PAGE檔案館安全保管保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的安全管理，確保檔案資料的安全與完整，保守檔案機(jī)密，防止檔案信息的泄露、篡改、丟失或損壞，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館的所有工作人員、檔案使用人員以及涉及檔案管理相關(guān)活動(dòng)的其他人員。（三）基本原則1.安全第一原則始終將檔案的安全保管放在首位，采取有效措施預(yù)防各類安全事故的發(fā)生，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。2.保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露給無(wú)關(guān)人員。3.規(guī)范管理原則依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理流程，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。二、檔案實(shí)體安全管理（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.庫(kù)房選址庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥、通風(fēng)良好、遠(yuǎn)離火源、水源和污染源的地方，避免建在地下室或低洼地帶。2.庫(kù)房建筑庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等功能。建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)固耐用，墻體、屋頂、地面等應(yīng)做好防潮、防水處理，門窗應(yīng)具備良好的密封性和防盜性能。3.庫(kù)房設(shè)施設(shè)備配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、照明設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。4.庫(kù)房環(huán)境管理嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔，保持庫(kù)房?jī)?nèi)整潔衛(wèi)生。（二）檔案存儲(chǔ)與保管1.檔案分類存放按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。不同類別的檔案應(yīng)分區(qū)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。2.檔案裝具選擇選用符合檔案保管要求的裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用、便于存放和取出檔案，并能有效保護(hù)檔案不受損壞。3.檔案上架排列檔案上架應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如按照檔案編號(hào)、年度、保管期限等順序排列，確保檔案存放有序，便于查找。4.檔案存儲(chǔ)保護(hù)對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如采用縮微、數(shù)字化等方式進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)制作備份，異地存放。對(duì)易損檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或加固處理，確保檔案的完整性。（三）檔案出入庫(kù)管理1.檔案入庫(kù)檔案入庫(kù)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和登記，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等。對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保入庫(kù)檔案的質(zhì)量。檔案入庫(kù)后，應(yīng)按照規(guī)定的位置存放，并做好標(biāo)識(shí)。2.檔案出庫(kù)檔案出庫(kù)時(shí)，應(yīng)填寫檔案出庫(kù)登記表，注明檔案的名稱、數(shù)量、用途、領(lǐng)取人等信息。領(lǐng)取人應(yīng)簽字確認(rèn)。檔案出庫(kù)后，應(yīng)及時(shí)歸還，如不能及時(shí)歸還，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.檔案交接檔案交接時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，雙方應(yīng)核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等，并簽字確認(rèn)。交接過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取措施進(jìn)行處理。（四）檔案運(yùn)輸與搬運(yùn)1.運(yùn)輸工具選擇選擇安全可靠的運(yùn)輸工具，如專門的檔案運(yùn)輸車輛、密封的檔案箱等，確保檔案在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。2.運(yùn)輸過(guò)程保護(hù)在檔案運(yùn)輸過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保護(hù)措施，如對(duì)檔案進(jìn)行包裝、固定，避免檔案受到顛簸、碰撞、擠壓等。同時(shí)，應(yīng)注意防止檔案在運(yùn)輸過(guò)程中丟失或被盜。3.搬運(yùn)操作規(guī)范搬運(yùn)檔案時(shí)，應(yīng)輕拿輕放，避免對(duì)檔案造成損壞。搬運(yùn)人員應(yīng)具備必要的檔案保護(hù)知識(shí)和技能，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。三、檔案信息安全管理（一）檔案數(shù)字化管理1.數(shù)字化流程規(guī)范制定檔案數(shù)字化工作流程，明確數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和質(zhì)量要求。確保數(shù)字化檔案與原始檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。2.數(shù)字化設(shè)備管理對(duì)數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。建立數(shù)字化設(shè)備使用登記制度，記錄設(shè)備使用情況及維護(hù)維修記錄。3.數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）檔案信息訪問(wèn)控制1.用戶權(quán)限管理根據(jù)工作人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)定不同的檔案信息訪問(wèn)權(quán)限。嚴(yán)格限制對(duì)檔案信息的訪問(wèn)范圍，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的檔案信息。2.訪問(wèn)登記與審計(jì)建立檔案信息訪問(wèn)登記制度，記錄訪問(wèn)人員的姓名、部門、訪問(wèn)時(shí)間、訪問(wèn)內(nèi)容等信息。定期對(duì)檔案信息訪問(wèn)情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)訪問(wèn)行為。3.密碼管理工作人員應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)密碼，定期更換密碼。密碼應(yīng)具有一定的強(qiáng)度要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符，避免使用簡(jiǎn)單易猜的密碼。（三）檔案信息傳輸安全1.傳輸方式選擇優(yōu)先采用安全可靠的傳輸方式，如加密網(wǎng)絡(luò)傳輸、專用存儲(chǔ)介質(zhì)傳輸?shù)?。避免通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)傳輸敏感檔案信息，如需通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)傳輸，應(yīng)采取加密措施。2.傳輸加密對(duì)傳輸?shù)臋n案信息進(jìn)行加密處理，確保信息在傳輸過(guò)程中不被竊取或篡改。加密算法應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.