PAGE局科室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)局科室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于局機(jī)關(guān)各科室在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則局機(jī)關(guān)設(shè)立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各科室檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映科室工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理科室工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性，不得遺漏重要文件。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立局檔案管理室，負(fù)責(zé)全局檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)對(duì)局機(jī)關(guān)各科室檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的整齊規(guī)范。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的信息化水平。6.負(fù)責(zé)按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)移交檔案，辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)。7.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍各科室應(yīng)將在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于以下幾類：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本科室工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本科室制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料。3.本科室召開(kāi)會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.本科室開(kāi)展業(yè)務(wù)工作形成的各類報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、調(diào)查研究報(bào)告等。5.本科室簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件材料。6.本科室工作人員的任免、考核、獎(jiǎng)懲等文件材料。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各科室應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理歸檔后移交局檔案管理室。（二）歸檔要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄清單，一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理室，一份由科室留存?zhèn)洳椤?.檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映本局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映本局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）保管措施1.檔案管理室應(yīng)配備專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.外單位人員查閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、目的、時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理室。3.檔案管理室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供查閱的檔案。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理室工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理室，檔案管理室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本局的保密制度，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案信息。2.利用檔案形成的各種資料，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。3.因工作需要對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理室印章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)局機(jī)關(guān)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理室定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方法進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案采用刪除或格式化等方法進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。（五）銷毀記錄銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立局機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、保管期限等。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記等功能，提高借閱管理的效率。4.統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）安全管理