PAGE政府檔案員崗位責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在政府工作中的作用，特制定本崗位責(zé)任制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門及所屬單位從事檔案管理工作的檔案員崗位。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映政府工作的歷史面貌。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行分類、整理、保管和利用，提高管理效率和質(zhì)量。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露，維護(hù)國家和政府的利益。二、崗位職責(zé)（一）檔案收集1.負(fù)責(zé)收集本部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.定期對各科室的文件材料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保應(yīng)歸檔的文件材料及時、完整地收集上來。3.積極主動地與相關(guān)部門和人員溝通協(xié)調(diào)，獲取與本部門工作相關(guān)的外部文件材料，豐富檔案資源。（二）檔案整理1.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，使其條理清晰、便于查找。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁、裝盒等加工處理，保證檔案的整齊規(guī)范。3.對電子檔案進(jìn)行分類存儲、命名規(guī)范、元數(shù)據(jù)錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）檔案保管1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等，確保檔案的安全保管環(huán)境。2.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案的損壞、丟失等問題。3.按照規(guī)定的期限和要求，對到期檔案進(jìn)行鑒定和處置，確保檔案的質(zhì)量和價值。（四）檔案利用1.建立健全檔案利用制度，為政府各部門及社會公眾提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.根據(jù)利用者的需求，準(zhǔn)確、迅速地提供所需檔案，并做好利用登記和跟蹤服務(wù)。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，防止泄露。（五）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。3.按照要求向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和及時。（六）檔案信息化建設(shè)1.參與制定本部門檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和方案，推動檔案管理工作的信息化進(jìn)程。2.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.開展檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案的利用效率和便捷性。三、工作流程（一）檔案收集流程1.各科室在工作活動中形成文件材料后，及時進(jìn)行整理和分類，填寫文件材料移交清單，定期移交至檔案員。2.檔案員收到移交清單后，對文件材料進(jìn)行初步審核，檢查其完整性和準(zhǔn)確性。3.對于不符合要求的文件材料，及時與科室溝通，要求補(bǔ)充或完善。4.將審核合格的文件材料進(jìn)行登記，納入檔案收集范圍。（二）檔案整理流程1.根據(jù)檔案分類方案，確定各類檔案的整理方法和標(biāo)準(zhǔn)。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號、編目，編寫卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表等。3.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立文件夾結(jié)構(gòu)，按照命名規(guī)則對電子文件進(jìn)行命名。4.錄入電子檔案的元數(shù)據(jù)，包括文件題名、日期、作者、來源等信息，確保電子檔案的可檢索性。5.將整理好的檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，貼上標(biāo)簽，注明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管流程1.將整理好的檔案移交至檔案庫房，按照類別和保管期限進(jìn)行上架排列。2.定期對檔案庫房進(jìn)行巡查，檢查庫房溫濕度、通風(fēng)情況、設(shè)備運(yùn)行狀況等，做好記錄。3.每年對檔案進(jìn)行全面清查，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，對到期檔案進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存的處理，填寫檔案鑒定銷毀清冊，經(jīng)審批后實施。（四）檔案利用流程1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、所需檔案名稱、數(shù)量等信息，提交至檔案員。2.檔案員對利用申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案管理規(guī)定決定是否提供利用。3.對于批準(zhǔn)利用的檔案，檔案員按照利用者的需求，在檔案庫房內(nèi)查找并提供相應(yīng)檔案，辦理借閱登記手續(xù)。如需復(fù)印或摘錄，按照規(guī)定進(jìn)行操作，并做好記錄。4.利用者歸還檔案時，檔案員對檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無損壞、丟失等情況后，辦理歸還手續(xù)，注銷借閱登記。（五）檔案統(tǒng)計流程1.每月末，檔案員對本月檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計，填寫檔案收進(jìn)移出統(tǒng)計表。2.每季度對檔案整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，填寫檔案管理情況統(tǒng)計表。3.每年末，根據(jù)全年檔案管理工作情況，編制年度檔案統(tǒng)計報表，向上級檔案管理部門報送。四、考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.檔案收集工作的及時性、完整性。2.檔案整理的質(zhì)量和規(guī)范性。3.檔案保管的安全性和完好率。4.檔案利用服務(wù)的滿意度。5.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。6.檔案信息化建設(shè)工作的推進(jìn)情況。（二）考核方式1.定期考核：每半年進(jìn)行一次全面考核，由檔案管理部門組織實施。2.日常考核：由檔案員所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常工作表現(xiàn)的考核，包括工作態(tài)度、工作紀(jì)律等方面。（三）獎懲措施1.對于在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、成績突出的檔案員，給予表彰和獎勵，包括榮譽(yù)證書、獎金等。2.對于違反檔案管理規(guī)定，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等事故的檔案員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職等處分，造成嚴(yán)重后果的依法追究法律責(zé)任。五、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計劃1.制定年度檔案員培訓(xùn)計劃，根據(jù)檔案管理工作的實際需求和檔案員的業(yè)務(wù)水平，確定培訓(xùn)內(nèi)容和方式。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識、信息化技術(shù)、職業(yè)道德等方面。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實地考察等多種形式。（二）培訓(xùn)實施1.按照培訓(xùn)計劃組織開展培訓(xùn)活動，確保培訓(xùn)時間、地點、師資等落實到位。2.培訓(xùn)過程中，注重培訓(xùn)效果的評估，通過考試、作業(yè)、實際操作等方式檢驗檔案員對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度。3.對培訓(xùn)效果不理想的檔案員，進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，直至達(dá)到要求。（三）職業(yè)發(fā)展1.為檔案員提供職業(yè)發(fā)展規(guī)劃指導(dǎo)，根據(jù)其個人興趣、能力和工作表現(xiàn)，制定個性化的職業(yè)發(fā)展路徑。2.鼓勵檔案員參加檔案專業(yè)技術(shù)職稱考試，對取得相應(yīng)職稱的檔案員給予一定的獎勵和