PAGE2023年檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類和載體的檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)工作中直接形成的對(duì)公司/組織具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，提供便捷的查閱和利用條件，提高檔案的使用價(jià)值。4.維護(hù)檔案安全原則：采取有效措施，確保檔案實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。2.建立健全檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類編目，編制檢索工具，便于檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門(mén)。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶資料、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目文檔等。3.技術(shù)研發(fā)類：包含科研項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利文件等。4.基本建設(shè)類：涉及工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收等檔案。5.設(shè)備儀器類：包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備報(bào)廢文件等。6.聲像電子類：如照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理。3.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行劃分，如行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類、技術(shù)研發(fā)類等，每類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，目錄應(yīng)打印成冊(cè)或錄入電子系統(tǒng)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔后移交至檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要文件等應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)本部門(mén)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.將檔案移交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次審核和接收登記。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：主要是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案：是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，查閱人員到檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取查閱證。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，注銷查閱登記。（三）利用方式1.提供檔案原件供查閱人員直接查閱。2.根據(jù)查閱人員需求，提供檔案復(fù)印件或摘錄。3.對(duì)于重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，可采用光盤(pán)、電子文檔等形式提供利用，但需嚴(yán)格控制使用范圍和權(quán)限。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價(jià)值鑒定原則：根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人牽頭，相關(guān)部門(mén)人員參加，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價(jià)值。2.分析檔案內(nèi)容：根據(jù)檔案的主題、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，分析其在公司/組織工作中的作用和價(jià)值。3.參考檔案利用情況：統(tǒng)計(jì)檔案的查閱次數(shù)、利用效果等，了解檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見(jiàn)，編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.監(jiān)銷人員在檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送。（二）移交工作1.公司/組織發(fā)生機(jī)構(gòu)變動(dòng)、資產(chǎn)重組等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)做好檔案的移交工作。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，明確移交檔案的名稱、數(shù)量及保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.接收單位應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用要求。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，確保不同人員對(duì)檔案的訪問(wèn)權(quán)限符合規(guī)定。3.具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