PAGE山西干部人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)山西干部人事檔案管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，真實(shí)、全面、歷史地記錄干部的成長(zhǎng)經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，為干部選拔任用、培養(yǎng)教育、管理監(jiān)督等工作提供堅(jiān)實(shí)依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于山西省各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、民主黨派機(jī)關(guān)，以及事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)等納入干部人事管理范圍的單位和人員的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：干部人事檔案必須如實(shí)反映干部的真實(shí)情況，嚴(yán)禁任何形式的虛假信息和材料。2.完整性原則：全面收集干部各個(gè)方面的信息和材料，確保檔案內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)干部人事檔案信息安全，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作，保證檔案整理、保管、利用等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。二、檔案內(nèi)容與分類（一）履歷材料記錄干部的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位等情況，包括干部履歷表、簡(jiǎn)歷等材料。（二）自傳材料干部本人撰寫的反映其成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想變化等內(nèi)容的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.定期考核、年度考核、任職考察等形成的鑒定、考察材料，包括考核評(píng)價(jià)意見、民主測(cè)評(píng)結(jié)果等。2.專項(xiàng)考察、審計(jì)等形成的材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書、學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告等材料。2.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)鑒定等材料。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、職稱證書等材料。（五）政審材料包括政治歷史情況審查、出國(guó)（境）審查等形成的材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等入黨相關(guān)材料。2.入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書等入團(tuán)相關(guān)材料。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料獲得各類獎(jiǎng)勵(lì)的表彰決定、獎(jiǎng)勵(lì)證書等材料。（八）處分材料受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、處分審批表等材料。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資待遇證明等工資相關(guān)材料。2.干部任免審批表、任職通知等任免相關(guān)材料。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照使用記錄等出國(guó)（境）相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料如體檢表、個(gè)人重大事項(xiàng)報(bào)告、信訪舉報(bào)及調(diào)查處理材料等。三、檔案的收集與整理（一）收集1.各單位組織人事部門負(fù)責(zé)定期收集本單位干部的人事檔案材料，并及時(shí)送交檔案管理部門。2.干部個(gè)人應(yīng)主動(dòng)向組織人事部門提交有關(guān)材料，確保檔案信息的及時(shí)更新。3.對(duì)于新入職干部，應(yīng)在入職一個(gè)月內(nèi)將其人事檔案材料收集齊全并整理歸檔。（二）整理1.檔案管理部門收到檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)每份材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、完整、規(guī)范。對(duì)于不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案材料進(jìn)行排序、編目、裝訂，使檔案材料條理清晰、便于查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的干部人事檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%65%之間。（二）檔案裝具使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放。（三）檔案保管要求1.建立檔案保管登記制度，對(duì)檔案的接收、轉(zhuǎn)出、查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案材料及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱干部人事檔案的，須填寫《干部人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員必須嚴(yán)格遵守查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《干部人事檔案查閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱干部人事檔案的，須填寫《干部人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)上級(jí)組織人事部門備案后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。確需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《干部人事檔案借閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。六、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件干部因工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)、辭職、退休等原因，需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)出單位組織人事部門填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，密封檔案，并在檔案封口處加蓋騎縫章。2.將檔案通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞睫D(zhuǎn)遞至接收單位組織人事部門。3.接收單位組織人事部門收到檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料和《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，確認(rèn)無誤后，在《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)將回執(zhí)寄回轉(zhuǎn)出單位。（三）特殊情況處理1.對(duì)于檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)的問題，如檔案材料缺失、損壞等，轉(zhuǎn)出單位和接收單位應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.干部人事檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，一般不超過[X]個(gè)工作日。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案按照干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。（二）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)的信息化管理。2.信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，為干部人事管理工作提供便捷的服務(wù)。（三）安全管理1.加強(qiáng)電子檔案信息安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。2.定期對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力，熟悉干部人事檔案管理工作的法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過專門培訓(xùn)，取得檔案管理崗位資格證書。（二）崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。2.對(duì)檔案材料進(jìn)行審核、鑒別，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、規(guī)范。3.維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)錄入、更新檔案信息。4.保守檔案機(jī)密，防止檔案信息泄露。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全干部人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的全程監(jiān)督。2.組織人事部門應(yīng)定期對(duì)所屬單位的干部人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，重點(diǎn)檢查檔案材料是否齊全、準(zhǔn)確，有無涂改、偽造等情況。3.檔案信息化管理情況，包括電子檔案的建立、信息系統(tǒng)的運(yùn)行等。（三）責(zé)任追究1.對(duì)違反干部人事檔案管理規(guī)定的單位和個(gè)人，視情節(jié)輕重，給予批