PAGE醫(yī)院醫(yī)?？茩n案管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院醫(yī)?？茩n案管理，確保醫(yī)保檔案的完整、準確、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)保行業(yè)標準，結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院醫(yī)?？圃卺t(yī)保業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括醫(yī)保政策文件、醫(yī)保協(xié)議、醫(yī)保報銷資料、醫(yī)保統(tǒng)計報表、醫(yī)保信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)?？茩n案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映醫(yī)保業(yè)務(wù)實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）醫(yī)保科負責(zé)人職責(zé)1.全面負責(zé)醫(yī)?？茩n案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，對檔案管理工作進行指導(dǎo)和檢查。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)醫(yī)?？茩n案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。4.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.按照規(guī)定向醫(yī)院檔案室移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）其他人員職責(zé)1.各崗位工作人員應(yīng)及時將工作中形成的醫(yī)保檔案資料移交檔案管理人員，確保檔案資料的及時歸檔。2.在檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)保政策法規(guī)文件：包括國家、省、市發(fā)布的醫(yī)保政策、法規(guī)、規(guī)章等。2.醫(yī)保協(xié)議：與醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)簽訂的年度醫(yī)保服務(wù)協(xié)議及補充協(xié)議。3.醫(yī)保報銷資料：參保人員的住院病歷、門診病歷、費用清單、報銷憑證等。4.醫(yī)保統(tǒng)計報表：醫(yī)保業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表、醫(yī)?；鹗罩蟊淼取?.醫(yī)保信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份：醫(yī)保信息系統(tǒng)的日常數(shù)據(jù)備份、定期備份及災(zāi)難恢復(fù)備份。6.其他與醫(yī)保業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.對收集到的檔案資料進行初步審核，剔除不符合要求的資料。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類，一般分為醫(yī)保政策法規(guī)類、醫(yī)保協(xié)議類、醫(yī)保報銷資料類、醫(yī)保統(tǒng)計報表類、醫(yī)保信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理方法對收集整理好的檔案進行歸檔，確保檔案分類準確、編號清晰、編目完整。2.歸檔的檔案應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，明確檔案的移交時間、內(nèi)容、數(shù)量等信息。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）保管期限1.醫(yī)保政策法規(guī)文件：長期保存。2.醫(yī)保協(xié)議：自簽訂之日起保存至協(xié)議期滿后[X]年。3.醫(yī)保報銷資料：住院病歷、門診病歷等報銷資料保存期限按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年；費用清單保存[X]年；報銷憑證保存[X]年。4.醫(yī)保統(tǒng)計報表：保存[X]年。5.醫(yī)保信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份：按照醫(yī)院信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份管理規(guī)定執(zhí)行，定期進行備份存儲，長期保存。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專門的檔案柜進行存放，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，便于檔案的管理和查詢。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部工作人員因工作需要查閱醫(yī)保檔案。2.醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)、上級主管部門等因工作需要查閱醫(yī)保檔案。3.司法機關(guān)、審計部門等因辦案需要查閱醫(yī)保檔案。（二）利用程序1.內(nèi)部查閱：醫(yī)院內(nèi)部工作人員查閱醫(yī)保檔案，應(yīng)填寫《醫(yī)保檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在科室負責(zé)人簽字同意后，到醫(yī)保科檔案管理人員處查閱。2.外部查閱：醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)、上級主管部門等查閱醫(yī)保檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)醫(yī)院醫(yī)保科負責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員陪同查閱。司法機關(guān)、審計部門等查閱醫(yī)保檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、損毀、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）借閱程序1.因工作需要借閱醫(yī)保檔案，應(yīng)填寫《醫(yī)保檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在科室負責(zé)人簽字同意后，報醫(yī)?？曝撠?zé)人審批。2.醫(yī)?？曝撠?zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照借閱期限辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、損毀、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由醫(yī)保科負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進行全面審查，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.參考檔案的保管期限，對超過保管期限的檔案進行重點審查。3.結(jié)合醫(yī)院醫(yī)保業(yè)務(wù)發(fā)展情況和檔案利用情況，綜合評估檔案的實際利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《醫(yī)保檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，報醫(yī)?？曝撠?zé)人審批。2.醫(yī)?？曝撠?zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《醫(yī)保檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄在檔案管理臺賬中。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，存儲在檔案信息化管理系統(tǒng)中。2.系統(tǒng)功能模塊：檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)加密、備份存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，及時處理系統(tǒng)故障和安全漏洞。3.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)用戶的權(quán)限管理，嚴格控制用戶的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.醫(yī)院醫(yī)?？茟?yīng)定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，責(zé)令相關(guān)人員限期整改。整改情況應(yīng)進行跟蹤檢查，確保問題得到徹