PAGE檔案局內設機構管理制度一、總則（一）目的為加強檔案局內設機構管理，提高工作效率，確保各項工作規(guī)范、有序、高效開展，依據相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本局實際，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局內設的各科室、部門及其工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及檔案管理相關行業(yè)標準，確保各項工作合法合規(guī)。2.職責明確原則：明確各內設機構職責，做到分工合理、責任清晰，避免職責不清導致的工作推諉或失誤。3.高效協(xié)作原則：鼓勵各內設機構之間加強溝通協(xié)作，形成工作合力，提高整體工作效能。4.監(jiān)督考核原則：建立健全監(jiān)督考核機制，對各內設機構工作進行定期檢查和評估，確保制度有效執(zhí)行。二、內設機構職責分工（一）辦公室1.負責局機關日常事務的協(xié)調與處理，包括文件收發(fā)、會議組織、印章管理等。2.承擔檔案行政管理工作，起草和審核有關檔案工作的規(guī)范性文件、工作計劃、總結等。3.負責人事、財務、后勤等工作，保障局機關正常運轉。4.負責與上級主管部門、其他相關單位的聯絡與溝通。（二）檔案業(yè)務指導科1.制定檔案業(yè)務指導工作計劃，對轄區(qū)內機關、企事業(yè)單位、社會團體等的檔案工作進行業(yè)務指導。2.開展檔案法律法規(guī)宣傳培訓，提高檔案從業(yè)人員業(yè)務素質和依法管理檔案意識。3.參與檔案工作標準的制定和修訂，推動檔案工作規(guī)范化、標準化建設。4.指導重點建設項目、重大活動檔案工作，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)。（三）檔案保管利用科1.負責接收、整理、保管各類檔案資料，建立科學合理的檔案保管體系。2.對館藏檔案進行數字化處理，提高檔案利用效率，實現檔案信息資源共享。3.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。4.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案實體安全，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。（四）檔案編研科1.制定檔案編研工作計劃，組織開展檔案資料的編研工作。2.挖掘檔案資源，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為社會提供檔案文化產品。3.參與檔案展覽、陳列的策劃與實施，展示檔案工作成果和歷史文化風貌。4.加強與其他文化機構的合作與交流，推動檔案文化的傳播與傳承。三、工作流程與規(guī)范（一）文件收發(fā)與處理流程1.收文辦公室專人負責接收外來文件，對文件進行初步登記，記錄文件名稱、文號、發(fā)文單位、日期等信息。及時將文件送辦公室主任閱批，根據批示意見分送相關領導或內設機構辦理。承辦部門收到文件后，應在規(guī)定時間內處理，并將處理結果反饋給辦公室。2.發(fā)文各內設機構需要發(fā)文時，應填寫發(fā)文稿紙，經部門負責人審核簽字后送辦公室核稿。辦公室對發(fā)文內容、格式、文種等進行審核，無誤后送分管領導簽發(fā)。辦公室負責文件的編號、打印、蓋章、分發(fā)等工作，并做好發(fā)文登記。（二）檔案業(yè)務指導工作流程1.制定指導計劃：根據年度工作安排和轄區(qū)內檔案工作實際情況，檔案業(yè)務指導科制定檔案業(yè)務指導工作計劃，明確指導對象、內容、方式和時間安排。2.開展指導工作深入指導對象單位，通過實地查看、查閱資料、座談交流等方式，了解檔案工作現狀，發(fā)現存在的問題。根據問題提出針對性的整改意見和建議，指導單位完善檔案管理制度，規(guī)范檔案整理、保管、利用等工作。做好指導記錄，記錄指導時間、地點、內容、問題及整改建議等。3.跟蹤反饋：定期對指導對象單位整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到有效解決。對整改效果好的單位進行表揚，對整改不力或拒不整改的單位進行督促和通報。（三）檔案接收與整理流程1.檔案接收檔案保管利用科根據檔案移交清單，對移交的檔案進行清點、核對，確保檔案數量準確、資料完整。對接收的檔案進行初步檢查，查看檔案是否有破損、霉變等情況，如有問題及時與移交單位溝通解決。辦理檔案接收手續(xù)，填寫檔案接收登記表，雙方簽字確認。2.檔案整理按照檔案整理規(guī)則和分類方案，對接收的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。對紙質檔案進行裝訂、編頁，確保檔案整齊、牢固；對電子檔案進行格式轉換、數據掛接等處理，保證電子檔案的可讀性和可用性。