PAGE機(jī)動(dòng)車(chē)登記服務(wù)站檔案室制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)動(dòng)車(chē)登記服務(wù)站檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)動(dòng)車(chē)登記服務(wù)站檔案室的所有工作人員及涉及檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開(kāi)展檔案管理工作。2.安全保密原則：確保檔案資料的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.規(guī)范有序原則：建立健全檔案管理制度和工作流程，保證檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為業(yè)務(wù)辦理和相關(guān)工作提供便利。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.建立檔案目錄和索引，便于檔案的查找和利用。3.對(duì)檔案的借閱、歸還進(jìn)行登記和管理，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好，確保檔案存放環(huán)境符合要求。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.按照檔案管理要求，及時(shí)將辦理機(jī)動(dòng)車(chē)登記業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的整理、核對(duì)等工作，提供必要的協(xié)助。3.在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案利用規(guī)定查閱、使用檔案，不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀檔案。（三）主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批檔案管理工作計(jì)劃、制度和重要檔案的處置方案。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問(wèn)題，保障檔案管理工作的順利開(kāi)展。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和考核。三、檔案收集與整理（一）收集范圍機(jī)動(dòng)車(chē)登記服務(wù)站在辦理機(jī)動(dòng)車(chē)注冊(cè)登記、轉(zhuǎn)移登記、變更登記、抵押登記、注銷(xiāo)登記等業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的下列文件材料應(yīng)予以收集：1.申請(qǐng)表及相關(guān)證明、憑證。2.機(jī)動(dòng)車(chē)所有人身份證明材料。3.機(jī)動(dòng)車(chē)來(lái)歷證明。4.機(jī)動(dòng)車(chē)整車(chē)出廠合格證明或者進(jìn)口機(jī)動(dòng)車(chē)進(jìn)口憑證。5.車(chē)輛購(gòu)置稅完稅證明或者免稅憑證。6.機(jī)動(dòng)車(chē)交通事故責(zé)任強(qiáng)制保險(xiǎn)憑證。7.法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)在機(jī)動(dòng)車(chē)登記時(shí)提交的其他證明、憑證。8.業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的各類(lèi)審批表、登記表、決定書(shū)等。9.與機(jī)動(dòng)車(chē)登記業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件材料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案材料移交檔案室。2.移交的檔案材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，簽字、蓋章等手續(xù)完備。3.檔案材料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，采用鋼筆、中性筆等書(shū)寫(xiě)工具，字跡應(yīng)清晰、工整。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照機(jī)動(dòng)車(chē)登記業(yè)務(wù)類(lèi)型，將檔案分為注冊(cè)登記檔案、轉(zhuǎn)移登記檔案、變更登記檔案、抵押登記檔案、注銷(xiāo)登記檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類(lèi)別、年份、流水號(hào)等信息。3.裝訂：將每份檔案內(nèi)的材料按照一定順序排列，采用三孔一線或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案牢固、整齊。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、業(yè)務(wù)類(lèi)型、檔案名稱(chēng)、日期、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容，并將目錄打印成冊(cè)置于檔案盒內(nèi)。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案室管理人員應(yīng)按照檔案整理方法，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行進(jìn)一步審核和整理，確保檔案質(zhì)量。2.將整理好的檔案按照類(lèi)別、年度順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年份、起止編號(hào)等信息。3.建立檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、來(lái)源、歸檔時(shí)間等內(nèi)容，便于查詢和管理。（二）保管期限機(jī)動(dòng)車(chē)登記檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期：1.涉及機(jī)動(dòng)車(chē)所有權(quán)轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、滅失等重要事項(xiàng)的檔案，保管期限為永久。2.一般業(yè)務(wù)檔案的保管期限為長(zhǎng)期，長(zhǎng)期保管期限為[X]年。3.短期檔案的保管期限為[X]年。（三）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案架上，按照類(lèi)別、年度順序排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案利用（一）利用范圍1.本服務(wù)站內(nèi)工作人員因業(yè)務(wù)辦理需要查閱檔案。2.公安交通管理部門(mén)、司法機(jī)關(guān)等依法依規(guī)查閱檔案。3.其他經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人查閱檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室管理人員。3.檔案室管理人員根據(jù)申請(qǐng)表，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案信息，并確定檔案存放位置。4.查閱人員應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過(guò)程中，應(yīng)保持檔案整潔，不得涂改、抽取、銷(xiāo)毀檔案。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理，限制查閱范圍。2.未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案不得外借。特殊情況確需外借的，應(yīng)辦理外借手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.檔案利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室管理人員，并采取相應(yīng)措施。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀或繼續(xù)保管的意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管狀況等進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本服務(wù)站的實(shí)際情況，綜合判斷檔案的保管期限是否已滿。3.征求業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)人員的意見(jiàn)，了解檔案的利用情況和現(xiàn)實(shí)需求。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案銷(xiāo)毀工作的記錄憑證。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的機(jī)動(dòng)車(chē)登記服務(wù)站檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案室管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和有效性。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)系統(tǒng)。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急處置預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，保障檔案信息化管理工作的正常開(kāi)展。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的質(zhì)量和效率。3.檔案庫(kù)房的安全管理情況。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案室管理人員每月對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人每季度對(duì)本部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行檢查，主管領(lǐng)導(dǎo)每半年對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：由主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門(mén)組織，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（三）問(wèn)題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和期限。責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求