PAGE行政檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司行政檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在行政事務(wù)活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政檔案由行政部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司行政事務(wù)活動的實(shí)際情況，確保檔案的完整性。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司行政檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司行政檔案，包括文件、資料、合同、會議記錄等各類檔案。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用和統(tǒng)計(jì)等工作。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，提供檔案管理方面的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交行政部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合行政部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全無損。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類行政文件，包括上級文件、公司發(fā)文、部門發(fā)文等。2.公司內(nèi)部會議記錄、紀(jì)要、決議等。3.公司各類合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同等。4.公司人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。5.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.公司固定資產(chǎn)檔案，包括資產(chǎn)購置發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告、使用說明書等。7.公司各類證照，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。8.其他與公司行政事務(wù)活動相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，不符合要求的應(yīng)進(jìn)行整理或復(fù)制。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、資產(chǎn)管理類、合同管理類等類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和檢索。3.裝訂：對紙張較多的檔案材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理完畢，并移交行政部門歸檔。2.對于重要的緊急文件，應(yīng)及時移交行政部門歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案材料填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案材料移交行政部門。2.行政部門對移交的檔案材料進(jìn)行核對、驗(yàn)收，無誤后在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案材料歸入相應(yīng)的檔案類別。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、重要合同等。3.長期保管的檔案包括公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括一般性文件、資料等，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案的丟失和泄密。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司員工因工作需要，可以查閱與其工作相關(guān)的檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交行政部門審批。3.行政部門根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱人查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。（三）借閱范圍公司員工因工作需要，可以借閱與其工作相關(guān)的檔案，但必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交行政部門審批。3.行政部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，并將檔案交借閱人。4.借閱人應(yīng)妥善保管《檔案借閱證》，不得轉(zhuǎn)借他人。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。6.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由行政部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.對雖未超過保管期限，但已失去利用價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，也可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見。2.行政部門根據(jù)銷毀意見，編制《檔案銷毀清單》，一式三份，一份由行政部門留存，一份交財(cái)務(wù)部門作賬務(wù)處理，一份交審計(jì)部門備查。3.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門組織實(shí)施銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。5.監(jiān)銷人在銷毀完畢后，應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.公司各部門應(yīng)及時將本部門形成的電子檔案收集齊全，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（二）電子檔案的存儲與保管1.行政部門應(yīng)建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。2.電子檔案存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，確保電子檔案的安全。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.電子檔案的保管期限與紙質(zhì)檔案相同，保管期滿后，按照紙質(zhì)檔案的銷毀程序進(jìn)行銷毀。（三）電子檔案的查閱與利用