PAGE高中學校辦公室檔案制度一、總則（一）目的為加強我校辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學校各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校辦公室及各部門在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校辦公室負責全校檔案的集中統(tǒng)一管理，各部門應積極配合，確保檔案管理工作的順利開展。2.真實性原則：檔案應如實反映學校各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應涵蓋學校工作的各個方面，保證檔案資料的全面、完整。4.保密性原則：對涉及學校機密的檔案，應嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以學校校長為組長，辦公室主任為副組長，各部門負責人為成員的檔案管理領導小組。負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校檔案管理工作，制定檔案管理工作規(guī)劃和制度，審議檔案管理工作中的重大事項。（二）學校辦公室1.作為學校檔案管理的職能部門，負責全校檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導。2.制定檔案管理制度和工作流程，明確檔案管理人員的職責。3.負責接收、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和銷毀學校各類檔案。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為學校各項工作提供檔案服務。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和學校檔案管理制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全與完整。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學校提供檔案查閱、借閱等服務。5.負責檔案管理設備的維護和管理，保證檔案管理工作的正常開展。6.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關來文，包括各類通知、決定、通報、批復等文件材料。2.學校制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件材料。3.學校黨、政、工、團等組織的會議文件、記錄、紀要等材料。4.學校教學、科研、管理等各項工作中形成的文件材料，如教案、試卷、科研成果、學生學籍檔案等。5.學校對外交流活動中形成的文件材料，如合作協(xié)議、邀請函、接待記錄等。6.學校教職工的人事檔案材料，包括履歷表、考核表、職稱評定材料等。7.學校財務工作中形成的文件材料，如財務報表、賬目憑證等。8.其他具有保存價值的數(shù)據(jù)、圖表、聲像等資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集的檔案材料應進行初步整理，剔除重復、無用的材料，按照檔案分類標準進行分類。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學工作類、科研工作類、學生工作類、人事管理類、財務管理類、后勤管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.學校應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案分類編號順序，將檔案存放在檔案柜或檔案架上，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學校重要的規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括學校一般性的文件材料、教學科研成果等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括學校臨時性的文件材料、一般性的事務性文件等。（五）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況的準確性。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、保管期限等信息，以及檔案的存放位置、保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，確保檔案的安全與完整。五、檔案的利用（一）利用范圍1.學校內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.學校教職工因教學、科研、工作等需要查閱個人檔案。3.校外單位因工作需要查閱學校相關檔案，須經(jīng)學校辦公室批準。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案查閱服務，查閱者應在檔案查閱登記簿上登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報學校辦公室批準。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)學校辦公室批準后，由檔案管理人員負責復制。復制的檔案應加蓋學校辦公室檔案專用章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記簿，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、檔案名稱、檔案編號、查閱頁數(shù)、借閱期限、歸還時間等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合學校實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學校辦公室主任擔任組長，檔案管理人員和相關部門負責人為成員。負責對學校檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進行逐卷審查，確定檔案的存毀。2.對保管期限已滿但仍有保存價值的檔案，應重新劃定保管期限。3.對失去保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀審批表，報學校檔案管理領導小組批準后進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清單，清單應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清單上簽字，并將檔案銷毀清單存檔。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應將工作中形成的電子文件及時收集整理，按照檔案分類標準進行分類存儲。2.電子文件應采用通用格式存儲，確保文件的可讀性和可利用性。3.對電子文件應進行元數(shù)據(jù)采集，元數(shù)據(jù)應包括文件題名、日期、作者、格式、大小等信息。（二）電子檔案的保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份介質(zhì)應異地存放，確保電子檔案的安全。3.電子檔案存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制、數(shù)據(jù)恢復等功能，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失和泄露