傳輸過(guò)程監(jiān)控對(duì)檔案信息傳輸過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理傳輸過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)傳輸異常，應(yīng)立即停止傳輸，并采取措施進(jìn)行調(diào)查和處理。（四）檔案信息安全保密教育1.教育內(nèi)容定期組織檔案工作人員進(jìn)行信息安全保密教育，教育內(nèi)容包括國(guó)家保密法律法規(guī)、檔案信息安全保密制度、信息安全技術(shù)知識(shí)、保密意識(shí)等方面。2.教育方式采用多種教育方式，如集中培訓(xùn)、專題講座、案例分析、在線學(xué)習(xí)等，提高工作人員的信息安全保密意識(shí)和技能。3.教育記錄建立檔案信息安全保密教育記錄檔案，記錄教育時(shí)間、教育內(nèi)容、參加人員等信息，作為工作人員考核的依據(jù)之一。四、檔案保密管理（一）保密制度建設(shè)1.保密責(zé)任明確明確檔案工作人員的保密職責(zé)，簽訂保密承諾書，確保工作人員嚴(yán)格遵守保密制度。檔案工作人員應(yīng)熟悉檔案保密規(guī)定，掌握保密技能，對(duì)所保管的檔案信息負(fù)有保密責(zé)任。2.保密制度制定根據(jù)國(guó)家保密法律法規(guī)和本公司/組織的實(shí)際情況，制定完善的檔案保密制度，明確保密范圍、保密措施、保密監(jiān)督檢查等內(nèi)容。保密制度應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，確保其有效性和適應(yīng)性。3.保密制度宣傳加強(qiáng)對(duì)檔案保密制度的宣傳，使全體工作人員了解保密制度的內(nèi)容和要求，提高保密意識(shí)。通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)、宣傳資料、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等多種渠道進(jìn)行宣傳，確保保密制度深入人心。（二）保密措施實(shí)施1.物理隔離對(duì)檔案庫(kù)房、數(shù)字化工作室等重要區(qū)域進(jìn)行物理隔離，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，對(duì)人員出入和活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)控。2.信息加密對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，并定期更新加密密鑰。在檔案信息存儲(chǔ)、傳輸、處理等環(huán)節(jié)，均應(yīng)采取加密措施，確保信息不被泄露。3.保密標(biāo)識(shí)對(duì)涉及保密的檔案資料應(yīng)標(biāo)明保密標(biāo)識(shí)，注明保密期限、密級(jí)等信息。保密標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、醒目，易于識(shí)別。4.保密文件管理對(duì)保密文件的起草、審批、印發(fā)、傳遞、使用、保管和銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理。保密文件應(yīng)專人專管，嚴(yán)格控制知悉范圍，定期進(jìn)行清理和銷毀。（三）保密監(jiān)督檢查1.定期檢查定期對(duì)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括保密措施的落實(shí)情況、檔案信息的安全狀況、工作人員的保密意識(shí)等方面。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。2.專項(xiàng)檢查針對(duì)重要檔案保管、重大活動(dòng)檔案管理等特殊情況，開(kāi)展專項(xiàng)保密檢查，確保檔案信息安全。專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查重點(diǎn)和方法。3.違規(guī)處理對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。根據(jù)違規(guī)情節(jié)的輕重，給予警告、罰款、辭退等不同程度的處罰，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案利用管理（一）利用申請(qǐng)與審批1.利用申請(qǐng)檔案利用人員應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍、時(shí)間等信息。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.利用審批檔案管理部門對(duì)檔案利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級(jí)別和利用人員的權(quán)限，決定是否批準(zhǔn)利用申請(qǐng)。對(duì)涉及重要、機(jī)密檔案的利用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）利用場(chǎng)所與方式1.利用場(chǎng)所檔案利用應(yīng)在專門的檔案查閱室進(jìn)行，查閱室應(yīng)具備必要的設(shè)施設(shè)備，如桌椅、照明設(shè)備、電腦等，方便利用人員查閱檔案。查閱室應(yīng)與檔案庫(kù)房分開(kāi)設(shè)置，確保檔案安全。2.利用方式檔案利用人員應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行操作。（三）利用登記與歸還1.利用登記檔案利用人員在查閱檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。登記信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案歸還檔案利用完畢后，利用人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案工作人員管理（一）人員資質(zhì)要求1.專業(yè)知識(shí)檔案工作人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案管理的法律法規(guī)、業(yè)務(wù)流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的檔案管理資格證書。2.職業(yè)道德檔案工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德，遵守保密制度，誠(chéng)實(shí)守信，廉潔奉公。熱愛(ài)檔案工作，具有高度的責(zé)任心和敬業(yè)精神。（二）人員培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)計(jì)劃制定檔案工作人員培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、信息安全技術(shù)、保密知識(shí)等方面。2.培訓(xùn)實(shí)施按照培訓(xùn)計(jì)劃組織實(shí)施培訓(xùn)，采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種方式，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核合格后方可上崗。3.考核評(píng)價(jià)建立檔案工作人員考核評(píng)價(jià)制度，定期對(duì)工作人員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己私Y(jié)果作為工作人員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、辭退等的依據(jù)。（三）人員監(jiān)督與管理1.日常監(jiān)督加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的日常監(jiān)督管理，檢查工作人員的工作紀(jì)律、工作質(zhì)量、保密制度執(zhí)行情況等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。2.離崗審計(jì)檔案工作人員離崗時(shí)，應(yīng)進(jìn)行離崗審計(jì)，檢查其在工作期間的檔案管理情況，包括檔案整理、保管、利用等方面。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)追究其責(zé)任。3.人員流動(dòng)管理檔案工作人員因工作需要調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。交接手續(xù)應(yīng)包括檔案數(shù)量、質(zhì)量、