PAGE幼兒園工會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園工會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工會工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園工會在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園工會檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映工會工作實際情況，數據準確無誤。3.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責（一）工會主席職責1.領導和監(jiān)督工會檔案管理工作，將檔案管理納入工會工作計劃，保障檔案管理工作所需的經費和設備。2.審定檔案管理工作制度、工作計劃和總結，對檔案管理工作中的重大問題作出決策。（二）檔案管理人員職責1.負責工會檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整、準確和安全。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號規(guī)則，編制檔案檢索工具，積極開發(fā)利用檔案信息資源。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并向上級領導報告。4.負責檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.指導和協(xié)助工會各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，對兼職檔案員進行培訓和業(yè)務指導。（三）工會各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求定期向檔案管理人員移交。2.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、利用等工作，提供真實準確的檔案利用信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級工會及有關部門下發(fā)的與工會工作相關的文件、通知、指示等。2.幼兒園工會工作計劃、總結、報告、決議、會議記錄、紀要等。3.工會會員代表大會、委員會會議、常委會會議等各類會議文件材料。4.工會組織建設、會員管理、會費收繳等方面的文件材料。5.職工權益維護、勞動競賽、文體活動、送溫暖等工作的文件材料。6.工會財務預決算、經費收支、資產管理等方面的文件材料。7.工會與上級工會、其他單位工會及社會各界的往來文件材料。8.反映工會工作歷史沿革、重要事件、先進人物事跡等具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進行整理，定期移交檔案管理人員。2.檔案管理人員要主動收集有關工會工作的各類文件材料，確保檔案收集的完整性。3.對重要文件材料要進行跟蹤收集，確保不遺漏。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、財務工作類、聲像檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，保持文件的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的文件材料，在次年上半年歸檔完畢。2.跨年度的文件材料，在辦結后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應齊全完整、真實準確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的文件材料應按照分類方案和編號規(guī)則進行整理，編制檔案目錄一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。3.電子文件應按照相關規(guī)定進行整理和歸檔，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映工會工作重大歷史事件、重要會議、重要活動、重要人物等具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內具有查考利用價值的檔案，應定期保管。（四）保管措施1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性。5.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.工會會員：可查閱本人的入會申請書、會員證、會費繳納記錄等檔案材料。2.工會干部：可查閱與工作相關的檔案材料，如工作計劃、總結、會議記錄等。3.其他需要查閱檔案的人員：經工會主席批準后，可查閱相關檔案材料。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內容、查閱目的等。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案一般應在檔案庫房內進行，如需借出檔案，應經工會主席批準，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過[X]天。（三）利用方式1.提供檔案原件供查閱人員查閱。2.根據查閱人員的需求，提供檔案復印件或摘錄，但應注明出處，并加蓋檔案管理人員印章。3.利用檔案信息資源，編寫參考資料、專題匯編等，為工會工作提供決策依據。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定為依據，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的內容、來源、時間等方面進行綜合分析，準確判定檔案的價值。3.嚴格掌握檔案的銷毀標準，確保銷毀的檔案確無保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由工會主席擔任組長，檔案管理人員、工會各部門負責人等為成員。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內容和價值，確定其保管期限。2.綜合分析法：結合檔案的形成背景、利用情況等因素，對檔案進行綜合分析，判斷其價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。2.《檔案銷毀清冊》經工會主席審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進行銷毀操作。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立工會檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實現檔案信息的快速檢索和共享，為工會工作提供便捷的信息服務。3.保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類、編號、編目等處理。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合工會檔案管理的信息系統(tǒng)，實現檔案的錄入、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能。3.數據備份與安全管理：建立數據備份制度，定期對檔案數據進行備份，并采取安全防護措施，防止數據丟失和泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的