PAGE教育局檔案三合一制度模板一、總則（一）目的為了加強教育局檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合教育局工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育局機關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位以及下屬學(xué)校的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教育局設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則：檔案的形成和管理應(yīng)真實反映教育局各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的服務(wù)效能，滿足教育工作對檔案信息的需求。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置教育局設(shè)立檔案管理科，作為全局檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全局的檔案管理工作。（二）檔案管理科職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定全局各類檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，為教育決策、教學(xué)研究、行政管理等提供檔案信息支持。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高全局人員的檔案意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.指導(dǎo)直屬事業(yè)單位和下屬學(xué)校的檔案管理工作，定期對其檔案工作進(jìn)行檢查和考核。（三）各科室、單位及學(xué)校檔案管理職責(zé)1.各科室、直屬事業(yè)單位應(yīng)明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案的收集、整理和移交工作，并配合檔案管理科做好檔案管理的相關(guān)工作。2.下屬學(xué)校應(yīng)設(shè)立檔案室，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本校檔案的日常管理工作，按照檔案管理科的要求做好檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并定期向檔案管理科報送檔案工作情況。三、檔案分類及編號（一）檔案分類教育局檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等四大類。1.文書檔案：主要包括教育局在履行職能過程中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)教育局業(yè)務(wù)工作特點，分為教育教學(xué)、師資管理、招生考試、教育督導(dǎo)、財務(wù)審計、基本建設(shè)等類別。3.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映教育局工作活動的聲像資料。4.實物檔案：主要是教育局在各項活動中獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、錦旗等實物。（二）檔案編號1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式進(jìn)行編號。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別分別制定編號規(guī)則，一般采用年度業(yè)務(wù)類別流水號的形式。如教育教學(xué)類檔案編號為：2023JYJX001，表示2023年度教育教學(xué)業(yè)務(wù)類的第1份檔案。3.聲像檔案編號：按照形成時間順序進(jìn)行編號，格式為年度流水號。如2023001，表示2023年度形成的第1份聲像檔案。4.實物檔案編號：以實物獲得時間為依據(jù)，采用年度流水號的方式編號。例如：2023001，表示2023年獲得的第1件實物檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各科室、單位及學(xué)校應(yīng)按照檔案管理的要求，及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料收集齊全，整理后移交檔案管理科。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的及時、完整。3.對于重要活動、重大事件形成的檔案，檔案管理科應(yīng)提前介入，及時收集相關(guān)資料。（二）檔案整理1.文書檔案整理：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，遵循文書處理程序，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同保管期限，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編號，并編制卷內(nèi)目錄和備考表。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別，按照業(yè)務(wù)流程和檔案形成規(guī)律進(jìn)行分類整理，建立相應(yīng)的分類體系和編號規(guī)則，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.聲像檔案整理：對照片、錄音、錄像等聲像資料進(jìn)行分類整理，注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并配以文字說明，按照編號順序進(jìn)行存放。4.實物檔案整理：對實物檔案進(jìn)行登記造冊，詳細(xì)記錄實物的名稱、來源、獲得時間、保存狀況等信息，并妥善保管。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點，確保檔案保管環(huán)境安全。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等，滿足檔案保管的基本條件。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.檔案裝具應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，保持整齊、規(guī)范，定期對檔案裝具進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放安全。（三）檔案保管期限劃分1.文書檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.業(yè)務(wù)檔案保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)特點和相關(guān)規(guī)定確定，一般分為長期、中期、短期。3.聲像檔案和實物檔案保管期限根據(jù)其重要性和保存價值確定，一般與相關(guān)業(yè)務(wù)檔案保管期限相適應(yīng)。（四）檔案定期清查1.檔案管理科應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案利用（一）查閱利用范圍1.本局工作人員因工作需要，可查閱本局檔案。2.外單位因工作需要查閱本局檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。（二）查閱利用手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理科查閱。2.外單位查閱檔案，需提前向檔案管理科提交查閱申請函，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)持有效證件，在檔案管理科指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）借閱利用手續(xù)1.本局工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，除按照查閱手續(xù)辦理外，還需與檔案管理科簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱期間的保管責(zé)任。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，按時歸還檔案。如檔案在借閱期間出現(xiàn)損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理科應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理科負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理科會同相關(guān)部門共同實施，確保銷毀過程的安全、徹底。3.檔案銷毀時應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期、方式等信息。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立教育局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案掃描1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰、完整。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，建立與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）檔案信息系統(tǒng)功能1.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，不同用戶根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，可對檔案進(jìn)行相應(yīng)的操作。3.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠，并定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新。（四）