PAGE學(xué)科辦檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)科辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)科辦在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)科辦檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。2.真實(shí)性和完整性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)科辦各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。3.保密性原則。對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）學(xué)科辦主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)學(xué)科辦檔案管理工作，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理人員的工作。2.審批檔案管理工作計(jì)劃、制度和流程。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。3.對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還、查閱等手續(xù)，做好登記和記錄。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學(xué)科辦各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。（三）各崗位人員職責(zé)1.在工作中形成的文件、資料、記錄等應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的收集、整理、查閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集（一）收集范圍1.學(xué)科辦工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料。2.學(xué)科建設(shè)項(xiàng)目申報(bào)、評(píng)審、驗(yàn)收等相關(guān)材料。3.學(xué)科師資隊(duì)伍建設(shè)相關(guān)材料，如教師招聘、培訓(xùn)、考核等文件。4.學(xué)科科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、結(jié)題等材料。5.學(xué)科教學(xué)工作相關(guān)材料，如教學(xué)計(jì)劃、教案、課件、考試試卷等。6.學(xué)科對(duì)外交流與合作材料，如合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄等。7.學(xué)科會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。8.學(xué)科榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。9.其他與學(xué)科辦工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）收集時(shí)間1.年度性文件材料應(yīng)在次年上半年收集歸檔。2.臨時(shí)性文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)收集歸檔。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照學(xué)科辦工作職能，分為學(xué)科建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、科研工作、教學(xué)工作、對(duì)外交流與合作、綜合管理等類別。2.每個(gè)類別下再根據(jù)文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分。（二）整理方法1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照文件材料的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一時(shí)間的文件按照重要程度排列。3.對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，便于管理和查找。4.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來源等信息。5.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保存。（三）整理期限檔案管理人員應(yīng)在文件材料收集齊全后及時(shí)進(jìn)行整理，整理期限一般不超過[X]個(gè)工作日。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放，存放應(yīng)整齊、有序，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）歸檔時(shí)間年度性檔案應(yīng)在次年[X]月底前歸檔完畢。（三）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量。2.將檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、編號(hào)等信息。3.將檔案盒存放在檔案柜中，按照檔案柜編號(hào)、層數(shù)、格位等進(jìn)行排列。4.建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔時(shí)間、類別、編號(hào)、保管期限等信息。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學(xué)科辦重要的文件、資料、記錄等，如學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、重大科研項(xiàng)目成果等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年[X]年，主要包括學(xué)科辦一般性的文件、資料、記錄等，如年度工作計(jì)劃、總結(jié)等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年以下，主要包括臨時(shí)性文件、資料、記錄等，如會(huì)議通知、臨時(shí)性工作文件等。（三）保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)受潮的檔案進(jìn)行干燥處理，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)等。3.每年應(yīng)對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行總結(jié)，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案保管工作情況。七、檔案查閱（一）查閱范圍1.本學(xué)科辦工作人員因工作需要可查閱本學(xué)科辦檔案。2.外單位人員因工作需要查閱本學(xué)科辦檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本學(xué)科辦工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)提前向本學(xué)科辦提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)學(xué)科辦主任批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)填寫檔案查閱登記表，由檔案管理人員陪同查閱。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。3.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）查閱登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等。八、檔案借閱（一）借閱范圍1.本學(xué)科辦工作人員因工作需要可借閱本學(xué)科辦檔案。2.外單位人員因工作需要借閱本學(xué)科辦檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.本學(xué)科辦工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員借閱檔案，應(yīng)提前向本學(xué)科辦提交借閱申請(qǐng)函，說明借閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)學(xué)科辦主任批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱時(shí)應(yīng)填寫檔案借閱登記表，由檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。3.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）借閱登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記并跟蹤，登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限、歸還日期等。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等進(jìn)行綜合鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)科辦主任擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.參考檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合學(xué)科辦工作實(shí)際，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，并編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