PAGE財務(wù)票據(jù)收納檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)票據(jù)收納與檔案管理工作，規(guī)范財務(wù)票據(jù)的使用、保管及檔案整理、歸檔、保管和查閱等行為，確保財務(wù)票據(jù)的安全與完整，維護公司財務(wù)信息的準(zhǔn)確性和保密性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)濟活動中涉及的各類財務(wù)票據(jù)，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票、本票、完稅憑證、財政票據(jù)等。（三）基本原則1.合法性原則：財務(wù)票據(jù)的收納與管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)財經(jīng)制度，確保票據(jù)的取得、使用和保管合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：財務(wù)票據(jù)的填寫、審核和記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，保證財務(wù)信息的真實性和可靠性。3.完整性原則：財務(wù)票據(jù)的相關(guān)資料應(yīng)齊全完整，包括票據(jù)本身、附屬清單、審批文件等，不得遺漏或缺失。4.安全性原則：采取有效措施確保財務(wù)票據(jù)的安全，防止票據(jù)丟失、損毀、被盜用等情況發(fā)生。5.及時性原則：財務(wù)票據(jù)應(yīng)及時收納、整理、歸檔，不得拖延積壓，確保財務(wù)檔案的時效性。二、財務(wù)票據(jù)的種類及使用規(guī)范（一）發(fā)票1.定義：發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。2.種類：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。3.使用規(guī)范公司在購買商品、接受服務(wù)或從事其他經(jīng)營活動支付款項時，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。公司應(yīng)建立發(fā)票使用登記制度，設(shè)置發(fā)票登記簿，并定期向主管稅務(wù)機關(guān)報告發(fā)票使用情況。已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存5年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。（二）收據(jù)1.定義：收據(jù)是指財政部門印制的蓋有財政票據(jù)監(jiān)制章的收付款憑證，用于行政事業(yè)性收入，即非應(yīng)稅業(yè)務(wù)。2.種類：包括收款收據(jù)、往來結(jié)算收據(jù)等。3.使用規(guī)范公司在收取款項時，應(yīng)根據(jù)實際情況開具相應(yīng)的收據(jù)。收款收據(jù)僅限于收取非經(jīng)營性款項時使用，不得用于經(jīng)營性業(yè)務(wù)收款。開具收據(jù)時，應(yīng)注明收款日期、交款單位或個人、收款事由、金額等內(nèi)容，并加蓋財務(wù)專用章或收款專用章。收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)妥善保管，定期裝訂成冊，按照會計檔案管理要求進行歸檔保存。（三）支票1.定義：支票是出票人簽發(fā)的，委托辦理支票存款業(yè)務(wù)的銀行或者其他金融機構(gòu)在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。2.種類：包括現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、普通支票等。3.使用規(guī)范公司應(yīng)在銀行開立支票存款賬戶，并按照銀行規(guī)定的程序和要求使用支票。簽發(fā)支票時，必須注明收款單位名稱、金額、日期等內(nèi)容，并加蓋預(yù)留銀行印鑒。支票金額起點為100元，支票的提示付款期限自出票日起10日。公司應(yīng)建立支票使用登記制度，詳細記錄支票的領(lǐng)用日期、號碼、用途、金額、領(lǐng)用人等信息。支票存根聯(lián)應(yīng)與記賬憑證一并裝訂保存。作廢的支票應(yīng)加蓋“作廢”戳記，并與存根聯(lián)一并保存，不得隨意丟棄。（四）匯票1.定義：匯票是由出票人簽發(fā)的，委托付款人在見票時或者在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。2.種類：包括銀行匯票和商業(yè)匯票。3.使用規(guī)范公司使用銀行匯票時，應(yīng)按照銀行規(guī)定的程序辦理申請、出票、背書、提示付款等手續(xù)。銀行匯票的提示付款期限自出票日起1個月。商業(yè)匯票是出票人簽發(fā)的，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。商業(yè)匯票的付款期限最長不得超過6個月。公司在使用商業(yè)匯票時，應(yīng)嚴格按照《支付結(jié)算辦法》等相關(guān)規(guī)定辦理。公司應(yīng)妥善保管匯票相關(guān)資料，包括匯票申請書、匯票、背書粘單等，按照會計檔案管理要求進行歸檔保存。