PAGE怎樣寫健全檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)、完整、準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和工作實(shí)際情況，做到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，不得偽造、篡改檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。根據(jù)工作需要，可在各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案工作制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管本公司/組織各類檔案，確保檔案的齊全完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案的查詢、利用提供便利條件。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、評(píng)估和總結(jié)，不斷提高檔案管理水平。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類和初步編目工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.積極參加檔案管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類根據(jù)本公司/組織的工作性質(zhì)和檔案內(nèi)容，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類檔案涵蓋公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息等檔案。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等與財(cái)務(wù)審計(jì)相關(guān)的檔案。4.基本建設(shè)類檔案涉及公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過(guò)程中形成的各類文件、圖紙、資料等檔案。5.設(shè)備儀器類檔案包括公司/組織購(gòu)置、使用、維護(hù)的各類設(shè)備儀器的說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維修記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等檔案。6.聲像電子類檔案記錄公司/組織活動(dòng)的照片、錄音、錄像、電子文檔等聲像資料和電子文件。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用分類號(hào)加流水號(hào)的方式，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類檔案：XZ□□□□其中，XZ表示行政管理類檔案，□□□□為流水號(hào)。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：YW□□□□其中，YW表示業(yè)務(wù)管理類檔案，□□□□為流水號(hào)。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案：CW□□□□其中，CW表示財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案，□□□□為流水號(hào)。4.基本建設(shè)類檔案：JS□□□□其中，JS表示基本建設(shè)類檔案，□□□□為流水號(hào)。5.設(shè)備儀器類檔案：SB□□□□其中，SB表示設(shè)備儀器類檔案，□□□□為流水號(hào)。6.聲像電子類檔案：SX□□□□其中，SX表示聲像電子類檔案，□□□□為流水號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作。兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表等，并進(jìn)行初步整理。2.檔案收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。本公司/組織制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄等。業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息等。財(cái)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表及審計(jì)報(bào)告等?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目過(guò)程中形成的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。設(shè)備儀器購(gòu)置、使用、維護(hù)過(guò)程中產(chǎn)生的說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維修記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。聲像資料，如照片、錄音、錄像等，以及電子文件。3.各部門兼職檔案員應(yīng)定期將收集到的檔案資料移交至檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。整理工作包括對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等。2.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案歸入相應(yīng)的類別中。3.編號(hào)：按照檔案編號(hào)規(guī)則，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，并在檔案首頁(yè)右上角加蓋編號(hào)章。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于查詢和管理。5.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或散裝的檔案進(jìn)行整理裝訂，確保檔案的整齊美觀和牢固耐用。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意裁剪或損壞檔案。6.整理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，補(bǔ)充或完善檔案內(nèi)容。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）檔案存放方式1.根據(jù)檔案的類別和編號(hào)，按照順序排列存放檔案。同一類檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案柜或檔案架存放，檔案柜和檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。3.對(duì)于聲像電子類檔案，應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的類型進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄和索引，便于快速檢索和調(diào)用。（三）檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要包括重要的業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性的工作記錄等。（四）檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全保管。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。1.每月進(jìn)行一次一般性檢查，主要檢查檔案的存放是否整齊、有無(wú)損壞或丟失等情況。2.每年進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷清點(diǎn)，核實(shí)檔案的數(shù)量和內(nèi)容，檢查檔案的保管環(huán)境是否符合要求，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。3.檢查過(guò)程中應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)跡象時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施，確保檔案的安全和完整。六、檔案的利用（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織的檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱/借閱申請(qǐng)表，注明查閱/借閱的檔案名稱、編號(hào)、利用目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并在檔案查閱/借閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄查閱/借閱人的姓名、部門、時(shí)間、檔案名稱及歸還日期等信息。3.外部單位或個(gè)人查閱、借閱檔案，需提交查閱/借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱/借閱的目的、范圍和時(shí)間等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門與查閱/借閱單位或個(gè)人簽訂檔案查閱/借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，辦理查閱/借閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案必須在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在其監(jiān)督下進(jìn)行。2.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或丟失檔案。如需暫時(shí)借用檔案原件外出，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。3.查閱、借閱人員查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審查和鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的價(jià)值和保管期限，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.參考檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，綜合判斷檔案的重要性和必要性。3.對(duì)于涉及公司/組織重大權(quán)益、重要?dú)v史事件或具有長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，應(yīng)予以保留；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審查鑒定后，編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)注明檔