PAGE物業(yè)工程檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)工程檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)工程檔案室的檔案管理工作，包括物業(yè)工程建設(shè)、維修、改造等項目形成的各類文件、資料、圖紙等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)工程檔案室對物業(yè)工程相關(guān)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映物業(yè)工程建設(shè)、維修、改造等實際情況，數(shù)據(jù)準確可靠。3.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案不被損壞、丟失和泄露，嚴格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負責(zé)制定和完善物業(yè)工程檔案室管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理物業(yè)工程各類檔案，包括接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。3.對物業(yè)工程檔案的形成、積累、整理和歸檔工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）工程部門職責(zé)1.負責(zé)本部門物業(yè)工程文件材料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理要求及時移交檔案室。2.明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的真實、準確、完整。3.在工程建設(shè)、維修、改造等項目實施過程中，嚴格按照檔案管理規(guī)定進行文件材料的收集、整理和歸檔，保證檔案與工程進度同步。（三）其他部門職責(zé)1.協(xié)助工程部門做好相關(guān)物業(yè)工程檔案資料的收集、整理工作。2.在工作中形成的與物業(yè)工程有關(guān)的文件材料，應(yīng)及時移交檔案室。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)工程規(guī)劃、設(shè)計文件，包括規(guī)劃許可證、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更通知等。2.工程建設(shè)項目的可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等前期文件。3.工程招投標文件，包括招標文件、投標文件、中標通知書等。4.工程施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購合同等各類合同文件。5.工程施工過程中的技術(shù)文件，如施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程變更記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料檢驗報告、質(zhì)量檢驗報告等。6.工程竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、竣工備案表、工程質(zhì)量保修書等。7.物業(yè)工程維修、改造項目的相關(guān)文件，如維修申請、維修方案、維修記錄、改造圖紙等。8.與物業(yè)工程有關(guān)的其他文件材料，如會議紀要、來往信函、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對于重要的文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.工程建設(shè)項目在竣工驗收前，建設(shè)單位應(yīng)組織各參建單位對工程檔案進行預(yù)驗收，并形成預(yù)驗收意見。預(yù)驗收合格后，方可進行竣工驗收。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。（四）整理方法1.按照檔案的類別和形成時間順序進行分類，一般分為工程前期文件、工程招投標文件、工程合同文件、工程施工文件、工程竣工驗收文件、工程維修改造文件等。2.對每一類檔案進行組卷，將同一項目或同一事項的文件材料集中在一起，組成一卷或數(shù)卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度和時間順序排列。3.編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號（如有）、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。4.對每一卷檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號格式可采用“年度項目編號卷號”，如“202300101”。5.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案題名、日期、保管期限、存放位置等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.物業(yè)工程檔案室應(yīng)具備專門的檔案保管場所，保管場所應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.根據(jù)檔案的數(shù)量和種類，合理設(shè)置檔案柜架，檔案柜架應(yīng)堅固耐用，便于存放和查找檔案。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜架中，電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份。2.對于重要的檔案資料，應(yīng)進行復(fù)制備份，并分別存放于不同的地點，以防止檔案丟失或損壞。3.檔案保管人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）保管期限1.物業(yè)工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括物業(yè)工程規(guī)劃、設(shè)計文件，工程建設(shè)項目的可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等前期文件，工程竣工驗收文件等。3.長期保管的檔案主要包括工程招投標文件、工程施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購合同等各類合同文件，工程施工過程中的技術(shù)文件等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括工程維修、改造項目的相關(guān)文件等，保管期限一般為5年以下。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和物業(yè)工程的實際情況進行，如有特殊情況需要延長或縮短保管期限的，應(yīng)報上級主管部門批準。（四）檔案鑒定1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，鑒定工作應(yīng)由檔案室牽頭，組織工程部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后予以銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司內(nèi)部人員查閱物業(yè)工程檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.外單位人員查閱物業(yè)工程檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可到檔案室查閱。查閱時，檔案室應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進行記錄。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案室查閱檔案時，應(yīng)先向檔案保管人員說明查閱目的和內(nèi)容，檔案保管人員根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案資料。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人員姓名等信息，并在規(guī)定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案保管人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于其他用途。（三）利用反饋1.檔案利用部門或人員在利用檔案后，應(yīng)及時將利用情況反饋給檔案室，以便檔案室對檔案的利用效果進行跟蹤和評估。2.檔案室應(yīng)定期對檔案的利用情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)檔案利用工作中的經(jīng)驗和問題，不斷改進檔案管理工作，提高檔案的利用效率。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立物業(yè)工程檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等工作進行全過程管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準確、完整。2.在檔案管理信息系統(tǒng)中，應(yīng)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、文件全文數(shù)據(jù)庫等，以便于檔案的檢索和利用。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的時效性和準確性。同時，應(yīng)對數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對不同人員的操作權(quán)限進行嚴格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。2.采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、防病毒等技術(shù)措施，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。3.對涉及物業(yè)工程機密的檔案信息，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，在系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的保密標識，限制查閱和使用范圍。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉物業(yè)工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.具有較強的責(zé)任心和保密意識，認真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案資料的安全和完整。3.具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和服務(wù)意識，能夠為檔案利用部門和人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。（二）具體工作職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等日常管理工作。2.按照檔案管理要求，對檔案進行分類、組卷、編號、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對損壞或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.負責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入和更新檔案數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)的正常運行。5.按照規(guī)定的查閱權(quán)限和程序，為檔案利用部門和人