（五）本票1.定義：本票是出票人簽發(fā)的，承諾自己在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。2.種類：包括銀行本票。3.使用規(guī)范公司使用銀行本票時，應(yīng)按照銀行規(guī)定的程序辦理申請、出票、背書、提示付款等手續(xù)。銀行本票的提示付款期限自出票日起最長不得超過2個月。公司應(yīng)建立本票使用登記制度，詳細記錄本票的領(lǐng)用日期、號碼、用途、金額、領(lǐng)用人等信息。本票存根聯(lián)應(yīng)與記賬憑證一并裝訂保存。作廢的本票應(yīng)加蓋“作廢”戳記，并與存根聯(lián)一并保存，不得隨意丟棄。（六）完稅憑證1.定義：完稅憑證是指稅務(wù)機關(guān)征收稅款、扣繳義務(wù)人代扣或代收稅款時，向納稅人開具的、證明納稅人履行納稅義務(wù)的書面憑證。2.種類：包括稅收完稅證明、稅收繳款書、印花稅票等。3.使用規(guī)范公司應(yīng)按照稅法規(guī)定及時足額繳納稅款，并取得完稅憑證。完稅憑證應(yīng)妥善保管，作為公司履行納稅義務(wù)的重要證明。公司在取得完稅憑證后，應(yīng)認真核對憑證上的各項信息，確保準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)完稅憑證有誤，應(yīng)及時與稅務(wù)機關(guān)聯(lián)系更正。完稅憑證的保存期限按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，期滿后報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。（七）財政票據(jù)1.定義：財政票據(jù)是指由財政部門監(jiān)（?。┲?、發(fā)放、管理，國家機關(guān)、事業(yè)單位、具有公共管理或者公共服務(wù)職能的社會團體及其他組織依法收取政府非稅收入或者從事非營利性活動收取財物時，向公民、法人和其他組織開具的憑證。2.種類：包括非稅收入類票據(jù)、結(jié)算類票據(jù)、其他財政票據(jù)等。3.使用規(guī)范公司應(yīng)按照財政部門的規(guī)定領(lǐng)取、使用財政票據(jù)，并嚴格遵守財政票據(jù)的使用范圍和管理要求。開具財政票據(jù)時，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，做到字跡清楚、內(nèi)容完整、印章齊全。財政票據(jù)不得轉(zhuǎn)讓、出借、代開、買賣、擅自銷毀，不得涂改、挖補。公司應(yīng)建立財政票據(jù)使用登記制度，詳細記錄財政票據(jù)的領(lǐng)用日期、號碼、用途、金額、領(lǐng)用人等信息。財政票據(jù)存根聯(lián)應(yīng)妥善保管，定期裝訂成冊，按照會計檔案管理要求進行歸檔保存。財政票據(jù)使用完畢后，應(yīng)及時向財政部門辦理核銷手續(xù)。三、財務(wù)票據(jù)的收納與傳遞（一）財務(wù)票據(jù)的收納1.各部門在經(jīng)濟活動中取得財務(wù)票據(jù)后，應(yīng)及時將票據(jù)傳遞給財務(wù)部門。傳遞過程中，應(yīng)確保票據(jù)的安全與完整，不得丟失、損毀或擅自涂改。2.財務(wù)部門指定專人負責(zé)財務(wù)票據(jù)的收納工作。收納人員應(yīng)認真核對票據(jù)的種類、號碼、金額、開票日期、付款單位等信息，確保票據(jù)內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。3.對于不符合規(guī)定的財務(wù)票據(jù)，收納人員應(yīng)及時退回給相關(guān)部門，并要求其重新開具或補充相關(guān)資料。（二）財務(wù)票據(jù)的傳遞1.財務(wù)票據(jù)收納后，收納人員應(yīng)按照規(guī)定的流程和時間要求，將票據(jù)傳遞給相關(guān)會計人員進行賬務(wù)處理。傳遞過程中，應(yīng)填寫票據(jù)傳遞清單，注明票據(jù)的種類、號碼、金額、傳遞日期、接收人等信息，并由雙方簽字確認。2.會計人員在收到財務(wù)票據(jù)后，應(yīng)認真審核票據(jù)的合法性、真實性和準(zhǔn)確性，并按照會計核算的要求進行賬務(wù)處理。對于審核發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通解決，并做好記錄。3.財務(wù)票據(jù)在傳遞過程中，應(yīng)嚴格遵守保密制度，確保財務(wù)信息的安全。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制或傳播財務(wù)票據(jù)相關(guān)信息。四、財務(wù)票據(jù)的保管（一）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)票據(jù)保管場所，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜（箱）、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保財務(wù)票據(jù)的安全存放。2.財務(wù)票據(jù)應(yīng)按照類別、年度、月份等進行分類存放，并建立詳細的票據(jù)目錄索引，便于查找和核對。3.