PAGE測繪成果檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強測繪成果檔案室的管理，確保測繪成果的安全、完整與有效利用，依據(jù)《中華人民共和國測繪法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)測繪成果檔案室的管理工作，包括測繪成果的收集、整理、存儲、保管、借閱、使用、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保測繪成果的保密性、完整性和可用性，防止測繪成果泄露、篡改或丟失。2.規(guī)范管理原則：建立健全各項管理制度和工作流程，實現(xiàn)測繪成果管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。3.高效利用原則：在確保安全保密的前提下，充分發(fā)揮測繪成果的作用，提高其利用效率，為公司/組織的生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展提供支持。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案主管職責(zé)1.全面負責(zé)測繪成果檔案室的管理工作，制定和完善各項管理制度，并組織實施。2.負責(zé)測繪成果檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和資源配置，確保檔案管理工作的順利開展。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，對違規(guī)行為進行糾正和處理。4.組織開展檔案管理人員的培訓(xùn)和考核工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。（二）檔案管理員職責(zé)1.負責(zé)測繪成果檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的完整和規(guī)范。2.按照規(guī)定的存儲方式和要求，對測繪成果檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。3.負責(zé)測繪成果檔案的借閱、使用登記和歸還工作，嚴(yán)格按照借閱制度辦理手續(xù)，確保檔案的合理使用和及時歸還。4.協(xié)助檔案主管開展檔案管理的信息化建設(shè)工作，錄入和維護檔案信息，提高檔案管理的效率和水平。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定的程序和要求，對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。6.完成檔案主管交辦的其他工作任務(wù)。三、測繪成果檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在測繪項目實施過程中形成的各類測繪成果資料，包括測繪原始數(shù)據(jù)、測量記錄、計算成果、圖件、報告等。2.外單位提供的與本公司/組織測繪工作相關(guān)的資料，如委托測繪合同、技術(shù)設(shè)計書、驗收報告等。3.國家和地方有關(guān)測繪法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策文件等。（二）收集要求1.各部門和項目組應(yīng)及時將測繪成果資料移交至測繪成果檔案室，確保檔案資料的完整性和及時性。2.移交的測繪成果資料應(yīng)符合國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章齊全。3.對于重要的測繪成果資料，應(yīng)同時移交電子文檔，并確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）整理方法1.按照測繪成果的類型、項目、時間等因素進行分類，建立分類目錄。2.對每份測繪成果資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保檔案目錄清晰、準(zhǔn)確。4.對測繪成果資料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長期保存。四、測繪成果檔案的存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.測繪成果檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）存儲方式1.測繪成果檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式存儲，紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲于專用的存儲設(shè)備中，并進行備份。2.對于重要的測繪成果檔案，應(yīng)采用異地備份的方式，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.測繪成果檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括具有重要歷史價值、涉及國家機密、對公司/組織具有重大影響的測繪成果資料。3.長期保管的檔案包括在一定時期內(nèi)具有參考價值的測繪成果資料，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案包括在較短時間內(nèi)需要查閱的測繪成果資料，保管期限一般為1年至10年。（四）保管檢查1.檔案管理員應(yīng)定期對測繪成果檔案的保管狀況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲環(huán)境等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如修復(fù)損壞的檔案、調(diào)整存儲環(huán)境等。3.每年應(yīng)對檔案保管情況進行總結(jié)和評估，針對存在的問題提出改進措施，不斷提高檔案保管水平。五、測繪成果檔案的借閱與使用（一）借閱范圍1.因工作需要，本公司/組織內(nèi)部人員可以借閱測繪成果檔案。2.外單位因特殊情況需要借閱測繪成果檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫《測繪成果檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.檔案管理員對借閱申請表進行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記薄上進行登記。3.借閱人憑借閱證到檔案室借閱檔案，檔案管理員應(yīng)按照借閱申請表上的內(nèi)容提供檔案，并對借閱人進行必要的指導(dǎo)和說明。（三）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的測繪成果檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造檔案內(nèi)容。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人在使用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理員報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）歸還手續(xù)1.借閱人歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檔案管理員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查。2.經(jīng)檢查無誤后，檔案管理員在檔案借閱登記薄上注銷借閱記錄，并將借閱證退還借閱人。六、測繪成果檔案的保密管理（一）保密措施1.測繪成果檔案室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，配備必要的保密設(shè)備，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、加密存儲設(shè)備等。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露測繪成果檔案的內(nèi)容和信息，對涉及國家機密和公司/組織商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施。3.對進入測繪成果檔案室的人員進行嚴(yán)格登記和管理，限制無關(guān)人員進入檔案室。（二）保密教育1.定期組織檔案管理人員和涉及測繪成果檔案使用的人員進行保密教育，提高保密意識和防范能力。2.保密教育內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、測繪成果檔案保密要求等。（三）保密監(jiān)督1.建立保密監(jiān)督檢查制度，定期對測繪成果檔案的保密情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、測繪成果檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.測繪成果檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、歷史價值、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案進行綜合評估，確定其是否仍具有保存價值。（二）鑒定組織1.成立測繪成果檔案鑒定小組，由檔案主管、檔案管理員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人等組成。2.鑒定小組負責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（三）鑒定方法1.鑒定小組對測繪成果檔案進行逐卷審查，查閱檔案的內(nèi)容、形成時間、保管期限等信息，結(jié)合實際利用情況，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對于保管期限已滿但仍具有重要歷史價值或現(xiàn)實利用價值的檔案，應(yīng)延長其保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核通過的擬銷毀檔案清單，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理員按照規(guī)定的程序?qū)M銷毀檔案進行登記造冊，并在監(jiān)督人員的監(jiān)督下進行銷毀。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，由檔案管理員和監(jiān)督人員簽字確認后存檔。八、測繪成果檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立測繪成果檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，加強對測繪成果檔案的安全保密管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實現(xiàn)測繪成果檔案的電子化錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、存儲位置等，建立檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查詢和管理。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱管理的效率和透明度。4.安全保密管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，對不同用戶的操作權(quán)限進行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全保密。同時，采用數(shù)據(jù)加密、備份等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。5.統(tǒng)計分析：對測繪成果檔案的數(shù)量、類型、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)維護與更新1.檔案管理員應(yīng)定期對測繪成果檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，