PAGE應急局人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強應急局人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高人事管理工作效率，為應急局的各項工作提供有力的支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于應急局全體在職人員及離退休人員的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案必須如實反映人員的真實情況，確保檔案信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與人員相關的各類材料，保證檔案內容的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保人事檔案信息不泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標準進行檔案管理工作，保證檔案管理的規(guī)范化和標準化。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善人事檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理應急局全體人員的人事檔案，確保檔案的安全和完整。3.負責檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔、保管和查閱等工作。4.定期對檔案進行檢查和清理，對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制。5.做好檔案信息化建設工作，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.認真做好檔案材料的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案材料的準確和規(guī)范。3.妥善保管檔案，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身的業(yè)務素質和工作能力。5.保守檔案機密，不得擅自向無關人員透露檔案內容。（三）各部門職責1.負責本部門人員檔案材料的形成、積累和整理，并及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的支持和配合。3.對本部門人員檔案的真實性和完整性負責，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案管理部門報告。三、檔案材料的收集與歸檔（一）檔案材料的收集范圍1.履歷材料：包括個人基本情況登記表、履歷表、簡歷等。2.自傳材料：個人撰寫的自傳及對某些重大事件的自述材料。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核登記表、任職期滿考核材料、考察材料等。4.學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料：學歷學位證書、培訓結業(yè)證書、專業(yè)技術職務任職資格評審表等。5.政審材料：政治歷史情況審查表、入黨入團志愿書等。6.黨團材料：入黨申請書、思想匯報、團組織關系證明等。7.獎勵材料：各類獎勵證書、表彰決定等。8.處分材料：處分決定、解除處分決定等。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動審批表、任免文件、出國（境）審批表等。10.其他可供組織參考的材料：體檢表、殘疾證明、重要信件等。（二）檔案材料的收集要求1.各部門應指定專人負責本部門人員檔案材料的收集工作，確保材料的及時、準確和完整。2.收集的檔案材料應是原件，如有特殊情況需用復印件的，應注明出處，并加蓋出具單位公章。3.檔案材料應字跡清楚、規(guī)格統(tǒng)一、手續(xù)完備，不符合要求的材料應及時補充或更換。（三）檔案材料的歸檔1.檔案管理人員應按照檔案管理的有關規(guī)定，對收集到的檔案材料進行認真鑒別，剔除不應歸檔的材料。2.對經過鑒別后的檔案材料進行分類、排序、編目，按照檔案管理的要求進行裝訂和裝盒。3.建立檔案材料歸檔目錄，將歸檔材料的名稱、份數(shù)、日期等信息詳細記錄在目錄中，便于查閱和管理。四、檔案的保管與保護（一）檔案保管場所1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。（二）檔案保管方式1.采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應按照類別和年度順序排列，存放在檔案柜中；電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲設備中。2.建立檔案索引和檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制，確保檔案的完整性。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材和安全設施，確保檔案庫房的安全。4.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.應急局內部工作人員因工作需要查閱人事檔案的，可按照規(guī)定的程序進行查閱。2.外單位因工作需要查閱應急局人事檔案的，須經應急局領導批準，并辦理相關手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員應填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。3.檔案管理部門根據審批意見，安排專人負責查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員只能查閱與本人工作相關的檔案材料，不得擅自摘抄、復制、拍照或傳播檔案內容。5.查閱完畢后，查閱人員應在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認，并將檔案材料歸還檔案管理部門。（三）借閱范圍1.應急局內部工作人員因特殊原因需要借閱人事檔案的，須經應急局領導批準，并辦理相關手續(xù)。2.外單位因工作需要借閱應急局人事檔案的，須經應急局領導批準，并按照國家有關規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。3.檔案管理部門根據審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交給借閱人員。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。5.借閱期限屆滿后，借閱人員應及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如因特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案的轉遞（一）轉遞范圍1.人員調動、辭職、辭退、退休等原因需要轉遞人事檔案的。2.因工作需要將人事檔案轉至其他單位的。（二）轉遞程序1.檔案管理部門根據有關規(guī)定，填寫《人事檔案轉遞通知單》，并將通知單及時送達接收單位。2.檔案管理部門按照通知單的要求，對檔案進行認真核對和整理，確保檔案材料的齊全和完整。3.將檔案密封包裝，并在封口處加蓋檔案管理部門公章。4.通過機要交通或專人送取的方式將檔案轉遞至接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉遞回執(zhí)》上簽字確認。（三）轉遞要求1.檔案轉遞應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保檔案的安全和完整。2.轉遞的檔案應密封包裝，不得擅自拆封。3.接收單位應及時接收轉遞的檔案，并在規(guī)定的時間內將回執(zhí)返回檔案管理部門。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立應急局人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和借閱，為應急局的各項工作提供有力的支持。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描和數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據庫。2.系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。3.安全保障：建立健全檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.嚴格遵守檔案信息化安全管理規(guī)定，不得擅自修改、刪除檔案信息。3.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據丟失。八、檔案統(tǒng)計與分析（一）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計