PAGE林草局檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強林草局檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于林草局內(nèi)部各部門、下屬單位以及因工作需要查閱林草局檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為林草局各項工作提供有力支持，促進信息資源共享。二、檔案查閱范圍（一）林草局形成的各類文件檔案包括但不限于林草規(guī)劃、資源調(diào)查、生態(tài)保護、林業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展、草原管理等方面的文件、報告、圖表、數(shù)據(jù)等。（二）涉及林草局業(yè)務(wù)的會議記錄、紀(jì)要記錄林草局重要會議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果等，為工作決策和執(zhí)行提供參考依據(jù)。（三）林草局工作人員的人事檔案包含個人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價、獎懲情況等，用于內(nèi)部管理和人員調(diào)配等工作。（四）林草科研項目檔案涵蓋科研項目的立項申報、研究過程、成果驗收等各個階段的資料，推動林草科研工作的持續(xù)發(fā)展。（五）其他與林草局工作相關(guān)的檔案資料如林草資源監(jiān)測數(shù)據(jù)、林草災(zāi)害防治記錄、對外合作交流文件等。三、查閱申請與審批（一）內(nèi)部查閱1.林草局內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，由部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及范圍、查閱時間等信息。2.將申請表提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人進行審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，審核其合理性與必要性，對于涉及重要機密或敏感信息的申請，需報林草局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.在申請表獲得批準(zhǔn)后，申請人方可到檔案管理部門查閱檔案。（二）外部查閱1.外部單位或個人因工作需要查閱林草局檔案的，需提前向林草局提交書面申請函，說明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等詳細情況，并加蓋單位公章。2.申請函經(jīng)林草局相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核同意后，轉(zhuǎn)至檔案管理部門。檔案管理部門對申請進行進一步審查，重點評估查閱行為對檔案安全和林草局工作的影響。3.對于涉及重要檔案或可能影響林草局核心利益的外部查閱申請，需報林草局主要領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門與申請人簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和保密責(zé)任。四、查閱流程（一）預(yù)約登記1.申請人無論是內(nèi)部還是外部人員，均需提前與檔案管理部門預(yù)約查閱時間。預(yù)約時應(yīng)提供準(zhǔn)確的個人或單位信息、查閱內(nèi)容等。2.檔案管理部門根據(jù)檔案的保管狀況和工作安排，合理安排查閱時間，并做好登記工作。登記內(nèi)容包括申請人姓名（或單位名稱）、查閱時間、檔案名稱及數(shù)量等。（二）查閱準(zhǔn)備1.在查閱時間前，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，準(zhǔn)備好相關(guān)檔案資料，并將其放置于專門的查閱場所。2.查閱場所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施和條件，如防火、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案在查閱過程中的安全。（三）現(xiàn)場查閱1.申請人在預(yù)約時間到達查閱場所后，檔案管理人員應(yīng)首先向其介紹查閱場所的使用規(guī)定和注意事項。2.申請人需在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，應(yīng)保持安靜，不得對檔案進行涂改、標(biāo)記、損毀等行為。3.如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，申請人應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，并按照規(guī)定的程序進行操作。復(fù)印、拍照或摘錄的內(nèi)容應(yīng)符合檔案管理要求，不得損害檔案的完整性和真實性。（四）歸還整理1.查閱結(jié)束后，申請人應(yīng)及時將查閱的檔案資料歸還給檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確保檔案無缺失、損壞等情況。2.檔案管理人員對歸還的檔案進行整理，恢復(fù)其原狀，并按照檔案保管要求進行存放。五、檔案查閱的限制與要求（一）查閱限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)法定程序批準(zhǔn)，不得查閱。2.重要檔案和核心數(shù)據(jù)的查閱，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和查閱人員，避免信息泄露。3.對于正在辦理的涉及林草局重大決策、重要項目等敏感事項的相關(guān)檔案，在事項未最終確定前，限制查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上進行任何形式的污損、破壞。2.查閱過程中如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備和紙張，并按照規(guī)定的格式和要求進行操作。摘錄、復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)注明出處和日期。3.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將查閱的檔案信息泄露給無關(guān)人員。對于涉及商業(yè)秘密或個人隱私的檔案信息，更應(yīng)妥善保管，不得用于非工作目的。六、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.林草局檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱情況進行自查，檢查查閱申請審批流程是否規(guī)范、查閱行為是否符合要求、檔案歸還整理是否及時等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并記錄在案。整改情況應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，確保檔案查閱工作的質(zhì)量和安全。（二）外部監(jiān)督1.接受上級檔案管理部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案查閱工作的相關(guān)資料和情況匯報。2.對于外部單位或個人查閱檔案的情況，檔案管理部門應(yīng)進行跟蹤監(jiān)督，確保其遵守查閱規(guī)定和保密協(xié)議。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)及時采取措施予以糾正，并追究相關(guān)責(zé)任。七、檔案查閱的收費規(guī)定（一）內(nèi)部查閱林草局內(nèi)部各部門查閱檔案，不收取費用。（二）外部查閱1.對于因工作需要查閱林草局檔案的外部單位，根據(jù)查閱檔案的數(shù)量、查閱時間等情況，按照適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)收取查閱費用。收費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)報林草局財務(wù)部門備案，并向社會公示。2.查閱費用主要用于彌補檔案管理部門因提供查閱服務(wù)而產(chǎn)生的成本，如檔案整理、設(shè)備維護、人員勞務(wù)等費用。八、檔案查閱的信息化管理（一）建立檔案查閱信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立林草局檔案查閱信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案查閱申請、審批、預(yù)約、登記、查閱記錄等環(huán)節(jié)的信息化管理。通過信息系統(tǒng)，提高檔案查閱工作的效率和準(zhǔn)確性，便于對檔案查閱情況進行統(tǒng)計分析和跟蹤管理。（二）電子檔案查閱對于已經(jīng)數(shù)字化的林草局檔案，在確保信息安全的前提下，逐步推行電子檔案查閱服務(wù)。查閱人員可通過授權(quán)的方式，在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)查閱電子檔案。電子檔案查閱應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案查閱相同的管理制度和流程，確保查閱行為的規(guī)范和信息的安全。九、