對于重要的財務(wù)票據(jù)，如大額發(fā)票、空白支票、匯票等，應(yīng)實行專人專柜保管，嚴格限制接觸人員范圍。（二）保管期限1.財務(wù)票據(jù)的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿保存5年；完稅憑證、財政票據(jù)等按照相關(guān)規(guī)定的期限保存。2.超過保管期限的財務(wù)票據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制財務(wù)票據(jù)銷毀清單，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。（三）盤點與清查1.公司應(yīng)定期對財務(wù)票據(jù)進行盤點與清查，確保賬實相符。盤點清查工作應(yīng)由財務(wù)部門牽頭，相關(guān)部門配合進行。2.盤點清查的內(nèi)容包括財務(wù)票據(jù)的種類、數(shù)量、號碼、金額、開票日期、付款單位等信息，以及票據(jù)的保管情況、使用情況等。盤點清查結(jié)束后，應(yīng)編制盤點清查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。五、財務(wù)票據(jù)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.財務(wù)票據(jù)檔案整理人員應(yīng)按照會計檔案管理的要求，對財務(wù)票據(jù)進行分類、編號、裝訂等整理工作。整理過程中，應(yīng)確保票據(jù)的順序正確、內(nèi)容完整、字跡清晰。2.對于同類型的財務(wù)票據(jù)，應(yīng)按照時間順序進行排列，并在每張票據(jù)上加蓋“歸檔章”，注明歸檔日期、檔案編號等信息。3.整理后的財務(wù)票據(jù)應(yīng)附上相關(guān)的原始憑證、審批文件、清單等資料，確保檔案資料的完整性。（二）歸檔要求1.財務(wù)票據(jù)檔案整理完成后，應(yīng)及時進行歸檔。歸檔時，應(yīng)按照檔案編號順序?qū)n案裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、年度、月份、保管期限等信息。2.檔案管理人員應(yīng)建立財務(wù)票據(jù)檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、年度、月份、保管期限、存放位置等信息，便于查閱和管理。3.財務(wù)票據(jù)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，按照檔案管理的要求進行保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，確保檔案的安全。六、財務(wù)票據(jù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)票據(jù)檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)票據(jù)檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)接待查閱人員，并按照查閱申請表的要求提供相應(yīng)的檔案資料。查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員查閱財務(wù)票據(jù)檔案時，應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換、拆散檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱財務(wù)票據(jù)檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)票據(jù)檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)與借閱單位或個人簽訂《財務(wù)票據(jù)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱單位或個人應(yīng)按照協(xié)議約定的時間和要求歸還檔案資料，并承擔(dān)檔案保管期間的安全責(zé)任。3.借閱財務(wù)票據(jù)檔案時，借閱單位或個人應(yīng)出具單位介紹信或個人身份證明，并由檔案管理部門指定專人陪同查閱。借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司財務(wù)部門負責(zé)對財務(wù)票據(jù)收納與檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，確保各項制度的執(zhí)行到位。2.公司審計部門負責(zé)對財務(wù)票據(jù)收納與檔案管理工作進行定期審計監(jiān)督，檢查財務(wù)票據(jù)的使用、保管、檔案整理歸檔等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.財務(wù)票據(jù)的取得、使用、保管等是否符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)制度的規(guī)定。2.財務(wù)票據(jù)檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)是否規(guī)范有序。3