PAGE西藏實物檔案管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強西藏實物檔案的管理，確保實物檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮實物檔案在各項工作中的作用，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于西藏地區(qū)各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織（以下統(tǒng)稱“本單位”）的實物檔案管理工作。（三）定義本制度所稱實物檔案，是指本單位在各項活動中形成的，具有保存價值的，以實物形態(tài)存在的各種載體的文件材料，包括但不限于獎杯、獎牌、證書、印章、題詞、字畫、照片、錄音、錄像等。（四）管理原則實物檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、分級負責、分類整理、便于利用的原則。二、實物檔案的收集（一）收集范圍1.本單位獲得的各類獎杯、獎牌、榮譽證書等。2.本單位使用過的具有代表性的印章。3.上級領(lǐng)導、知名人士為本單位的題詞、字畫等。4.反映本單位重要活動、重大事件的照片、錄音、錄像等。5.其他具有保存價值的實物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責實物檔案的收集工作，及時將本部門產(chǎn)生的實物檔案移交至檔案管理部門。2.收集的實物檔案應(yīng)保持其完整性和真實性，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對于具有特殊價值的實物檔案，應(yīng)在收集時詳細記錄其來源、背景、相關(guān)說明等信息。（三）收集程序1.實物形成部門在實物產(chǎn)生后，應(yīng)填寫《實物檔案收集登記表》，詳細記錄實物的名稱、數(shù)量、來源、形成時間、保管期限等信息，并簽字確認。2.將填寫好的《實物檔案收集登記表》連同實物一并移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的實物檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與實物形成部門溝通解決。三、實物檔案的整理（一）分類標準實物檔案應(yīng)按照其性質(zhì)、來源、時間等因素進行分類，具體分類如下：1.榮譽類：包括獎杯、獎牌、榮譽證書等。2.印章類：包括本單位使用過的各類印章。3.題詞字畫類：包括上級領(lǐng)導、知名人士為本單位的題詞、字畫等。4.照片音像類：包括反映本單位重要活動、重大事件的照片、錄音、錄像等。5.其他類：包括其他具有保存價值的實物。（二）編號規(guī)則實物檔案應(yīng)進行編號管理，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號規(guī)則如下：1.榮譽類：按照“榮譽類別代碼+年份+順序號”的格式進行編號，例如“RY2023001”，其中“RY”為榮譽類別代碼，“2023”為年份，“001”為順序號。2.印章類：按照“印章類別代碼+年份+順序號”的格式進行編號，例如“YZ2023001”，其中“YZ”為印章類別代碼，“2023”為年份，“001”為順序號。3.題詞字畫類：按照“題詞字畫類別代碼+年份+順序號”的格式進行編號，例如“TC2023001”，其中“TC”為題詞字畫類別代碼，“2023”為年份，“001”為順序號。4.照片音像類：按照“照片音像類別代碼+年份+順序號”的格式進行編號，例如“ZY2023001”，其中“ZY”為照片音像類別代碼，“2023”為年份，“001”為順序號。5.其他類：按照“其他類別代碼+年份+順序號”的格式進行編號，例如“QT2023001”，其中“QT”為其他類別代碼，“2023”為年份，“001”為順序號。（三）編目要求實物檔案應(yīng)進行編目，編目內(nèi)容應(yīng)包括實物檔案的編號、名稱、來源、形成時間、保管期限、存放位置等信息。編目應(yīng)按照分類順序進行，編目完成后應(yīng)形成《實物檔案目錄》。四、實物檔案的保管（一）保管場所實物檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管方式1.對于獎杯、獎牌、榮譽證書等體積較小的實物檔案，應(yīng)存放在專用的檔案盒內(nèi)，并在檔案盒上標明編號、名稱、來源等信息。2.對于印章、題詞字畫等較為珍貴的實物檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加裝防護設(shè)備等。3.對于照片、錄音、錄像等電子類實物檔案，應(yīng)進行數(shù)字化處理，并存儲在專用的存儲設(shè)備上，同時建立備份制度，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）保管期限實物檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要程度、歷史價值等因素確定，具體保管期限如下：1.具有重要歷史意義和長期保存價值的實物檔案，保管期限為永久。2.反映本單位一般工作活動和具有一定保存價值的實物檔案，保管期限為30年。3.其他實物檔案，保管期限為10年。（四）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對實物檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括實物檔案的存放情況、保管狀況、編目信息等。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。五、實物檔案的利用（一）利用范圍本單位內(nèi)部各部門因工作需要，可以查閱、借閱實物檔案。外單位因特殊原因需要查閱、借閱實物檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部各部門查閱、借閱實物檔案，應(yīng)填寫《實物檔案查閱借閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱實物檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理部門提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，并加蓋單位公章。檔案管理部門收到申請函后，應(yīng)進行審核，審核通過后報本單位分管領(lǐng)導審批。審批通過后，外單位方可到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱實物檔案時，查閱、借閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求填寫《實物檔案查閱借閱登記表》，詳細記錄查閱、借閱的時間、內(nèi)容、歸還時間等信息，并簽字確認。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護實物檔案，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失實物檔案。如需復(fù)印、拍照實物檔案，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立實物檔案利用登記制度，對實物檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱、借閱時間、查閱、借閱人員、查閱、借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、實物檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織實物檔案的鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織本單位相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進行。（二）鑒定標準實物檔案的鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的實際情況，按照保管期限、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合評估。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的實物檔案進行清理，提出擬銷毀的實物檔案清單。2.鑒定小組對擬銷毀的實物檔案清單進行審核，根據(jù)鑒定標準確定是否需要銷毀。3.對于需要銷毀的實物檔案，鑒定小組應(yīng)填寫《實物檔案銷毀鑒定表》，詳細記錄實物檔案的編號、名稱、來源、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息，并簽字確認。4.將填寫好的《實物檔案銷毀鑒定表》報本單位分管領(lǐng)導審批。審批通過后，檔案管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定組織實施銷毀工作。（四）銷毀方式實物檔案的銷毀