PAGE醫(yī)院檔案室安全管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案室安全管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護醫(yī)院正常工作秩序，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院檔案室及所有涉及檔案管理工作的部門和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：強化安全防范意識，建立健全安全預(yù)防機制，做到防患于未然。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展檔案安全管理工作。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案安全管理制度，并組織實施。2.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.定期對檔案進行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全隱患。4.負責(zé)檔案庫房的日常管理，包括溫濕度控制、防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等工作。5.負責(zé)檔案管理設(shè)備的維護和管理，確保設(shè)備正常運行。6.組織開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高全體員工的檔案安全意識。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的保管和利用行為。3.配合檔案室做好檔案安全檢查和整改工作，及時反饋檔案管理中存在的問題。4.對本部門員工進行檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案保護意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認真履行崗位職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)符合規(guī)定要求。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.做好檔案庫房的安全防范工作，落實各項安全措施。5.積極參加檔案安全培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和安全意識。三、檔案收集與整理（一）收集范圍醫(yī)院各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、病歷、影像等均應(yīng)納入檔案收集范圍。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對重要檔案和特殊載體檔案（如電子檔案、聲像檔案等）應(yīng)進行重點收集和保護。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理。2.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁、編目等處理，確保檔案整齊、規(guī)范。3.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。四、檔案保管（一）庫房建設(shè)與布局1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等條件良好的位置。2.庫房應(yīng)具備足夠的空間，滿足檔案存儲的需求，并合理劃分檔案存放區(qū)域。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、柜等存儲設(shè)備，確保檔案存放有序。（二）溫濕度控制1.檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄。3.根據(jù)溫濕度變化情況，及時采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施，如通風(fēng)、除濕、加濕等。（三）防火防盜1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，并確保其正常運行。2.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，不得存放易燃易爆物品。3.檔案管理人員離開庫房時，應(yīng)關(guān)閉門窗，切斷電源，確保庫房安全。4.加強對庫房鑰匙的管理，實行專人保管，嚴(yán)格登記鑰匙的使用情況。（四）防蟲防潮1.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時采取防治措施，如投放驅(qū)蟲藥物等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。3.對易受潮的檔案應(yīng)采取防潮措施，如密封包裝、放置干燥劑等。（五）防塵防鼠1.庫房門窗應(yīng)安裝防塵窗簾和防鼠板，防止灰塵和老鼠進入庫房。2.定期對庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)鼠跡應(yīng)及時采取滅鼠措施，如投放鼠藥、設(shè)置鼠夾等。（六）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等分類存放，標(biāo)識清晰。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.檔案存儲應(yīng)遵循便于查找和利用的原則，不得隨意堆放。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和安全性。2.堅持保密原則，但在不違反保密規(guī)定的前提下，應(yīng)最大限度地滿足醫(yī)院各項工作對檔案的利用需求。3.檔案利用應(yīng)遵循審批程序，確保利用目的明確、合理。（二）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱醫(yī)院檔案，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱、借閱醫(yī)院檔案，應(yīng)依法辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用審批1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱醫(yī)院檔案，須持有單位介紹信，填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機關(guān)查閱、借閱醫(yī)院檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點進行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，不得將檔案帶出檔案室。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，并應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.對涉及醫(yī)院機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍和方式，確保檔案信息安全。（五）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用目的利用內(nèi)容等。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院檔案管理制度，對檔案進行科學(xué)、合理的鑒定。2.在鑒定過程中，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等進行綜合分析和判斷。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限表和醫(yī)院檔案分類大綱，確定檔案的保管期限。3.根據(jù)檔案的現(xiàn)實利用情況和發(fā)展趨勢，對檔案的保存價值進行評估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行，并對銷毀過程進行詳細記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，銷毀記錄應(yīng)妥善保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對醫(yī)院現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合醫(yī)院檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等功能。3.安全保障：建立健全檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.在電子檔案存儲過程中，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等措施，確保數(shù)據(jù)安全。4.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。（四）信息化安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全措施。2.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，安裝防火墻、防病毒軟件等安全設(shè)備。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.對檔案信息化管理人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能。八、檔案安全檢查與整改（一）檢查內(nèi)容1.檔案庫房的安全設(shè)施設(shè)備是否完好，如防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設(shè)施是否正常運行。2.檔案的整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況和安全狀況。4.檔案管理人員的安全意識和操作規(guī)范。（二）檢查方式1.定期檢查：檔案室應(yīng)每月組織一次檔案安全自查，每季度組織一次全面的檔案安全檢查。2.不定期檢查：根據(jù)工作需要，對檔案安全情況進行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案安全管理中的重點問題和薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查。（三）檢查記錄1.每次檔案安全檢查應(yīng)做好詳細記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。2.檢查記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和分析。（四）整改措施1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期整改。2.整改完成后，應(yīng)進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.對因檔案安全管理不善導(dǎo)致的安全事故，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)目標(biāo)提高全體員工的檔案安全意識和業(yè)務(wù)水平，確保檔案管理工作的安全、規(guī)范、高效。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務(wù)知識。3.檔案安全防范技能，如防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等知識。4.檔案信息化管理知識和技能。（三）培訓(xùn)方式1.定期培訓(xùn)：每年組織不少于兩次的檔案安全培訓(xùn)，邀請專家或內(nèi)部