PAGE人事檔案服務(wù)制度不完善關(guān)于完善人事檔案服務(wù)制度的規(guī)定總則1.目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，規(guī)范人事檔案服務(wù)行為，提高人事檔案服務(wù)質(zhì)量，保障公司和員工的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工人事檔案的管理與服務(wù)。3.基本原則人事檔案服務(wù)應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、安全、保密的原則，確保人事檔案信息的真實(shí)性和可靠性，維護(hù)員工的合法權(quán)益。人事檔案的收集與整理1.檔案材料的收集范圍員工入職時(shí)提交的個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、身份證復(fù)印件等相關(guān)材料。員工工作期間的考核評(píng)價(jià)材料、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲決定、崗位變動(dòng)記錄等。員工的工資調(diào)整、晉升、降職、辭退等人事變動(dòng)材料。員工的勞動(dòng)合同、社保繳納記錄、公積金繳納記錄等相關(guān)材料。其他與員工人事管理相關(guān)的材料。2.檔案材料的收集要求各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門(mén)員工的檔案材料，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)提交給人力資源部。檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，不得偽造、篡改或擅自銷(xiāo)毀。檔案材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，并按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行整理。3.檔案材料的整理人力資源部應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和歸檔。檔案材料應(yīng)按照員工的姓名、出生日期、性別、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等順序進(jìn)行排列。檔案材料應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行定期備份。人事檔案的保管與借閱1.檔案保管人力資源部應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。2.檔案借閱因工作需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。借閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的完好無(wú)損，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。檔案保管人員應(yīng)對(duì)借閱檔案的情況進(jìn)行登記，并定期進(jìn)行清理和核對(duì)。人事檔案的利用與服務(wù)1.檔案利用人力資源部應(yīng)根據(jù)公司的工作需要，及時(shí)為公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)提供人事檔案信息服務(wù)。人事檔案信息應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得向任何單位和個(gè)人泄露。利用人事檔案信息時(shí)，應(yīng)遵循客觀、公正、合法的原則，不得利用檔案信息謀取私利。2.檔案服務(wù)人力資源部應(yīng)建立健全人事檔案服務(wù)制度，為員工提供便捷、高效的檔案服務(wù)。員工有權(quán)查詢本人的人事檔案信息，人力資源部應(yīng)及時(shí)為員工提供查詢服務(wù)。員工因工作需要辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)，人力資源部應(yīng)根據(jù)規(guī)定為員工提供檔案證明等服務(wù)。人事檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)公司應(yīng)加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理。人事檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、打印等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。人事檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)建立安全防護(hù)機(jī)制，確保檔案信息的安全和保密。2.數(shù)據(jù)維護(hù)人力資源部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)人事檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)工作，及時(shí)更新和完善檔案信息。數(shù)據(jù)維護(hù)人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。數(shù)據(jù)維護(hù)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守?cái)?shù)據(jù)安全規(guī)定，不得擅自修改或刪除檔案信息。人事檔案的審核與監(jiān)督1.檔案審核人力資源部應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行審核，確保檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。檔案審核人員應(yīng)認(rèn)真審查檔案材料的內(nèi)容和格式，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門(mén)和人員溝通核實(shí)。檔案審核人員應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案審核表》，對(duì)審核情況進(jìn)行記錄，并提出審核意見(jiàn)。2.監(jiān)督檢查公司應(yīng)建立健全人事檔案監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。公司應(yīng)將人事檔案管理工作納入績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出