PAGE土地整備部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)土地整備部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為土地整備工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于土地整備部在土地整備項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類文件、資料、圖表、聲像等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：土地整備部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映土地整備工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善土地整備部檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)土地整備部檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案的安全存放。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.按照檔案查閱、借閱規(guī)定，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還檔案。工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不斷提高檔案管理水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在土地整備工作中形成的文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門文件、資料的形成和管理，確保檔案質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.土地整備項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、審批等文件。2.土地征收、拆遷補(bǔ)償、安置等相關(guān)文件和資料。3.土地測(cè)繪、評(píng)估、勘界等報(bào)告和資料。4.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.與土地整備相關(guān)的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。6.項(xiàng)目進(jìn)展情況報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。7.影像資料、電子文檔等其他與土地整備工作有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件、資料的收集工作，確保收集及時(shí)、完整。2.收集的文件、資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要文件、資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查閱，符合檔案管理的要求。（四）整理方法1.分類：按照土地整備工作的流程和檔案內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、征收拆遷、項(xiàng)目實(shí)施、竣工驗(yàn)收等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在文件、資料形成后及時(shí)整理，定期移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)按照整理要求對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，合格后辦理歸檔手續(xù)。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.土地整備部檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括土地整備項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、審批等重要文件，以及涉及土地權(quán)益、重大決策等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要文件、合同協(xié)議等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，主要包括一般性文件、資料等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.聲像檔案應(yīng)按照相關(guān)要求進(jìn)行整理和保管，確保影像清晰、聲音完整。（四）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格控制檔案的進(jìn)出。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本部門人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)土地整備部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案一般不得超過(guò)規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查。2.參考檔案的利用情況，確定檔案的存毀意見(jiàn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)土地整備部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門。（二）移