PAGE檔案館建設(shè)管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館建設(shè)，規(guī)范檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館的建設(shè)、檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案信息的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案館建設(shè)（一）選址與布局1.檔案館應(yīng)選擇交通便利、環(huán)境安全、地勢(shì)較高、排水良好的地點(diǎn)建設(shè)。2.檔案館內(nèi)部應(yīng)根據(jù)功能需求進(jìn)行合理布局，分為檔案庫(kù)房、查閱利用室、整理編目室、技術(shù)處理室、辦公室等區(qū)域。各區(qū)域應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，便于管理和操作。（二）設(shè)施設(shè)備1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等。2.查閱利用室應(yīng)配備必要的桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，方便查閱利用檔案。3.整理編目室應(yīng)配備檔案整理工具、裝訂設(shè)備、編目軟件等，滿足檔案整理編目的需要。4.技術(shù)處理室應(yīng)配備檔案數(shù)字化設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、消毒設(shè)備等，用于檔案的數(shù)字化處理和技術(shù)保護(hù)。（三）人員配備1.檔案館應(yīng)配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.根據(jù)工作需要，可配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。兼職檔案員應(yīng)接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種門類和載體的檔案。2.公司/組織所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)形成的檔案應(yīng)及時(shí)向檔案館移交。3.與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的外部文件、資料、合同等，應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行收集歸檔。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對(duì)收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，編制檔案目錄，便于移交和管理。（三）移交程序1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案向檔案館移交，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案館對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案館留存，一份由移交部門留存，作為檔案移交的憑證。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.公司/組織檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類。2.年度：按照檔案形成的年度進(jìn)行劃分。3.機(jī)構(gòu)：按照公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行劃分。4.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案保管期限劃分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。（二）整理方法1.文書(shū)檔案：按照文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂等工作。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目或?qū)I(yè)的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制檔案目錄和索引。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證類別、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容等進(jìn)行分類，對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行整理，編制聲像檔案目錄，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。（三）編目要求1.檔案編目應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保編目信息的準(zhǔn)確、完整。2.編制的檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。3.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱利用。五、檔案保管（一）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找。3.庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放與檔案無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù)、雜物等，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品。（二）溫濕度控制1.檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)，當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（三）安全防護(hù)1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等，確保檔案的安全保管。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況確定。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱利用檔案。2.外單位因工作需要查閱利用公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱利用檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館查閱。2.外單位查閱利用公司/組織檔案，應(yīng)提前向檔案館提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守檔案查閱利用規(guī)定。3.查閱利用檔案應(yīng)在查閱利用室內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱利用室；如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案館應(yīng)對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.檔案查閱利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值，是否涉及重要?dú)v史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，必要時(shí)可征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見(jiàn)。3.經(jīng)檔案鑒定工作小組審核通過(guò)的檔案鑒定審批表，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的檔案鑒定審批表，編制檔案銷毀清冊(cè)，并注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份報(bào)公司/組織主