PAGE新版檔案室管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度及流程，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。7.開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供支持和服務(wù)。8.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和維護(hù)。3.按照公司檔案管理制度及流程的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交檔案室。4.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、保管、利用等具體工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，確保檔案的安全與保密。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報(bào)告、決議、合同等。2.科技檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的檔案。3.會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)各類業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的檔案進(jìn)行分類，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶服務(wù)檔案等。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式，如2023永久001。2.科技檔案編號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目或設(shè)備的編號(hào)進(jìn)行編制，如項(xiàng)目編號(hào)為XM202301，則該項(xiàng)目的科技檔案編號(hào)為XM202301001。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如2023年會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為2023KJ001。4.人事檔案編號(hào)：采用員工工號(hào)作為檔案編號(hào)。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案2023SY001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和要求，定期對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行收集和整理。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將文件整理歸檔，并移交本部門檔案管理人員。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保檔案的完整性。4.檔案室應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目或設(shè)備的形成過程進(jìn)行分類整理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)階段的文件。4.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行整理，確保檔案的規(guī)范有序。5.人事檔案應(yīng)按照員工個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)等內(nèi)容進(jìn)行整理，確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案可按照客戶信息、市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷活動(dòng)等類別進(jìn)行整理。7.在檔案整理過程中，應(yīng)去除重復(fù)、無效的文件，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案編目與裝訂（一）檔案編目1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案整理結(jié)果，編制檔案目錄。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確完整。3.文書檔案目錄應(yīng)按照文件的順序編制，科技檔案目錄應(yīng)按照項(xiàng)目或設(shè)備的文件清單編制，會(huì)計(jì)檔案目錄應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別編制，人事檔案目錄應(yīng)按照員工檔案內(nèi)容編制。（二）檔案裝訂1.文書檔案應(yīng)按照一定的規(guī)格進(jìn)行裝訂，一般采用A4紙大小，左側(cè)裝訂。2.科技檔案應(yīng)根據(jù)文件的數(shù)量和厚度進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等的裝訂要求進(jìn)行裝訂，確保檔案的規(guī)范統(tǒng)一。4.人事檔案應(yīng)采用專用檔案盒進(jìn)行保管，不得隨意裝訂。5.在檔案裝訂過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的內(nèi)容，避免損壞或丟失。六、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查詢和管理。4.檔案室應(yīng)建立檔案出入庫(kù)登記制度，對(duì)檔案的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、去向等進(jìn)行詳細(xì)記錄。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。（二）檔案保護(hù)1.加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)工作，制定安全管理制度，防止檔案被盜、被搶、被毀等事故的發(fā)生。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，如電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，紙質(zhì)檔案可進(jìn)行復(fù)印件備份，并存放在不同的地點(diǎn)。4.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)檔案信息進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露給無關(guān)人員。5.對(duì)檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。七、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.公司員工因工作需要可查閱、借閱檔案，檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、確保安全的原則。2.檔案利用者應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室應(yīng)根據(jù)檔案利用申請(qǐng)表，及時(shí)提供檔案，并做好利用記錄。4.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延長(zhǎng)利用時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案室應(yīng)積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司提供檔案資料匯編、數(shù)據(jù)分析等服務(wù)，為公司決策提供支持依據(jù)。（二）檔案借閱1.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案一般不得帶出檔案室，如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、銷毀檔案，如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.檔案室應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行催還，對(duì)逾期未還的檔案，應(yīng)及時(shí)通知借閱人歸還。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案室負(fù)責(zé)人組織，檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，組成檔案鑒定小組。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的保管期限和價(jià)值。4.檔案鑒定小組應(yīng)形成檔案鑒定報(bào)告，注明檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）檔案銷毀1.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案室應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式，電子檔案可采用刪除、格式化等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀申請(qǐng)表上注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并由監(jiān)督人和銷毀人簽字確認(rèn)，同時(shí)將檔案銷毀情況記錄在檔案銷毀登記簿上。九、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的電子文件，并按照檔案分類方案進(jìn)行整理。2.電子文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式保存，如文檔類文件可采用PDF格式，圖像類文件可采用JPEG格式等。3.電子文件應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列，并建立相應(yīng)的文件夾和文件名。4.電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件編號(hào)、題名、日期、作者、密級(jí)等信息，確保電子文件的可識(shí)別性和可追溯性。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全性和可靠性。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如磁帶、光盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。4.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，只有授權(quán)人員才能訪問電子檔案，防止電子檔案信息泄露。（三）電子檔案的利用與管理1.公司員工可通過網(wǎng)絡(luò)查詢、借閱電子檔案，檔案利用應(yīng)遵循方便快捷與安全保密的原則。2.電子檔案利用者應(yīng)填寫電子檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室應(yīng)根據(jù)電子檔