建立檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案查詢利用。（四）檔案查閱與利用流程1.查閱申請：利用者需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容、范圍等信息，經所在單位或部門負責人簽字同意后提交檔案保管利用科。2.審核受理：檔案保管利用科對查閱申請進行審核，符合規(guī)定的予以受理，并告知利用者查閱時間、地點等相關事宜。3.查閱服務：利用者在指定地點查閱檔案，檔案工作人員應在場監(jiān)督，確保檔案安全和規(guī)范使用。利用者不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。4.利用登記：對檔案查閱利用情況進行詳細登記，記錄查閱時間、利用者姓名、單位、查閱內容、檔案名稱及卷號等信息。5.歸還檔案：查閱完畢后，利用者應及時歸還檔案，檔案工作人員對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。四、人員管理（一）人員招聘與錄用1.根據工作需要，制定人員招聘計劃，明確招聘崗位、人數、條件等要求。2.通過公開招聘、人才引進等方式選拔合適人員，招聘過程嚴格按照相關法律法規(guī)和程序進行。3.對應聘人員進行資格審查、筆試、面試、體檢等環(huán)節(jié)，確保錄用人員符合崗位要求和本局用人標準。（二）培訓與發(fā)展1.制定年度培訓計劃，根據不同崗位需求和人員實際情況，組織開展政治理論、業(yè)務知識、技能操作等培訓活動。2.鼓勵工作人員參加各類業(yè)務培訓、學術交流活動，提高業(yè)務水平和綜合素質。3.建立培訓檔案，記錄工作人員參加培訓的情況和考核結果，作為崗位晉升、績效考核的參考依據。（三）績效考核1.建立科學合理的績效考核體系，明確考核指標、標準和方法。2.對工作人員的德、能、勤、績、廉等方面進行全面考核，考核結果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等次。3.將績效考核結果與薪酬待遇、崗位晉升、獎勵表彰等掛鉤，激勵工作人員積極工作，提高工作績效。（四）獎懲制度1.對工作表現突出、成績顯著的工作人員給予表彰和獎勵，獎勵方式包括榮譽稱號、獎金、晉升等。2.對違反規(guī)章制度、工作失誤、造成不良影響的工作人員進行批評教育、誡勉談話、扣發(fā)獎金、崗位調整直至辭退等處罰。五、財務管理（一）預算管理1.根據本局年度工作計劃和工作任務，編制財務預算，明確各項收入、支出項目和金額。2.預算編制應遵循“量入為出、收支平衡”的原則，確保預算的科學性、合理性和可行性。3.嚴格執(zhí)行預算，不得擅自調整預算項目和金額，如因特殊情況需要調整，應按規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。（二）收入管理1.規(guī)范各項收入來源，確保收入合法合規(guī)。加強對檔案業(yè)務收費、項目經費等收入的管理，嚴格按照收費標準和規(guī)定程序收取費用。2.建立健全收入臺賬，及時記錄收入情況，做到賬目清晰、準確。（三）支出管理1.嚴格控制各項支出，按照財務制度和審批程序辦理支出報銷手續(xù)。支出憑證應真實、合法、有效，報銷內容應與實際業(yè)務相符。2.加強對辦公用品、設備購置、會議培訓、公務接待等費用的管理，嚴格執(zhí)行相關標準和規(guī)定，杜絕鋪張浪費。3.定期對財務支出情況進行分析和檢查，發(fā)現問題及時整改，確保財務管理規(guī)范有序。（四）資產管理1.加強對固定資產的管理，建立固定資產臺賬，詳細記錄資產的名稱、型號、數量、購置時間、使用部門等信息。定期對固定資產進行清查盤點，確保賬實相符。2.對固定資產的購置、處置、報廢等進行嚴格審批，按照規(guī)定程序辦理相關手續(xù)。加強對流動資產的管理，確保資金安全、合理使用。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督機制1.成立內部監(jiān)督小組，定期對各內設機構工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查工作制度執(zhí)行情況、工作流程規(guī)范情況、工作質量和效率等方面。2.建立舉報投訴渠道，鼓勵工作人員對違規(guī)違紀行為進行舉報，對舉報內容及時進行調查核實，嚴肅處理違規(guī)違紀人員。（二）定期檢查與評估1.制定年度監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內容、方式、時間安排等。定期對檔案業(yè)務指導、檔案保管利用、財務管理等工作進行全面檢查。2.對各內設機構工作進行年度評估，根據評估結果總結經驗教訓，提出改進措施和建議，不斷完善工作制度和流程。