PAGE敬老院檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)敬老院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在敬老院管理、服務(wù)和發(fā)展中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于敬老院全體工作人員及入住老人相關(guān)檔案的管理。（三）檔案定義本規(guī)章制度所指檔案是指敬老院在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：敬老院檔案由專門的檔案管理部門或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映敬老院的工作實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、老人隱私等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置敬老院設(shè)立專門的檔案管理室（可與辦公室等部門合署辦公），配備必要的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善敬老院檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定敬老院各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)主管部門和院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括敬老院的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、大事記等。2.人事管理類：包括工作人員的招聘、錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲培訓(xùn)等檔案材料。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案材料。4.服務(wù)管理類：包括入住老人檔案、服務(wù)計(jì)劃、服務(wù)記錄、健康檔案、護(hù)理記錄等。5.設(shè)施設(shè)備管理類：包括敬老院的房屋、設(shè)施設(shè)備的購(gòu)置、維修、保養(yǎng)等檔案材料。6.安全管理類：包括安全制度、安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理報(bào)告等檔案材料。7.文化活動(dòng)類：包括敬老院組織的各類文化活動(dòng)的計(jì)劃、方案、照片、視頻等檔案材料。8.其他類：不屬于上述分類的其他檔案材料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的方式編制。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。3.類別：用大寫字母表示檔案所屬的類別，如“XZ”表示行政管理類，“RS”表示人事管理類等。4.流水號(hào)：用三位數(shù)字表示同一類別檔案的順序號(hào)。例如：2023XZ001表示2023年形成的行政管理類第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，督促各部門按時(shí)移交檔案。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案材料，檔案管理人員應(yīng)提前介入，及時(shí)收集。4.入住老人檔案應(yīng)在老人入住時(shí)及時(shí)收集，包括老人基本信息、健康狀況、護(hù)理需求等相關(guān)材料。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。3.對(duì)每份檔案材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。4.檔案材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、裁剪、拼接。對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案管理室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份保管的方式，防止檔案丟失或損壞。3.檔案應(yīng)按照類別、年度等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等。同時(shí)，要做好電子檔案的防病毒、防數(shù)據(jù)丟失等工作。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。六、檔案利用（一）利用范圍1.敬老院內(nèi)部工作人員因工作需要可查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要可查閱、借閱檔案。3.法律規(guī)定的其他需要查閱、借閱檔案的情況。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)敬老院主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍提供檔案，并對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記，注明查閱、借閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容。5.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案的安全和完整。2.如發(fā)現(xiàn)檔案利用過(guò)程中存在違規(guī)行為，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)制止，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.檔案鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案的編號(hào)、名稱、保管期限、鑒定意見等信息。（二）檔案銷毀1.對(duì)已過(guò)保管期限、失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定同意后，予以銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)督銷毀過(guò)程。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立敬老院檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描成電子文件，存儲(chǔ)在檔案管理信息系統(tǒng)中。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子文件的質(zhì)量和可讀性。3.對(duì)數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和利用。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，滿足檔案管理工作的