PAGE檔案室搬遷請示報(bào)告制度一、總則（一）目的為確保公司檔案室搬遷工作的順利進(jìn)行，保證檔案的安全、完整，規(guī)范搬遷過程中的請示報(bào)告流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室因辦公地點(diǎn)變更、場地調(diào)整等原因進(jìn)行的搬遷活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：在搬遷過程中，要采取必要的防護(hù)措施，確保檔案不受損壞、丟失、泄密等情況。2.有序規(guī)范原則：明確搬遷各環(huán)節(jié)的工作流程和責(zé)任，嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，保證搬遷工作有條不紊。3.全程記錄原則：對搬遷過程中的重要事項(xiàng)進(jìn)行請示報(bào)告和記錄，以便追溯和查詢。二、搬遷準(zhǔn)備階段（一）成立搬遷工作小組1.人員構(gòu)成由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，成員包括檔案管理人員、行政后勤人員、技術(shù)支持人員等。2.職責(zé)分工組長職責(zé)：全面領(lǐng)導(dǎo)檔案室搬遷工作，協(xié)調(diào)解決搬遷過程中的重大問題。副組長職責(zé)：協(xié)助組長開展工作，負(fù)責(zé)制定搬遷工作計(jì)劃，組織實(shí)施各項(xiàng)搬遷任務(wù)。檔案管理人員職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案的清點(diǎn)、整理、打包、運(yùn)輸、交接等具體工作，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。行政后勤人員職責(zé)：負(fù)責(zé)提供搬遷所需的物資、設(shè)備，安排車輛、搬運(yùn)人員等，保障搬遷工作的順利進(jìn)行。技術(shù)支持人員職責(zé)：負(fù)責(zé)對檔案存儲(chǔ)環(huán)境、設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保搬遷過程中檔案的存儲(chǔ)安全。（二）檔案清查與整理1.清查內(nèi)容對檔案室現(xiàn)存檔案進(jìn)行全面清查，包括檔案的種類、數(shù)量、存儲(chǔ)位置、保管狀況等，填寫檔案清查登記表。2.整理要求按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案排列有序。對破損、褪色、字跡模糊等不符合保管要求的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。清理過期、無效的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。（三）制定搬遷計(jì)劃1.計(jì)劃內(nèi)容包括搬遷時(shí)間安排、搬遷步驟、人員分工、物資準(zhǔn)備、運(yùn)輸路線、安全保障措施等。2.時(shí)間安排根據(jù)公司整體工作安排，合理確定搬遷時(shí)間，提前通知相關(guān)部門和人員，確保搬遷工作不影響公司正常業(yè)務(wù)開展。3.運(yùn)輸路線規(guī)劃選擇安全、便捷的運(yùn)輸路線，避開交通擁堵、道路施工等路段，確保檔案運(yùn)輸安全、準(zhǔn)時(shí)。（四）物資準(zhǔn)備1.包裝材料準(zhǔn)備足夠數(shù)量的檔案盒、紙箱、封條、標(biāo)簽、填充物等包裝材料，確保檔案包裝牢固、密封良好。2.運(yùn)輸設(shè)備根據(jù)檔案數(shù)量和運(yùn)輸距離，安排合適的運(yùn)輸車輛，確保車輛性能良好、具備必要的防護(hù)設(shè)施。3.存儲(chǔ)設(shè)備提前準(zhǔn)備好新檔案室的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案架、密集架、存儲(chǔ)柜等，確保設(shè)備符合檔案保管要求。（五）請示與審批1.請示內(nèi)容搬遷工作小組應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)提交搬遷請示報(bào)告，內(nèi)容包括搬遷原因、搬遷計(jì)劃、人員安排、物資準(zhǔn)備、安全保障措施等。2.審批流程公司領(lǐng)導(dǎo)對搬遷請示報(bào)告進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可實(shí)施搬遷工作。如遇重大問題或需要調(diào)整搬遷計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請示。三、搬遷實(shí)施階段（一）檔案打包1.打包要求按照檔案分類順序進(jìn)行打包，每個(gè)包內(nèi)檔案應(yīng)數(shù)量適中、便于搬運(yùn)和清點(diǎn)。在檔案包上粘貼標(biāo)簽，注明檔案類別、年度、保管期限、起止編號(hào)等信息。對重要、珍貴檔案應(yīng)采取特殊包裝和防護(hù)措施，如使用專用檔案盒、加密存儲(chǔ)等。2.打包過程記錄檔案管理人員應(yīng)對檔案打包過程進(jìn)行記錄，包括打包時(shí)間、檔案數(shù)量、包裝情況等，確保記錄準(zhǔn)確、完整。（二）檔案運(yùn)輸1.運(yùn)輸要求安排專人負(fù)責(zé)檔案運(yùn)輸，運(yùn)輸過程中要輕拿輕放，避免劇烈震動(dòng)和碰撞。對運(yùn)輸車輛進(jìn)行清潔、消毒，確保車廂內(nèi)環(huán)境整潔、無異味。