PAGE長征制藥廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強長征制藥廠檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產、經營、管理和技術創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于長征制藥廠各部門、車間及全體員工在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由廠綜合檔案室歸口管理全廠檔案，各部門設兼職檔案員負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實性原則確保檔案內容真實可靠，如實反映企業(yè)各項活動的實際情況。3.完整性原則全面收集、整理企業(yè)在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則對檔案進行科學分類、編號和排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.保密性原則嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本廠檔案管理制度。2.負責全廠檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。6.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全廠員工的檔案意識。8.負責與上級檔案管理部門及相關單位的業(yè)務聯(lián)系，及時報送檔案工作情況。（二）各部門兼職檔案員1.負責本部門檔案的收集、整理、分類和初步編目工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時提供所需檔案資料。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.配合綜合檔案室開展檔案鑒定、銷毀等工作，提供相關意見和建議。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類包括企業(yè)設立、變更、注銷等相關文件，行政會議紀要，工作計劃、總結，規(guī)章制度，人事檔案，資質證書，榮譽證書等。2.生產管理類涵蓋生產計劃、生產指令、生產記錄（如批生產記錄、批包裝記錄等），生產工藝規(guī)程，崗位操作法，設備操作規(guī)程，設備維護保養(yǎng)記錄，生產事故處理記錄等。3.質量管理類有質量標準，檢驗操作規(guī)程，檢驗記錄，產品質量檔案，質量事故報告及處理記錄，藥品不良反應監(jiān)測報告等。4.技術研發(fā)類包括科研項目立項報告、研究方案、實驗記錄、技術總結、專利文件、技術合同等。5.市場營銷類涉及市場調研報告，銷售合同，客戶資料，廣告宣傳資料，產品市場反饋信息等。6.財務管理類包含會計憑證、賬簿、報表，財務預算、決算報告，審計報告，稅務資料等。7.物資采購類有采購計劃、采購合同，供應商資質文件，物資驗收記錄，庫存盤點記錄等。8.基本建設類包括基建項目立項審批文件，設計圖紙，工程合同，施工記錄，竣工驗收報告等。（二）檔案編號檔案編號采用“大類編號年度流水號”的方式。大類編號按照上述檔案分類進行編制，用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表生產管理類等。年度用四位阿拉伯數字表示，流水號為三位阿拉伯數字，從“001”開始依次編號。例如：A2023001，表示行政管理類2023年形成的第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作活動中形成的各種文件、資料、記錄、圖表、報表、信函、合同、協(xié)議等。2.企業(yè)內部會議、活動形成的文件、記錄、紀要等。3.企業(yè)與外部單位往來的文件、信函、合同、協(xié)議等。4.企業(yè)員工個人在工作中形成的具有保存價值的材料，如科研成果、技術總結、工作經驗交流材料等。5.企業(yè)獲得的各類榮譽證書、資質證書、專利證書等。6.其他與企業(yè)生產、經營、管理相關的具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門形成的檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.對于重要文件和資料，應在形成后立即收集，并進行妥善保管。3.收集的檔案資料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況，應及時進行修復或復制。4.涉及多個部門的檔案資料，由主辦部門負責收集整理，相關部門予以協(xié)助。（三）整理方法1.按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類。2.對每一類檔案進行編號，編制檔案目錄。3.對每份檔案進行裝訂，去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進行折疊或粘貼，確保整齊美觀。4.填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等相關信息，注明檔案類別、年度、起止日期、保管期限等。五、檔案的保管（一）庫房建設與設施配備1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點，確保檔案的安全保管。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案密集架應排列整齊，便于檔案的存放和查找，同時要保證檔案的通風和防潮。（二）檔案存放1.按照檔案分類和編號順序，將檔案存放在檔案密集架上。2.同一類檔案應集中存放，不同保管期限的檔案應分開存放。3.檔案盒應直立放置在檔案密集架上，便于查看和抽取。（三）庫房管理1.檔案庫房應專人負責管理，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。2.庫房管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有霉變、蟲蛀、破損等情況，如有問題應及時采取措施進行處理。3.做好庫房的溫濕度記錄，根據溫濕度情況及時調整庫房環(huán)境。4.保持庫房清潔衛(wèi)生整齊，定期進行清掃和消毒。5.嚴格遵守庫房安全管理制度，嚴禁在庫房內吸煙、使用明火，確保庫房安全。六、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查閱本廠員工因工作需要可到綜合檔案室查閱檔案，查閱時應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱及用途等。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意，綜合檔案室負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案時應在綜合檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.借閱的檔案應妥善保管，不得轉借他人，不得私自復制、傳播檔案內容。4.借閱期滿后，借閱人應及時將檔案歸還綜合檔案室，歸還時檔案管理人員應認真核對檔案數量和完整性。（三）特殊情況處理1.涉及企業(yè)機密或重要商業(yè)秘密的檔案，查閱、借閱應嚴格按照保密規(guī)定進行審批，必要時需簽訂保密協(xié)議。2.外單位因工作需要查閱或借閱本廠檔案的，應持單位介紹信，經廠領導批準后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱或借閱，并做好相關記錄。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門兼職檔案員及相關業(yè)務專家組成，負責對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準根據檔案的形成時間、內容、重要性、利用價值等因素，按照國家有關規(guī)定和本廠實際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行清查，逐卷逐件審查檔案的內容和保存價值。2.對確定失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等。3.經檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報廠領導審批。（四）銷毀實施1.經批準銷毀的檔案，由綜合檔案室負責組織實施銷毀工作。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立長征制藥廠檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）檔案數字化1.對庫存檔案進行全面數字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.建立檔案數字化數據庫，將掃描后的檔案圖像和相關目錄信息錄入數據庫，實現檔案信息的電子化存儲。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護可對各類檔案的基本信息進行錄入、修改、刪除等操作，確保檔案信息的準確性和完整性。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、年度、類別等進行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.借閱管理實現檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，實時跟蹤檔案借閱情況。4.統(tǒng)計分析對檔案的數量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數據支持。5.安全管理設置用戶權限管理功能，不同用戶根據其職責權限訪問相應的檔案信息，確保檔案