PAGE機(jī)關(guān)燃?xì)鈾n案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)燃?xì)鈾n案管理，確保燃?xì)鈾n案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障機(jī)關(guān)燃?xì)馐褂玫恼＿\(yùn)行，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)內(nèi)涉及燃?xì)庖?guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營、維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：燃?xì)鈾n案應(yīng)如實(shí)反映燃?xì)夤ぷ鞯膶?shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋燃?xì)夤ぷ魅^程的各類文件、資料、記錄等均應(yīng)納入檔案管理，保證檔案的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等應(yīng)符合規(guī)范要求。4.安全性原則：采取有效措施保障燃?xì)鈾n案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。二、燃?xì)鈾n案分類（一）規(guī)劃檔案1.燃?xì)獍l(fā)展規(guī)劃：包括機(jī)關(guān)燃?xì)馐褂玫拈L期、中期和短期規(guī)劃文件，明確燃?xì)夤?yīng)規(guī)模、布局等內(nèi)容。2.項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)：如燃?xì)庠O(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)方案、施工圖等。（二）建設(shè)檔案1.工程立項(xiàng)文件：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告批復(fù)等。2.招投標(biāo)文件：燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。3.施工合同：與施工單位簽訂的燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)施工合同。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.施工過程文件：施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、工程變更記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。6.竣工驗(yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。（三）運(yùn)營檔案1.燃?xì)夤?yīng)合同：與燃?xì)夤?yīng)企業(yè)簽訂的燃?xì)夤?yīng)合同。2.用氣記錄：機(jī)關(guān)各部門的燃?xì)馐褂昧俊⑹褂脮r(shí)間等記錄。3.安全檢查記錄：定期和不定期的燃?xì)獍踩珯z查記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。4.設(shè)備運(yùn)行記錄：燃?xì)庠O(shè)施設(shè)備的運(yùn)行參數(shù)記錄，如壓力、流量、溫度等，以及設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄。5.應(yīng)急處置記錄：燃?xì)馐鹿蕬?yīng)急預(yù)案演練記錄、燃?xì)馐鹿拾l(fā)生及處理記錄等。（四）維護(hù)檔案1.維護(hù)計(jì)劃：燃?xì)庠O(shè)施設(shè)備的年度、季度維護(hù)計(jì)劃。2.維護(hù)記錄：每次維護(hù)工作的記錄，包括維護(hù)時(shí)間、維護(hù)人員、維護(hù)內(nèi)容、更換部件等。3.維修檔案：燃?xì)庠O(shè)施設(shè)備維修的申請、審批、維修過程記錄及維修后的驗(yàn)收記錄等。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)關(guān)燃?xì)鈾n案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)燃?xì)鈾n案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.對各部門燃?xì)鈾n案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案管理培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)燃?xì)鈾n案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和共享。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門燃?xì)鈾n案的收集、整理和初步分類，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的燃?xì)鈾n案，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔，不得擅自留存或銷毀。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)燃?xì)鈾n案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定為檔案查閱、借閱人員提供服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)電子檔案的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)等工作。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確燃?xì)鈾n案收集責(zé)任人，按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，及時(shí)收集本部門在燃?xì)夤ぷ髦挟a(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括原件、復(fù)印件、電子文檔等多種形式。對于重要文件和資料，應(yīng)收集原始版本和相關(guān)備份。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意對文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行審核，確保收集的檔案符合要求。（二）整理方法1.分類整理：按照燃?xì)鈾n案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的檔案進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.編號(hào)編目：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，并建立檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息，便于查找和管理。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。4.數(shù)字化處理：將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子文檔，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和命名。電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門整理好的燃?xì)鈾n案，應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行核對和驗(yàn)收。核對內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、類別、編號(hào)、編目等是否準(zhǔn)確無誤。驗(yàn)收合格后，辦理檔案移交手續(xù)。3.檔案管理部門將歸檔的檔案按照分類順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，確保檔案信息的可查詢性。（二）保管期限1.永久保管：涉及燃?xì)庖?guī)劃、重要建設(shè)項(xiàng)目、重大安全事故等具有長期保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率，確定不同的定期保管期限，如[X]年、[X]年等。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保存。2.庫房溫度應(yīng)控制在[適宜溫度范圍]，相對濕度應(yīng)控制在[適宜濕度范圍]。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找和管理。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對于破損、褪色等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員因工作需要查閱燃?xì)鈾n案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，確定是否提供查閱服務(wù)。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱前應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.在檔案查閱過程中查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱燃?xì)鈾n案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由和借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄或傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對燃?xì)鈾n案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門人員、業(yè)務(wù)部門專家等。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中應(yīng)形成鑒定意見書，詳細(xì)記錄鑒定的依據(jù)、結(jié)論和處理意見等。鑒定意見書應(yīng)由鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，清單內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立機(jī)關(guān)燃?xì)鈾n案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全和穩(wěn)定。3.按照檔案管理的業(yè)務(wù)流程，對系統(tǒng)進(jìn)行功能模塊劃分，如檔案錄入、檔案查詢、借閱管理、鑒定銷毀等，方便檔案管理工作的開展。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案掃描形成電子文檔，并錄入檔案管理系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，