PAGE養(yǎng)老院檔案保存制度范本一、總則（一）目的為加強養(yǎng)老院檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于養(yǎng)老院各部門在工作中形成的各類檔案的保存與管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指養(yǎng)老院在運營管理、服務(wù)提供、人員管理、設(shè)施設(shè)備管理等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理養(yǎng)老院各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作。3.建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.為各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。7.對檔案管理人員進行培訓和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，在規(guī)定范圍內(nèi)使用檔案，并及時歸還。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能，不斷提高工作效率和質(zhì)量。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，負責檔案信息的錄入、維護和利用。5.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決，確保檔案的安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括養(yǎng)老院的各類文件、通知、報告、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工的入職登記表、履歷表、勞動合同、培訓記錄、考核評價、獎懲情況等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預算與決算等。4.服務(wù)檔案：老人入住檔案、健康檔案、護理記錄、服務(wù)計劃與評估等。5.設(shè)施設(shè)備檔案：設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、使用說明書等。6.安全管理檔案：安全檢查記錄、應急預案、事故處理報告等。7.其他具有保存價值的檔案。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、準確地收集齊全。2.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、服務(wù)管理類、設(shè)施設(shè)備管理類、安全管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.排列：按照檔案的形成時間、重要程度等進行排列。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映養(yǎng)老院主要職能活動和歷史面貌的，對養(yǎng)老院工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：凡是反映養(yǎng)老院一般工作活動，在較長時間內(nèi)對養(yǎng)老院工作有查考利用價值的檔案。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對養(yǎng)老院工作有查考利用價值的檔案。保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備（滅火器、消防栓等）、防盜設(shè)備（監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等）、防蟲設(shè)備（防蟲劑等）、防潮設(shè)備（除濕機等）等。3.檔案應分類存放，不同保管期限、不同類別的檔案應分別存放，便于查找和管理。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。5.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應及時報告并采取措施處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本養(yǎng)老院工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員只能在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱，不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)養(yǎng)老院主管領(lǐng)導批準。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱檔案的，應持有單位介紹信，經(jīng)養(yǎng)老院主管領(lǐng)導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等內(nèi)容。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案，按時歸還檔案。（三）歸還與注銷1.查閱或借閱完畢后，查閱或借閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。2.檔案管理人員在確認檔案歸還無誤后，應在《檔案查閱申請表》或《檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并予以注銷。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和價值，對檔案進行鑒定評估。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，可考慮予以銷毀。3.對涉及養(yǎng)老院核心機密、重要業(yè)務(wù)等仍需繼續(xù)保存的檔案，應延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)養(yǎng)老院主管領(lǐng)導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步建立完善養(yǎng)老院檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應安排專人負責檔案信息化數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、備份等，保證數(shù)據(jù)的時效性和安全性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授