PAGE食藥監(jiān)管所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)食藥監(jiān)管所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在食藥監(jiān)管工作中的作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于食藥監(jiān)管所各項(xiàng)工作中形成的檔案管理，包括但不限于行政許可、日常監(jiān)管、案件查處、投訴舉報(bào)處理、專項(xiàng)整治等業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：食藥監(jiān)管所檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映食藥監(jiān)管工作實(shí)際情況，保證檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點(diǎn)、保管期限等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、檢索和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本所檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.按照規(guī)定的保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，辦理相關(guān)手續(xù)。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全所人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在各項(xiàng)工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)形成的檔案進(jìn)行初步分類和整理，按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和技能。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等具體工作，保證檔案整理質(zhì)量。4.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與食藥監(jiān)管工作相關(guān)的文件、通知、指示、規(guī)定等。2.本所形成的各類文件，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.行政許可檔案，包括許可申請(qǐng)書(shū)、受理通知書(shū)、審查意見(jiàn)、許可證件等。4.日常監(jiān)管檔案，包括檢查記錄、抽檢報(bào)告、監(jiān)督意見(jiàn)書(shū)等。5.案件查處檔案，包括立案審批表、調(diào)查筆錄、證據(jù)材料、處罰決定書(shū)等。6.投訴舉報(bào)處理檔案，包括投訴舉報(bào)登記表、調(diào)查處理結(jié)果等。7.專項(xiàng)整治活動(dòng)檔案，包括活動(dòng)方案、檢查記錄、總結(jié)報(bào)告等。8.其他與食藥監(jiān)管工作有關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集歸案。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，同一類別的檔案集中整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方法1.按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、黨群工作類等。2.行政管理類檔案包括綜合管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等方面的文件。3.業(yè)務(wù)工作類檔案按照食藥監(jiān)管業(yè)務(wù)分類，如食品監(jiān)管、藥品監(jiān)管、醫(yī)療器械監(jiān)管、化妝品監(jiān)管等。4.黨群工作類檔案包括黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的形式，如“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示類別代碼，“001”表示流水號(hào)。2.類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，如行政管理類用“XZ”表示，食品監(jiān)管業(yè)務(wù)類用“SP”表示等。3.流水號(hào)按照檔案整理順序依次編排，從“001”開(kāi)始遞增。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括本所制定的重要規(guī)章制度、長(zhǎng)期保存的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、涉及重大案件的檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般行政許可檔案、日常監(jiān)管檔案、一般性案件查處檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時(shí)性文件、短期統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（三）保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題及時(shí)采取措施處理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格限制檔案的查閱和使用范圍，對(duì)涉及機(jī)密的檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的正常使用。2.檔案利用應(yīng)有利于食藥監(jiān)管工作的開(kāi)展，為決策、執(zhí)法、監(jiān)督等提供依據(jù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。（三）借閱規(guī)定1.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改損壞、轉(zhuǎn)借他人，確保檔案安全。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有問(wèn)題及時(shí)處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門參加，組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)。（二）銷毀程序1.銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