PAGE局機(jī)關(guān)檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)局機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于局機(jī)關(guān)各部門(mén)及下屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。局機(jī)關(guān)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則。全面收集、整理和保存本局在工作中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)成立局機(jī)關(guān)檔案管理室，負(fù)責(zé)全局檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理室配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理室移交。2.確定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，協(xié)助檔案管理室做好檔案的收集、整理和歸檔工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本局檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。5.積極開(kāi)展檔案的利用工作，為局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，做好檔案的查詢(xún)、借閱登記和催還工作。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。7.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷完善檔案管理制度和工作流程。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本局工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本局形成的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本局召開(kāi)的重要會(huì)議的文件、資料、記錄等。4.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。5.本局工作人員在工作中形成的重要文件、書(shū)信、手稿等。6.本局獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料和實(shí)物。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)在工作中形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理室。2.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)收集本局在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案材料，確保檔案收集的完整性。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)采取復(fù)印、拍照、錄音等方式進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架和查詢(xún)。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢(xún)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，避免使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。5.上架：將整理好的檔案按照編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。2.檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查找。3.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案保管要求1.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案柜或檔案架上。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取專(zhuān)柜存放、專(zhuān)人保管等措施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。5.嚴(yán)格遵守檔案的保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本局檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.確保鑒定工作的客觀性、公正性和科學(xué)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類(lèi)檔案進(jìn)行比較，分析其保存價(jià)值的高低。3.效益評(píng)估法：評(píng)估檔案對(duì)本局各項(xiàng)工作的利用價(jià)值和社會(huì)效益，判斷檔案的保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》。2.將《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案管理人員按照批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀清單，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確性。4.采用焚燒、粉碎等方式對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。5.銷(xiāo)毀完畢后，在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告局領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和本局檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性。2.服務(wù)大局原則。圍繞本局中心工作，積極主動(dòng)地為各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。3.方便利用原則。簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便本局工作人員和社會(huì)各界利用檔案。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門(mén)因工作需要查閱本局檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)因辦案需要查閱本局檔案。4.其他單位和個(gè)人因特殊需要查閱本局檔案，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可按照規(guī)定程序查閱。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的檔案名稱(chēng)、內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱、借閱服務(wù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。如需復(fù)印、拍照檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱借閱人姓名、部門(mén)、時(shí)間、檔案名稱(chēng)、內(nèi)容、利用目的等信息。2.定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立局機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)本局保存的各類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合本局檔案管理工作需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理部門(mén)內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)與局機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的互聯(lián)互通，方便檔案信息的共享和利用。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶(hù)管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全保密等功能，確保檔案信息的安全。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。3.定期對(duì)檔案管理信息