(dòng)、會(huì)議、醫(yī)療技術(shù)操作等的照片、錄像資料。2.醫(yī)院宣傳片、科普視頻等。（八）電子檔案1.醫(yī)院信息化系統(tǒng)產(chǎn)生的各類電子數(shù)據(jù)，如醫(yī)療信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件等。2.以電子形式保存的各類文檔、表格、圖表等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本科室在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.對(duì)于重要文件、緊急文件應(yīng)優(yōu)先收集，并及時(shí)移交檔案室。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實(shí)性和完整性，不得擅自涂改、偽造。（二）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性。（三）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的性質(zhì)、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，編目成冊(cè)。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案：病歷按照患者姓名、住院號(hào)等順序整理，其他醫(yī)療文件按照類別、時(shí)間順序整理。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案：按照會(huì)計(jì)年度、檔案類別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)。4.設(shè)備物資類檔案：設(shè)備檔案按照設(shè)備型號(hào)、編號(hào)整理，物資檔案按照類別、時(shí)間順序整理。5.基建檔案：按照工程項(xiàng)目階段、文件類別進(jìn)行整理，建立檔案目錄。6.人事檔案：按照員工個(gè)人信息、人事變動(dòng)材料等進(jìn)行分類整理，裝入檔案盒。7.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行整理，標(biāo)注相關(guān)信息，并刻錄光盤保存。8.電子檔案：按照文件類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各科室兼職檔案員應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔，并移交檔案室。2.對(duì)于重大活動(dòng)、緊急項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各科室兼職檔案員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由檔案室留存，一份由移交科室保存。3.將檔案移交至檔案室，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.行政管理類檔案：長期保存。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案：病歷等重要醫(yī)療文件長期保存，其他醫(yī)療文件根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般不少于10年。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案：按照國家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。4.設(shè)備物資類檔案：設(shè)備檔案長期保存，物資檔案保管期限一般不少于5年。5.基建檔案：長期保存。6.人事檔案：按照國家有關(guān)人事檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。7.聲像檔案：根據(jù)其重要性和保存價(jià)值確定保管期限，一般不少于5年。8.電子檔案：與紙質(zhì)檔案保管期限一致，定期進(jìn)行備份存儲(chǔ)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案室。八、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.涉及醫(yī)院機(jī)密、重要醫(yī)療信息等檔案的查閱，需經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)醫(yī)院辦公室審核同意后，報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案室工作人員的陪同下查閱。（二）查閱登記1.檔案室應(yīng)建立檔案查閱登記簿，詳細(xì)記錄查閱日期（具體到年月日時(shí)分）、查閱人姓名、所在科室、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱目的、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱人員應(yīng)在查閱登記簿上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案查閱一般限于檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.對(duì)于重要檔案的利用，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行限制，確保檔案的安全。（四）歸還要求查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在查閱登記簿上注明歸還日期。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)具有保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管