PAGE會(huì)計(jì)部業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)部業(yè)務(wù)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、使用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于會(huì)計(jì)部在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議、銀行對(duì)賬單、發(fā)票等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則會(huì)計(jì)部業(yè)務(wù)檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案的丟失、損壞和泄露，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理制度，便于檔案的查閱、使用和保管，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門會(huì)計(jì)部設(shè)立專門的檔案管理崗位，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。2.建立檔案目錄和索引，便于檔案的查閱和檢索。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，做好檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄露。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀處理。6.協(xié)助其他部門查閱和使用檔案，提供必要的檔案信息和服務(wù)。（三）會(huì)計(jì)人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本崗位業(yè)務(wù)檔案的整理和移交，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案資料提交給檔案管理人員。3.配合檔案管理人員做好檔案的查閱和使用工作，提供必要的協(xié)助和說明。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍會(huì)計(jì)部各崗位在辦理業(yè)務(wù)過程中形成的各類文件、資料、憑證等，均應(yīng)作為檔案進(jìn)行收集。具體包括但不限于：1.會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：月度報(bào)表、季度報(bào)表、年度報(bào)表等。4.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。6.合同協(xié)議：采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、借款合同等。7.銀行對(duì)賬單：月度對(duì)賬單、季度對(duì)賬單、年度對(duì)賬單等。8.發(fā)票：增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、其他發(fā)票等。9.其他相關(guān)資料：財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、財(cái)務(wù)制度文件等。（二）收集要求1.及時(shí)性會(huì)計(jì)人員應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案資料提交給檔案管理人員，確保檔案的及時(shí)收集。2.完整性檔案資料應(yīng)齊全完整，包括所有必要的文件、憑證、報(bào)表等，不得遺漏。3.真實(shí)性檔案資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。（三）整理方法1.分類按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和用途進(jìn)行分類，如會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)表類、稅務(wù)資料類、審計(jì)報(bào)告類、合同協(xié)議類、銀行對(duì)賬單類、發(fā)票類等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查閱。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和連續(xù)性的原則。3.裝訂將零散的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)使用統(tǒng)一的裝訂材料和方法，保證檔案的美觀和耐用。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.定期歸檔檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.分類存放按照檔案的分類進(jìn)行存放，便于檔案的查找和管理。3.標(biāo)識(shí)清晰在檔案存放位置設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，標(biāo)明檔案的類別、編號(hào)、名稱等信息。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為[X]年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為[X]年。3.財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為[X]年。4.稅務(wù)資料保管期限為[X]年。5.審計(jì)報(bào)告保管期限為[X]年。6.合同協(xié)議保管期限為[X]年。7.銀行對(duì)賬單保管期限為[X]年。8.發(fā)票保管期限為[X]年。9.其他相關(guān)資料保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但不得少于[X]年。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，避免陽(yáng)光直射和潮濕環(huán)境。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。五、檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱會(huì)計(jì)部?jī)?nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部查閱外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的和查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，申請(qǐng)人到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。4.查閱結(jié)束后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）使用限制1.查閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換或損壞檔案。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房或復(fù)印、拍照、錄像檔案內(nèi)容。3.檔案僅供查閱和使用，不得用于其他任何目的。六、檔案的借閱與歸還（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部借閱會(huì)計(jì)部?jī)?nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外部借閱外部單位或個(gè)人因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、歸還時(shí)間和違約責(zé)任等事項(xiàng)。（二）借閱程序1.申請(qǐng)人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的和借閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，申請(qǐng)人到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》。4.借閱人在借閱期限內(nèi)使用檔案，并妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。5.借閱結(jié)束后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案借閱協(xié)議》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.歸還的檔案應(yīng)保持完好無損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)或賠償。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限和銷毀原因等信息。2.將申請(qǐng)表提交給會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)人審核。3.審核通過后，將申請(qǐng)表提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。清點(diǎn)核對(duì)無誤后，在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。5.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、