PAGE檔案館建立健全制度意義一、總則（一）目的為了加強檔案館的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案館的各項工作流程，保障檔案工作的規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化，為公司/組織的發(fā)展提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，確保檔案信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標準和方法，對檔案進行科學整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司/組織各項工作為宗旨，積極提供檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理機構(gòu)與職責（一）檔案館設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案館，作為檔案管理的專門機構(gòu)，負責集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案。（二）檔案館職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進行分類、編目、鑒定、統(tǒng)計等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.積極提供檔案利用服務(wù)，為公司/組織的各項工作提供檔案信息支持，依法依規(guī)做好檔案查閱、借閱等工作。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高公司/組織全體人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。7.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案的及時收集和規(guī)范整理。8.負責與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流，及時了解和掌握檔案工作的新動態(tài)、新要求。（三）各部門檔案管理職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時形成和規(guī)范管理。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案整理后移交檔案館。3.在工作中積極配合檔案館的工作，提供檔案管理所需的相關(guān)信息和資料。4.負責對本部門兼職檔案員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同載體的材料，均屬檔案收集范圍。2.具體包括但不限于行政管理、黨群工作、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)管理、人力資源等方面形成的檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責任人，及時收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應(yīng)遵循及時、準確、全面的原則，避免檔案的散失和遺漏。3.對于重要活動和項目形成的檔案，應(yīng)實行同步收集，確保檔案與活動、項目進程相匹配。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化。（四）檔案整理方法1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，進行分類整理。2.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁、編目等工作，編制檔案目錄和檢索工具。3.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管要求1.對不同載體的檔案應(yīng)分別進行保管，確保檔案的質(zhì)量不受影響。2.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄，做到賬物相符。3.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。（三）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案館會同有關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息的泄露。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以服務(wù)公司/組織各項工作為出發(fā)點，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，要確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案館查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案館應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人進行協(xié)助。2.借閱：對于確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，檔案館可為其出具檔案證明材料，證明材料應(yīng)加蓋檔案館印章，確保其真實性和有效性。（三）利用審批1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案館辦理利用手續(xù)。2.外部單位或人員查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出申請，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可到檔案館辦理利用手續(xù)。查閱、借閱重要檔案時，應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.推進檔案信息資源的共享，為公司/組織各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進公司/組織的信息化建設(shè)。（二）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案進行分類、編目、存儲等管理，實現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理。（三）信息安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.建立健全檔案信息化系統(tǒng)的用戶管理制度，嚴格用戶權(quán)限管理，確保用戶信息安全。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，確保檔案信息的安全性和完整性。七、檔案工作人員管理（一）人員配備檔案館應(yīng)根據(jù)工作需要，配備足夠數(shù)量的專職檔案工作人員，檔案工作人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。（二）培訓與考核1.定期組織檔案工作人員參加業(yè)務(wù)培訓，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓內(nèi)容包括檔案管理知識、信息技術(shù)應(yīng)用、法律法規(guī)等方面。2.建立檔案工作人員考核制度，對檔案工作人員的工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等方面進行考核，考核結(jié)果作為檔案工作人員晉升、獎勵、調(diào)整崗位的依據(jù)。（三）職業(yè)道德要求1.檔案工作人員應(yīng)熱愛檔案事業(yè)，具有高度的責任感和敬業(yè)精神。2.