PAGE學籍檔案管理制度匯編表一、總則（一）目的為了加強公司/組織學籍檔案的管理，確保學籍檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及學籍檔案管理的部門和個人。（三）基本原則1.真實性原則：學籍檔案應如實反映個人的學習經(jīng)歷、成績等真實情況。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護學籍檔案的隱私，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案管理。二、檔案內(nèi)容（一）學生基本信息包括姓名、性別、出生日期、身份證號、民族、籍貫、政治面貌等。（二）學習經(jīng)歷從小學到最高學歷的就讀學校、入學時間、畢業(yè)時間、所學專業(yè)等。（三）成績記錄各學期考試成績、補考成績、重修成績等。（四）獎懲情況獲得的獎學金、榮譽稱號、違紀處分等。（五）學籍變動記錄休學、復學、轉學、退學等情況。（六）其他相關材料如學位證書、畢業(yè)證書復印件、實習報告等。三、檔案收集（一）收集渠道1.學生本人提交：學生按照要求填寫相關表格，提交各類證明材料。2.學校提供：與合作學校溝通，獲取學生的官方學籍材料。3.其他部門轉遞：如招生部門、教學部門等轉來的相關資料。（二）收集要求1.明確收集時間節(jié)點，定期進行收集。2.對收集的材料進行初步審核，確保材料真實、完整、有效。3.要求提交的材料必須為原件或加蓋公章的復印件。四、檔案整理（一）分類按照檔案內(nèi)容的類別進行分類，如基本信息類、學習經(jīng)歷類等。（二）編號為每份檔案編制唯一的編號，便于查詢和管理。（三）裝訂將各類材料按照一定順序進行裝訂，確保整齊、牢固。（四）編目編制檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁碼等信息。五、檔案保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風。（二）保管設施配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲等設備。（三）保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限，如長期、短期等。（四）定期檢查定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案安全。六、檔案借閱（一）借閱范圍公司/組織內(nèi)部因工作需要的相關部門和個人。（二）借閱流程1.填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱時間等。2.經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員需在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如有特殊情況需辦理延期手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失。2.未經(jīng)許可，不得擅自復印、拍照檔案內(nèi)容。3.借閱結束后，由檔案管理人員對檔案進行檢查，確保檔案完好無損。七、檔案查閱（一）查閱范圍公司/組織內(nèi)部因工作需要的相關部門和個人。（二）查閱流程1.填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱檔案名稱等。2.經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱檔案。3.查閱人員需在檔案管理部門指定的地點查閱，不得將檔案帶出。（三）查閱要求1.查閱人員必須遵守檔案管理部門的規(guī)定，保持安靜，不得影響他人。2.查閱結束后，由檔案管理人員對檔案進行整理，確保檔案擺放整齊。八、檔案轉遞（一）轉遞原因因學生畢業(yè)、升學、就業(yè)等原因需要轉遞檔案。（二）轉遞流程1.接收轉遞申請，核實轉遞原因和接收單位信息。2.對檔案進行整理、核對，確保檔案內(nèi)容完整、準確。3.按照規(guī)定的方式進行轉遞，如機要郵寄、專人送達等，并保留轉遞憑證。（三）轉遞要求1.轉遞的檔案必須密封，并加蓋密封章。2.及時跟蹤檔案轉遞情況，確保檔案按時、準確送達接收單位。九、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)將學籍檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（二）數(shù)據(jù)錄入確保電子檔案數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，準確錄入各類信息。（三）系統(tǒng)維護定期對電子檔案系統(tǒng)進行維護，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。（四）信息安全采取必要的安全措施，防止電子檔案信息泄露。十、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管價值。（二）銷毀流程1.編制銷毀清單，經(jīng)審批后進行銷毀。2.采用合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等。3.銷毀過程要有記錄，并存檔備查。（三）銷毀要求1.銷毀的檔案必須是經(jīng)過鑒定確無保存價值的。2.嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息在銷毀過程中泄露。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查。（二）考核辦法制定檔案管理工作考核辦法，對檔案管理人員的工作進行考核。（三）獎懲措施對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行獎勵；對違反檔案管