PAGE公司檔案室管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)工作的過程和結(jié)果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為公司發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策和各部門工作提供檔案信息服務(wù)。7.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。3.定期將本部門整理好的檔案移交檔案室，辦理交接手續(xù)。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度，在規(guī)定范圍內(nèi)查閱利用檔案，并做好查閱利用記錄。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理技能。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、查閱利用等。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全。5.積極主動(dòng)為公司各部門提供檔案服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、投標(biāo)書等文件。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。5.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本、工藝文件等。6.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。7.公司的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。8.公司的基本建設(shè)、設(shè)備購置、技術(shù)改造等項(xiàng)目檔案。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集整理，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，符合檔案管理要求。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式存儲(chǔ)，并進(jìn)行備份，確保電子文件的安全和完整。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查閱。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞。5.上架：將整理好的檔案按照編號(hào)順序上架存放，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥、溫濕度計(jì)等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案存放有序。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。五、檔案的查閱與利用（一）查閱利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱利用檔案。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱利用檔案，但必須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱利用檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.公司外部單位查閱利用檔案，應(yīng)提前向公司檔案室提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱利用記錄檔案室應(yīng)建立檔案查閱利用登記制度，對(duì)查閱利用檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。查閱利用記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，提出鑒定意見。3.對(duì)已超過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（二）檔案銷毀1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱、數(shù)量等信息。記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、查閱利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，并定期向上級(jí)主管部門報(bào)送。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)采用科學(xué)的方法和手段，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。（二）檔案移交1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室。移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明