在運(yùn)輸途中，要密切關(guān)注天氣變化，做好防雨、防潮、防曬等措施。2.運(yùn)輸安全保障為運(yùn)輸車輛配備必要的安全設(shè)備，如滅火器、防滑鏈等。運(yùn)輸人員應(yīng)具備相應(yīng)的駕駛資質(zhì)和安全意識(shí)，遵守交通規(guī)則，確保運(yùn)輸安全。對運(yùn)輸過程進(jìn)行全程監(jiān)控，可通過安裝GPS定位系統(tǒng)或安排專人跟車等方式，及時(shí)掌握運(yùn)輸情況。（三）新檔案室整理與上架1.整理要求對新檔案室進(jìn)行清潔、通風(fēng)、消毒，檢查檔案存儲(chǔ)設(shè)備是否完好。根據(jù)檔案分類和存儲(chǔ)要求，合理規(guī)劃檔案架、密集架的布局，確保檔案存放整齊、有序。2.上架要求按照檔案包上的標(biāo)簽信息，將檔案準(zhǔn)確無誤地上架存放，做到賬實(shí)相符。在檔案上架過程中，要注意保護(hù)檔案的完整性，避免損壞檔案。（四）檔案交接1.交接內(nèi)容檔案管理人員與新檔案室接收人員進(jìn)行檔案交接，填寫檔案交接清單，包括檔案類別、數(shù)量、包裝情況、交接時(shí)間、交接人員等信息。2.交接流程雙方在檔案交接清單上簽字確認(rèn)，確保檔案交接手續(xù)完備。對交接過程進(jìn)行記錄，留存相關(guān)資料，以備查詢。（五）請示與報(bào)告1.定期請示搬遷工作小組應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)搬遷工作進(jìn)展情況，及時(shí)請示解決搬遷過程中出現(xiàn)的問題。2.突發(fā)情況報(bào)告如在搬遷過程中發(fā)生檔案損壞、丟失、泄密等突發(fā)情況，應(yīng)立即停止搬遷工作，采取應(yīng)急措施，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，同時(shí)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行處理。四、搬遷驗(yàn)收階段（一）驗(yàn)收內(nèi)容1.檔案數(shù)量核對對新檔案室存放的檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，與檔案清查登記表和檔案交接清單進(jìn)行核對，確保賬實(shí)相符。2.檔案質(zhì)量檢查檢查檔案的包裝是否完好，檔案是否有損壞、褪色、字跡模糊等情況，檔案分類、排列是否符合要求。3.存儲(chǔ)環(huán)境檢查檢查新檔案室的溫度、濕度、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等環(huán)境條件是否符合檔案保管要求。4.設(shè)備設(shè)施檢查檢查檔案存儲(chǔ)設(shè)備、消防設(shè)備、安全監(jiān)控設(shè)備等是否正常運(yùn)行，是否滿足檔案管理需要。（二）驗(yàn)收流程1.自查自糾搬遷工作小組在搬遷完成后，首先進(jìn)行自查自糾，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。2.申請驗(yàn)收自查合格后，搬遷工作小組向公司領(lǐng)導(dǎo)提交驗(yàn)收申請報(bào)告，申請對檔案室搬遷工作進(jìn)行驗(yàn)收。3.組織驗(yàn)收公司領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門和人員組成驗(yàn)收小組，對檔案室搬遷工作進(jìn)行全面驗(yàn)收。4.驗(yàn)收結(jié)果反饋驗(yàn)收小組對驗(yàn)收情況進(jìn)行總結(jié)，形成驗(yàn)收報(bào)告，反饋驗(yàn)收結(jié)果。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收小組應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)明確指出存在的問題，并提出整改要求，搬遷工作小組應(yīng)按照要求進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格。五、后續(xù)工作階段（一）檔案信息更新1.系統(tǒng)錄入對新檔案室的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)錄入，更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案存儲(chǔ)位置、保管期限等信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.標(biāo)識(shí)調(diào)整根據(jù)檔案上架情況，對檔案室的檔案標(biāo)識(shí)進(jìn)行調(diào)整，確保標(biāo)識(shí)清晰、準(zhǔn)確，便于查找和管理。（二）總結(jié)與評(píng)估1.工作總結(jié)搬遷工作結(jié)束后，搬遷工作小組應(yīng)對整個(gè)搬遷過程進(jìn)行總結(jié)，分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。2.效果評(píng)估公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案室搬遷工作的效果進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括檔案安全保障、工作效率、成本控制等方面，為今后的檔案管理工作提供參考。（三）資料歸檔將檔案室搬遷