PAGE如何落實(shí)檔案所在地制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織對員工檔案的管理，規(guī)范檔案所在地的相關(guān)制度，確保員工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工的檔案管理工作，包括員工個人檔案、人事檔案、培訓(xùn)檔案等各類與員工相關(guān)的檔案。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況。3.保密性原則：對員工檔案信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.集中管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案的集中管理。二、檔案分類與內(nèi)容（一）個人檔案1.基本信息：包括員工姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.學(xué)歷學(xué)位：記錄員工的最高學(xué)歷、學(xué)位證書編號、畢業(yè)院校及專業(yè)等。3.工作經(jīng)歷：詳細(xì)記載員工的工作履歷，包括入職時間、離職時間、工作單位、擔(dān)任職務(wù)等。4.獎懲情況：記錄員工獲得的各類獎勵和受到的處罰。5.培訓(xùn)記錄：員工參加各類培訓(xùn)的相關(guān)資料，如培訓(xùn)證書、培訓(xùn)報告等。（二）人事檔案1.勞動合同：員工與公司/組織簽訂的勞動合同文本。2.薪資福利：員工的薪資結(jié)構(gòu)、福利待遇、社保繳納等相關(guān)資料。3.考勤記錄：員工的出勤情況、請假記錄等。4.績效考核：員工的績效考核結(jié)果及相關(guān)評價資料。（三）培訓(xùn)檔案1.培訓(xùn)計(jì)劃：公司/組織為員工制定的培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)課程資料：包括培訓(xùn)教材、講義、課件等。3.培訓(xùn)考核成績：員工參加培訓(xùn)后的考核成績及評估報告。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.員工入職時，由員工本人提供相關(guān)檔案資料，并填寫檔案信息登記表。2.各部門在日常工作中產(chǎn)生的與員工相關(guān)的資料，應(yīng)及時移交檔案管理部門。3.人力資源部門定期收集員工的績效考核結(jié)果、薪資調(diào)整等信息，整理后歸檔。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)建立清晰的目錄，注明檔案內(nèi)容的名稱、日期、頁碼等信息。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號，便于查找和管理。編號應(yīng)遵循唯一性原則，不得重復(fù)。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名方式進(jìn)行命名，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。同時，應(yīng)建立電子檔案索引，方便快速檢索。四、檔案存放與保管（一）存放地點(diǎn)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放員工檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類型的檔案，如個人檔案區(qū)、人事檔案區(qū)、培訓(xùn)檔案區(qū)等。（二）保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整無缺。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。同時，應(yīng)定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，確保數(shù)據(jù)的可用性。3.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。五、檔案借閱與查閱（一）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案名稱及期限等信息。2.根據(jù)借閱申請的內(nèi)容，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批通過后，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。3.一般情況下，員工只能借閱與其工作相關(guān)的檔案。涉及重要機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。（二）查閱流程1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并說明原因。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但最長不得超過[X]個工作日。六、檔案轉(zhuǎn)移與交接（一）員工離職1.員工離職時，所在部門應(yīng)及時通知檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對員工的檔案進(jìn)行清理和核對，確保檔案資料完整無誤。2.員工離職后，其檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行轉(zhuǎn)移。如員工新入職單位要求接收檔案的，檔案管理部門應(yīng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，并將檔案移交至新單位指定的檔案管理部門。3.如員工離職后未就業(yè)或檔案需轉(zhuǎn)回戶籍所在地的，檔案管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，將檔案郵寄至戶籍所在地的檔案管理機(jī)構(gòu)。（二）崗位調(diào)動1.員工崗位調(diào)動時，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)員工的新崗位需求，對其檔案進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和補(bǔ)充。2.檔案管理部門應(yīng)將員工調(diào)動后的檔案信息及時通知相關(guān)部門和人員，確保檔案信息的一致性和準(zhǔn)確性。（三）交接手續(xù)1.檔案轉(zhuǎn)移時，檔案管理部門應(yīng)與接收單位或個人辦理詳細(xì)的交接手續(xù)。交接內(nèi)容包括檔案清單、檔案資料、電子檔案等。2.交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，注明交接日期、交接內(nèi)容等信息。交接清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其職責(zé)和權(quán)限，只能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。3.系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。同時，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案中的信息準(zhǔn)確錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對新產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)及時進(jìn)行電子化處理，并錄入系統(tǒng)。（三）信息安全1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對系統(tǒng)用戶的賬號和密碼進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期更換密碼。用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，不得泄露給他人。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的地方。同時，應(yīng)制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案管理工作中，涉及檔案信息的傳遞、使用等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取加密、加密存儲等措施，確保信息安全。3.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）安全措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。2.對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處理措施。定期組織應(yīng)急演練，確保應(yīng)急預(yù)案的有效性。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、存放、保管、借閱、轉(zhuǎn)移等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門應(yīng)定期向公司/組織管理層匯報檔案管理工作情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）違規(guī)處理1.對違反本制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。情節(jié)較輕的，給予警告、批評教育等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過、降職、撤職等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)