PAGE項目部檔案管理制度上墻一、總則（一）目的為加強項目部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在項目建設(shè)、管理及運營中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于項目部各部門及全體員工在項目建設(shè)、管理過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則項目部設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案管理工作，對項目檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案資料應(yīng)如實反映項目建設(shè)、管理的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集項目建設(shè)、管理過程中形成的各類文件、資料，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則對涉及項目機密、商業(yè)秘密等的檔案資料，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善項目部檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理項目部各類檔案資料，進行分類、整理、編號、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門在項目建設(shè)、管理過程中形成的文件、資料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，確保檔案資料的及時、準確歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）項目負責人職責1.對項目檔案管理工作負總責，將檔案管理工作納入項目管理計劃，確保檔案管理工作與項目建設(shè)、管理工作同步進行。2.督促各部門及時做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。3.審核重要檔案資料，確保檔案內(nèi)容的真實性和準確性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件，包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等相關(guān)圖紙、文件。3.施工過程文件，包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄等。4.監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.物資設(shè)備文件，包括物資采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。6.竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。7.其他與項目建設(shè)、管理有關(guān)的文件、資料，如會議紀要、來往信函、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在項目建設(shè)、管理過程中形成的文件、資料，并進行分類整理。2.對收集到的文件、資料，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.對于重要文件、資料，應(yīng)進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，一般可分為工程前期文件、工程管理文件、工程技術(shù)文件、工程經(jīng)濟文件、工程竣工驗收文件等類別。2.對每一類文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.按照編號順序，將文件資料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保檔案檢索的準確性。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.項目前期文件應(yīng)在項目立項后及時歸檔。2.設(shè)計文件應(yīng)在設(shè)計完成后歸檔。3.施工過程文件應(yīng)隨工程進度及時歸檔，每月定期整理歸檔一次。4.監(jiān)理文件應(yīng)隨監(jiān)理工作進展及時歸檔。5.物資設(shè)備文件應(yīng)在物資設(shè)備采購、驗收、安裝調(diào)試完成后歸檔。6.竣工驗收文件應(yīng)在項目竣工驗收合格后一個月內(nèi)歸檔。7.其他文件應(yīng)在形成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案資料移交本部門負責人審核簽字后，報送檔案管理部門。2.檔案管理部門對報送的檔案資料進行檢查驗收，對不符合要求的檔案資料，退回原部門重新整理。3.檔案管理部門對驗收合格的檔案資料進行編號、裝訂、上架，并建立檔案臺賬。（三）保管期限1.項目檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、竣工驗收報告、竣工決算報告等重要文件。3.長期保管的檔案包括項目建設(shè)過程中的主要文件、資料，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括一般性文件、資料，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.對檔案應(yīng)定期進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.項目部內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)項目部負責人批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.查閱重要檔案資料，需經(jīng)項目部主管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱證。3.檔案管理部門根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)另行填寫申請表，經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人辦理。（三）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.利用檔案資料時，應(yīng)注意保護檔案的完整性和保密性，不得擅自涂改、損壞檔案。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的查閱和利用情況進行統(tǒng)計分析，及時總結(jié)經(jīng)驗，改進檔案管理工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目負責人及相關(guān)專業(yè)人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)鑒定小組審核簽字后，報項目部負責人批準。3.檔案管理部門按照批準的《檔案銷毀清冊》，組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立項目部檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入將紙質(zhì)檔案資料進行掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息檢索利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，實現(xiàn)對檔案信息的快速查詢和檢索。3.檔案信息利用通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的在線查閱、下載、打印等功能，方便檔案的利用。4.檔案信息安全采取必要的安全措施，保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全運行，防止檔案信息泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要